Comment utiliser Zapier ?

Les entrepreneurs sont constamment en quête d’une solution qui leur facilite la vie. Ils recherchent des outils capables de leur faire gagner du temps. L’objectif étant de pouvoir se concentrer sur des tâches plus importantes et à forte valeur ajoutée.

Zapier.com est une plateforme qui répond aux attentes des entreprises, indépendamment de leur taille. Ce service web simple d’utilisation vous permet de connecter vos applications. L’automatisation des tâches fastidieuses améliore la productivité de vos équipes et contribue ainsi à augmenter votre chiffre d’affaires.

S’appuyer sur Zapier présente d’innombrables avantages. Nous vous expliquons à travers le présent article le fonctionnement de cet outil martech innovant et pourquoi il est indispensable.

Qu’est-ce que Zapier ?

Zapier est un service web qui permet de connecter vos applications préférées, en vue d’automatiser des tâches chronophages et répétitives.

Cette plateforme agit comme un intermédiaire entre deux ou plusieurs applications. À noter que Zapier dispose de plus de 500 applications. Pour chacune d’elles, il a un couple de déclencheurs et des actions. Il faut savoir qu’un seul déclencheur peut assurer plusieurs actions. Il existe un nombre illimité de zaps que votre entreprise peut exploiter pour optimiser l’automatisation des tâches.

Les applications que vous souhaitez relier doivent avoir des APIs, comme Gmail ou Dropbox par exemple. Ainsi, pour télécharger automatiquement des pièces jointes de votre messagerie Gmail vers un dossier de votre compte Dropbox, il vous suffit d’apparier les deux programmes. De quelle manière ? Par le biais d’un zap.

Les plans tarifaires de Zapier

Le plan gratuit de Zapier vous permet de profiter de 5 zaps qui peuvent s’exécuter 100 fois par mois. Ceci convient parfaitement aux entreprises qui n’ont pas besoin d’utiliser une paire de zaps régulièrement.

Pour pouvoir créer plus de zaps, il vous faut accéder à une offre premium. Le plan de base est de 20 dollars par mois. Il vous permet de créer jusqu’à 20 zaps pouvant s’exécuter 3 000 fois.

Le tarif augmente en fonction du nombre de zaps et des fonctionnalités que vous souhaitez obtenir. Si aucun des plans proposés par la plateforme ne vous convient, une solution personnalisée est disponible.

Pourquoi choisir Zapier pour l’automatisation de vos activités ?

Avec Zapier.com, vous n’aurez plus à attendre que vos développeurs conçoivent des intégrations SaaS ou des logiciels personnalisés. À travers l’automatisation de vos tâches, la plateforme vous apporte trois principaux avantages.

L’accélération des tâches

Zapier est en mesure d’accélérer les tâches courantes de votre entreprise. Pour télécharger tous les fichiers clients sur un dossier Dropbox par exemple, il suffit de créer un zap pour chaque client.

Vous n’aurez donc pas à réaliser des téléchargements manuels, de quoi gagner un temps précieux. Ces petites tâches peuvent effectivement s’avérer chronophages.

La cohérence

Les tâches manuelles et répétitives exposent à des risques d’oublis et d’erreurs. Parfois, il faut encore effectuer une vérification pour s’assurer de la cohérence des informations.

Bien évidemment, les ordinateurs sont plus performants et plus fiables que l’être humain pour exécuter des tâches simples et chronophages.

Grâce à Zapier, les informations sont toujours cohérentes et ne nécessitent pas de contrôle ultérieur. Les répercussions seront vite perçues au niveau du fonctionnement global de votre entreprise.

La visibilité

Zapier ajoute aussi de la visibilité à vos workflows. À chaque fois qu’une action est effectuée par l’un de vos collaborateurs ou que le fichier d’un client est ajouté à Dropbox par exemple, vous recevez une notification.

Que vous utilisiez le courriel ou Slack comme logiciel de collaboration, toute votre équipe a la possibilité de suivre les actions entreprises.

Mode d’emploi

Avec Zapier, vous pouvez utiliser plus de 1 500 applications, dont les plus courantes sont : Facebook, Pinterest, Twitter, Gmail, WordPress, Google Drive, YouTube, Gotowebinar, Linkedin, Slack, HubSpot, Magento…

Pour profiter des fonctionnalités de Zapier, vous devez vous inscrire sur la plateforme et créer un compte. Il vous sera ensuite demandé de choisir 5 applications que vous utilisez au quotidien. Puis, l’outil vous proposera les zaps les plus fréquemment utilisés en fonction de votre sélection.

Vous pouvez également accéder à la fonctionnalité zap multi-étapes en souscrivant à une offre premium. Celle-ci fait la force de la plateforme. En effet, un zap normal relie seulement 2 applications. Avec un zap multi-étapes, vous pouvez connecter autant d’applications que vous souhaitez.

Comment créer un zap ?

À titre d’exemple, pour enregistrer automatiquement sur Google Drive toutes les pièces jointes reçues dans votre compte Gmail, procédez comme suit :

• sélectionnez votre application « déclencheuse » ou trigger app, qui est en l’occurrence Gmail.
• choisissez le déclencheur d’action ou zap « Upload » parmi ceux que vous propose Zapier.
• sélectionnez le compte où vous recevez vos courriels.
• choisissez un dossier où vos pièces jointes doivent être enregistrées.
• choisissez le format de présentation en fonction de vos besoins.

Vous pouvez aussi personnaliser le fonctionnement du déclencheur afin qu’il puisse prendre en compte un destinataire particulier ou bien un dossier de réception spécifique.

Zapier effectue ensuite un test pour déterminer si votre action est conforme à la configuration attendue. Puis, la plateforme vous demande de valider votre action, ce que vous pouvez réaliser dans l’immédiat ou ultérieurement.

Une fois la validation effectuée, vous obtenez un zap personnalisé à la hauteur de vos attentes. Pour créer d’autres zaps, il suffit de refaire les mêmes étapes. L’interconnexion de vos applications facilite plusieurs actions comme la création de factures, l’envoi de sms ou d’e-mails, la gestion des clients…

Grâce à la plateforme Zapier.com, vous pouvez interconnecter plusieurs applications afin d’automatiser des tâches fastidieuses et rébarbatives. Il faut savoir que ces activités courantes, si elles sont réalisées par des humains, peuvent prendre plusieurs heures par jour.

Quelle que soit l’envergure de votre organisation, automatiser certaines tâches est essentiel pour vous faire économiser du temps et de l’argent. Zapier réduit également les risques d’erreurs dans l’exécution de vos tâches.

Si cet article vous a plu, nous vous invitons à découvrir nos 3 méthodologies Marketing RH et à télécharger les premières pages de notre méthodologie « les 3 méthodes marketing pour les RH »