Optimisez la gestion des pipelines commerciaux

La gestion efficace des pipelines commerciaux est un élément essentiel de toute stratégie commerciale réussie. Chez 1min30, nous avons mis en place des processus rigoureux pour nos pipelines, accompagnés de workflows spécifiques pour chaque étape, afin d’optimiser nos performances et d’assurer une croissance constante. Dans cet article, nous plongerons dans nos différents pipelines et examinerons en détail les phases qui les composent, tout en offrant des conseils pratiques pour améliorer votre propre gestion des pipelines commerciaux.

1. Pipeline appels d’offres :

Ce pipeline englobe toutes les transactions liées aux appels d’offres, caractérisées par des cycles de vente prolongés et des processus décisionnels complexes. Voici les phases clés de ce pipeline :

• En attente RDV HubSpot/partenaire : lorsqu’un partenaire signale un prospect potentiel sans rendez-vous prévu.
• RDV planifié (10%) : planification d’un rendez-vous pour présenter les besoins du client.
• Briefing/présentation (10%) : recueil des besoins du client et évaluation de la faisabilité du projet.
• Réception cahier des charges (10%) : décision Go/No Go après réception du cahier des charges.
• Proposition envoyée (30%) : envoi de la proposition ou première soutenance.

Pour passer à cette étape, le champ montant s’affiche et doit être obligatoirement rempli. La date de fermeture doit aussi être mise à jour obligatoirement.

• Shortlisté (50%) : attente de la sélection après shortlistage.
• Négo/POC (90%) : démonstration de l’outil ou POC avant le lancement du projet.
• En attente signature de devis : envoi du devis au prospect.
• Fermé gagné : signature du devis par le client.
• Fermé perdu : transaction perdue.

Pour les transactions complexes comme celles des appels d’offres, il est essentiel de maintenir un contact étroit avec les prospects tout au long du processus. Veillez à anticiper les besoins potentiels et à fournir des solutions adaptées à chaque étape, en mettant l’accent sur la valeur ajoutée de votre proposition.

2. Pipeline gré à gré :

Dans ce pipeline, nous traitons les transactions sans appels d’offres, offrant une approche plus flexible. Voici les phases détaillées :

• En attente RDV HubSpot/partenaire (10%) : Lorsqu’un partenaire signale un prospect potentiel sans rendez-vous prévu.
• RDV planifié (10%) : Rencontre avec le prospect pour présenter les besoins.
• R1 Prise du besoin (10%) : R1 pour recueillir les besoins du client.
• R2 Présentation agence/proposition (30%) : Présentation de l’agence ou de la proposition.
• Proposition à envoyer (30%) : Préparation de la proposition commerciale.
• Proposition envoyée (50%) : Envoi de la proposition.

Pour passer à cette étape, le champ montant s’affiche et doit être obligatoirement rempli. La date de fermeture doit aussi être mise à jour obligatoirement.

• En attente signature devis (90%) : Envoi du devis au client.
• Fermé gagné : Signature du devis par le client.
• Fermé perdu : Transaction perdue.

Pour les transactions en mode gré à gré, la personnalisation et la flexibilité sont essentielles. Assurez-vous de comprendre parfaitement les besoins du client et de proposer des solutions adaptées qui répondent à leurs exigences spécifiques.

3. Pipeline nurturing :

Ce pipeline vise à ne pas polluer les pipelines principaux (appel d’offre et gré à gré) et à relancer les transactions en attente depuis un certain temps.

Voici les phases et les critères pour les workflows associés :

• En attente 1er rdv (10%)

la transaction n’a pas été active depuis plus de 20 jours et appartient à l’une des phases ‘en attente rdv HubSpot’ ou ‘Rdv planifié’ dans le pipeline gré à gré

OU

La transaction n’a pas été active depuis plus de 40 jours et appartient à l’une des phases ‘en attente rdv HubSpot/partenaire’ ou ‘Rdv planifié’ dans le pipeline appel d’offre

• Prise de brief (10%)

La transaction n’a pas été active depuis plus de 20 jours et appartient à l’une des phases ‘prise du besoin’ ou ‘présentation agence/proposition’ ou ‘proposition à envoyer’ dans le pipeline gré à gré

OU

La transaction n’a pas été active depuis plus de 40 jours et appartient à l’une des phases briefing/présentation’ ou ‘réception cahier des charges’ dans le pipeline appel d’offre

• Proposition envoyée (10%)

La transaction n’a pas été active depuis plus de 20 jours et appartient à l’une des phases ‘proposition envoyée’ ou ‘en attente signature devis’ dans le pipeline gré à gré

OU

La transaction n’a pas été active depuis plus de 40 jours et appartient à l’une des phases ‘proposition envoyée’ ou ‘shortlisté » ou ‘négociation / POC’ ou ‘en attente signature de devis’ dans le pipeline appel d’offre

• Fermé gagné (100%) : Souvent la transaction repasse dans les 2 pipeline principaux (gré à gré et Appels d’offre) avant de passer en fermé gagné.

• Fermé perdu (0%)

Le nurturing est crucial pour maintenir l’engagement des prospects à long terme. Utilisez des tactiques de suivi efficaces, telles que l’envoi de contenu pertinent et personnalisé, pour garder vos prospects intéressés et prêts à avancer dans le processus de vente.

4. Pipeline upsell :

Dans ce pipeline, nous proposons des offres spéciales à nos clients actuels pour stimuler la croissance. Voici les phases et les descriptions associées :

• Nouveau projet (1%) : transaction automatiquement créée après la signature d’un projet dans les pipelines : gré à gré, appel d’offre ou upsell.
• Client à contacter (1%) : identification d’opportunités d’upsell.
• Client contacté (1%) : attente de réponse du client.
• R1 planifié (1%) : rendez-vous client planifié.
• En attente retour suite R1 (1%) : attente du retour client suite au R1

A cette étape, nous avons choisi de commencer à mettre des champs obligatoire. Pour passer à cette étape du pipeline, nous devons renseigner le champ custom ‘étape suivante’ qui permet de connaitre les prochaines échéances.

• Proposition à envoyer (50%) : proposition à réaliser

Pour passer à cette étape, le champ montant s’affiche sans être obligatoirement à remplir

• Proposition envoyée (50%) : envoi de la proposition.

Pour passer à cette étape, le champ montant s’affiche et doit être obligatoirement rempli. La date de fermeture doit aussi être mise à jour obligatoirement.

• En attente signature devis (90%) : envoi du devis au client.
• Nurturing (1%) : pour les transactions en attente depuis un certain temps
• Fermé gagné (100%) : signature du devis par le client.
• Perdu cette année (0%) : transaction repasse dans la phase client à contacter automatiquement à la fin de l’année
• Fermé perdu (0%) : définitivement perdu

Pour maximiser les opportunités d’upsell, identifiez les besoins et les défis spécifiques de vos clients actuels et proposez des solutions qui ajoutent de la valeur à leur entreprise. Soyez proactif dans votre approche et maintenez une communication ouverte et transparente avec vos clients.

Avec une structure organisée et des automatisations ciblées, notre approche des pipelines commerciaux chez 1min30 nous permet d’optimiser nos processus, d’améliorer la gestion des prospects et d’augmenter nos taux de conversion. Nous sommes convaincus que cette méthodologie nous aidera à atteindre nos objectifs commerciaux et à garantir une croissance durable.

 Les workflows HubSpot associés :

Dans le pipeline gré à gré et appels d’offres :

Workflow enquête de satisfaction : envoi automatiquement aux clients une enquête de satisfaction pour recueillir leurs avis sur le processus de vente.

Workflow mise à jour de la date de fermeture : date de fermeture automatiquement mise à jour lorsque la transaction est ‘en attente de signature de devis’ pour les prévisions ou ‘fermée gagnée’ pour le chiffre d’affaires, permettant ainsi la génération de rapports basés sur la date de fermeture.

Workflow notification de deal gagné : alertes envoyées aux équipes via un canal Slack dédié pour informer que la transaction a été remportée.

Workflow passage automatique vers l’upsell : Automatisation de la transition de la transaction gagnée vers le pipeline d’upsell 60 jours plus tard.

Dans le pipeline nurturing :

Libellé de transaction : les transactions programmées sont marquées d’une pastille verte tandis que celles non programmées ont une pastille rouge, avec une notification envoyée au commercial si aucune tâche n’est programmée après 5 jours dans le pipeline afin d’assurer un suivi continu de la transaction.

Consultez les conditions de passage en nurturing ci-dessus pour plus de détails.

Dans le pipeline d’upsell :

Workflow passage automatique en début d’année prochaine : Les transactions marquées comme « perdues cette année » sont automatiquement placées à la fin de l’année en cours dans la phase « client à contacter ».

Les rapports associés :

– CA Signé par mois par pipeline :

Ce rapport vous donne une vue détaillée du chiffre d’affaires signé chaque mois pour chaque pipeline, vous permettant de suivre les performances de vos différentes pipelines

– Catégorie de prévisions pondérées pour tous les pipelines :

Les prévisions pondérées vous aident à estimer les revenus potentiels en prenant en compte la probabilité de réussite de chaque transaction. Ce rapport agrège les prévisions pondérées pour tous les pipelines, fournissant une estimation globale de vos revenus futurs.

– Propositions à réaliser :

Ce rapport liste toutes les propositions en attente d’envoi ou de finalisation. Il vous permet de suivre de près les opportunités en cours et de prendre des mesures pour les faire avancer dans le processus de vente.

– CA en Fonction de la source des leads :

Ce rapport analyse le chiffre d’affaires généré en fonction de la source d’origine des leads. Il vous permet d’identifier les canaux de génération de leads les plus efficaces et d’allouer vos ressources marketing de manière appropriée.

– Nouvelles opportunités par mois par rapport à l’année précédente :

Ce rapport compare le nombre de nouvelles opportunités générées chaque mois par rapport à la même période de l’année précédente. Il vous permet de suivre la croissance de votre pipeline et d’identifier les tendances saisonnières ou les changements de comportement des clients.

– Comparaison des nouvelles opportunités entre le mois dernier et le mois précédent :

Ce rapport compare le nombre de nouvelles opportunités générées le mois dernier avec celui du mois précédent. Il vous donne un aperçu de la dynamique de croissance de votre pipeline à court terme.

– Temps moyen passé par transaction par pipeline :

Ce rapport vous permet de mesurer la durée moyenne nécessaire pour conclure une transaction dans chaque pipeline. Il vous aide à identifier les goulots d’étranglement et à optimiser vos processus pour accélérer le cycle de vente.

– Taille moyenne des transactions sur le dernier trimestre par pipeline :

Ce rapport analyse la taille moyenne des transactions réalisées au cours du dernier trimestre pour chaque pipeline. Il vous donne une idée de la valeur moyenne des affaires traitées dans chaque pipeline.

– Taux de conversion dernier trimestre par rapport au précédent :

Ce rapport compare le taux de conversion des opportunités en clients au cours du dernier trimestre par rapport au mois précédent. Il vous aide à évaluer la performance de votre équipe commerciale sur une période donnée.

– Taux de conversion par source :

Ce rapport analyse le taux de conversion des leads en clients en fonction de leur source d’origine. Il vous permet d’identifier les canaux les plus efficaces pour convertir les prospects en clients et d’ajuster votre stratégie d’acquisition en conséquence.

En utilisant ces rapports de manière proactive, vous pouvez obtenir des informations précieuses sur la santé de vos pipelines commerciaux, identifier les opportunités d’amélioration et prendre des décisions éclairées pour stimuler la croissance de votre entreprise.

Si cet article vous a plu, nous vous invitons à découvrir notre agence d’Inbound Marketing et à télécharger notre livre blanc « Inbound Marketing : faire de sa marque un média et transformer son audience en clients »