Réussir à manager ses collaborateurs à distance

Manager des personnes proches de vous est bien plus simple que de les manager à distance. Les leviers et les méthodes changent. La réussite dépend aussi des outils utilisés pour une bonne communication. Dans cet article, je vous fait part de mon expérience et de mes techniques pour réussir cet exercice périlleux.

Utiliser les bon outils

La distance fait que les outils de travail et de communication sont primordiaux. Il va falloir multiplier les canaux pour assurer le contact dans chaque situation.

Si vous n’instaurez pas une prise de contact journalière, cela peut très vite dégénérer. Ce n’est pas dans le but de surveiller, mais d’accompagner et de suivre l’avancement du/des projets. Vous devez également multiplier les canaux. Parfois, pour débloquer une situation, il sera plus simple de parler que d’écrire. Personnellement, pour les discussions de tous les jours, j’utilise Slack qui permet de discuter facilement. De plus, il se connecte à beaucoup d’applications (Google Calendar, Zendesk, Git, etc.) ce qui en fait l’outil parfait pour les développeurs. Ensuite, j’instaure un contact audio au minimum 1 à 2 fois par semaine, pour faire un point global sur l’avancement des projets ou bien débloquer une situation. Skype reste indémodable et très pratique, surtout quand il faut partager son écran pour montrer un problème.

Au-delà de la communication, les outils de travail sont aussi importants. Vos collaborateurs ne sont pas au même endroit que vous et utilisent donc un environnement logiciel probablement différent. Il est important d’harmoniser cela pour vous doter des mêmes outils (que ce soit pour le dev ou la création) afin d’harmoniser les processus et de pouvoir aider quelqu’un si nécessaire. N’imposez pas de choix, faites-y participer vos collaborateurs et décidez ensemble des meilleurs outils communs.

Ne pas punir mais sensibiliser

Si vous instaurez un rapport de force cela ne peut que nuire au travail commun. Vous ne pourrez jamais suivre la présence et le travail de chacun, et il n’est pas bon de vouloir « fliquer » vos partenaires. Si votre collaborateur est en retard sur un projet, faites un call avec le client ou votre n+1 pour lui montrer qu’il y a une réelle attente et que le retard est préjudiciable. Si cela se répète régulièrement, commencez par identifier les problèmes. S’il s’agit d’un manque d’investissement, expliquez qu’il doit plus s’investir car cela affecte la livraison des projets et la charge de travail des autres personnes. Une personne qui veut bien faire car vous avez placé de la confiance en elle, sera toujours plus efficace que si elle est travaille par obligation.

Dans chacune de vos paroles ou décisions, pensez à comment motiver vos collaborateurs et comment atteindre ensemble les objectifs fixés. Placez-vous comme un partenaire et non comme un supérieur. J’avais tendance à mes débuts à surprotéger les collaborateurs qui travaillaient avec moi, ce qui avait pour effet de les dissocier de la réalité des deadlines, et donc nous avons eu de plus en plus de retard sur certains projets. Pour contrer cela, plutôt que de les réprimander, je les ai mis directement en contact avec les chefs de projet, pour qu’ils soient au plus près de la réalité et qu’ils doivent rendre des comptes au client mais aussi au chef de projet, en cas de retard ou de problème. La prise de conscience a été immédiate et nous avons retrouvé le bon rythme.

A vouloir trop en faire, trop contrôler ou au contraire trop protéger, la personne est assistée et moins concernée. Il faut au contraire rapprocher le plus possible ces personnes qui travaillent à distance, de l’équipe présente sur place.

Suivre et accompagner

La distance rend l’accompagnement primordial. Fixez des objectifs clairs et atteignables, faites un point régulier et parlez en toute franchise de ce qui ne marche pas. La démarche doit être honnête et transparente pour améliorer la qualité de la relation et du travail. Laissez à votre collaborateur la possibilité de s’exprimer et de vous remonter d’éventuels problèmes. Vos réunions ne sont pas à sens unique et doivent être un moment d’échange.

Être juste et cohérent

La pire des choses c’est d’être managé par quelqu’un de subjectif ou injuste. Cela crée des tensions, un sentiment d’injustice, et cela impacte le travail. Si vous managez des personnes, vous devez dans chacune de vos décisions être objectif et ne pas laisser vos problèmes personnels interférer.

Si une erreur ou un retard est de votre fait, assumez-en les conséquences sans vous défausser sur vos collaborateurs. À l’inverse, si quelqu’un a commis une erreur, mettez-le face à ses responsabilités.

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