Trello vs. Xekut : quel outil pour gérer vos projets ?

Ce ne sont pas les outils qui manquent pour optimiser la gestion de projets. On dénombre en effet pas moins d’une centaine d’applications ou de logiciels sur le marché, pour optimiser l’organisation et le suivi d’un projet. Lequel de ces outils martech choisir pour vous accompagner ?

Sans passer en revue toutes les solutions du marché, nous allons plutôt faire un comparatif entre un géant bien installé, Trello, et un nouveau venu, Xekut.

Trello, l’outil de gestion de projet par excellence

Trello est un puissant outil de gestion de projet gratuit. Il a l’avantage d’être accessible directement en ligne, sans aucune installation côté utilisateur : une simple connexion Internet suffit.
L’outil s’est banalisé notamment grâce à sa facilité d’utilisation et son ergonomie intuitive. Tout repose sur une logique de « cards » ou « cartes », régies par un système de glisser/déposer.

Un aperçu du fonctionnement Trello

On peut ainsi créer différentes “cartes”, qui correspondent à une mission bien particulière, et désigner des labels par des couleurs comme par exemple “en cours de réalisation” “réalisée” …etc. Trello permet aussi d’assigner des missions à des personnes en particulier grâce à la fonction mention. Pour avoir un aperçu du contenu des missions, il est possible « d’attacher » des documents de référence aux cartes correspondantes. L’ensemble de l’équipe concernée par le projet a ainsi un aperçu des missions en cours et une vision globale de l’avancement du projet.

On voit donc que les fonctionnalités de Trello sont relativement simples et permettent une suivi précis du projet sans complexifier le processus. Cependant, quelques éléments essentiels à la bonne conduite d’un projet manquent à l’appel ; notamment un suivi daté (par calendrier ou par quantification temporelle), et surtout le document d’origine qui liste les différentes parties impliquées dans un projet, l’ensemble des missions à réaliser pour chacune d’entre elles, leur planification et la nature du produit fini. Je fais bien entendu référence à un document tel un contrat, ou un brief, selon la nature du projet.

Il est vrai que Trello n’est pas le seul à souffrir de quelques imperfections : la plupart des outils  de gestion de projet ne prennent pas en compte le contrat initial qui régit l’ensemble du projet, ce qui peut non seulement en troubler le bon déroulement, mais aussi, parfois, semer la discorde entre les parties concernées.

C’est pourquoi nous avons choisi pour ce comparatif de vous présenter un nouvel arrivant sur le marché des outils de suivi de projet, Xekut, qui semble pallier les lacunes et déficiences de ses pairs.

Xekut, l’outil de négociation et d’exécution de contrat

Bien qu’aucun consensus n’existe quant à la prononciation de « Xekut », l’intention originelle de son développeur (l’agence 1min30) était tout naturellement de reprendre le terme anglais « execute », ce qui reflète bien la philosophie derrière ce logiciel : assurer la gestion d’un projet à partir du contrat qui le définit, en en négociant le contenu et en assurant sa bonne « Xekution ».

Comment fonctionne-t-il ?

Xekut se base sur un fonctionnement général simple, organisé en trois phases : création du contrat, négociation des clauses, et exécution du contrat. La création du contrat étant relativement rapide, puisque basée sur des modèles directement fournis par l’application, nous nous attarderons sur la négociation et l’exécution.

La négociation

Le logiciel a pour avantage d’intégrer un espace de négociation pour convenir avec le client ou le prestataire des objets du contrat, des délais à tenir et des différentes obligations des parties concernées. Cette étape vise à négocier le contrat clause par clause, et article par article. Il est possible de modifier le contenu des différentes clauses, et d’échanger directement sur la page du contrat grâce  à un espace de dialogue prévu à cet effet.

La planification des tâches à accomplir se fait directement dans l’espace grâce au calendrier Gantt, qui permet donc d’établir un calendrier global du projet, et ce avant de signer le contrat.

Une fois l’ensemble des clauses validées et le planning défini, Xekut propose une signature électronique de contrat, ainsi que sa version téléchargeable pour pouvoir s’y référer durant l’avancement du projet.

L’exécution / Le suivi

Xekut reprend la logique de « cards », façon Trello, avec également un système de glisser/déposer ; la différence majeure réside dans la simplification des colonnes : il n’y a que 4 états possibles pour une mission ; à effectuer, en cours, validation en cours et validée.

Le suivi de projet dans Xekut

Cette simplification est pertinente puisque Xekut ne souhaite pas que les utilisateurs à l’origine des missions puissent valider eux-mêmes leurs tâches. Donc, pour compléter cette logique de validation/amendement, Xekut intègre un système de notifications poussé pour tenir informée chaque partie de l’évolution des missions, des dates butoirs et des retards. Ce système de notifications est précieux pour assurer un suivi rigoureux des projets, et ne pas perdre de temps entre les validations.

Par exemple, un jour avant la validation d’une étape par le client, il reçoit une notification de Xekut lui rappelant d’inspecter le travail réalisé et de valider l’étape afin de pouvoir passer à la suivante. Dans le cas où le travail ne conviendrait pas au client, celui-ci pourra exprimer ses objections directement dans Xekut, et amender la tâche, afin que l’équipe responsable du projet rectifie le tir.

Pourquoi se baser sur le contrat pour assurer le suivi d’un projet ?

Tout projet où un client sollicite un prestataire fait l’objet d’un contrat qui en garantit le cadre légal. Ainsi, les contrats comportent généralement des clauses stipulant les délais du prestataire pour accomplir le travail confié, le degré d’implication du client dans le projet …etc.

Par expérience, nous savons qu’il n’est pas toujours facile de respecter scrupuleusement le contrat, tant du côté du client que du prestataire. Il arrive en effet que les validations ne se fassent pas dans les temps alors que les missions ont respecté le planning.

Face à ce constat, notre agence a eu l’idée de développer Xekut, pour couvrir cet aspect du projet. Ainsi, en plus de proposer un outil de gestion de projet user-friendly (convivial), Xekut va prendre en compte les clauses définies dans le contrat. Les délais fixés devront être respectés, car Xekut va les intégrer dans le déroulement du projet, avec de nombreux rappels.

En somme, Xekut reprend les avantages de Trello, en en palliant les défauts ou les oublis. En se basant sur le contrat pour assurer le suivi du projet, et en proposant des modèles de contrat flexibles, la première version de l’outil se veut une alternative innovante adaptée aux besoins de plusieurs acteurs : agences, annonceurs, et notamment les freelances.

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