Intégration des stagiaires à distance dans l’ère du Covid

Suite à l’annonce du premier confinement, les entreprises ont dû adapter leurs programmes de stages. L’ensemble des équipes RH et managers ont relevé le défi de l’intégration à distance des étudiants à la fois dans la culture de l’entreprise et dans le nouveau mode de fonctionnement à distance.

Les paradigmes du marché du travail changent depuis la crise, les processus de recrutement et l’onboarding sont passés, pour la plupart, à une expérience virtuelle. L’émergence du télétravail, une retombée du Covid, a bouleversé les organisations qui ne l’avaient pas intégré dans leur ADN. Ceci a bien compliqué l’entrée sur le marché du travail des jeunes diplômés.

Arrivée du stagiaire : ce que vous devez préparer

Faire partager et découvrir la culture d’une entreprise est le challenge le plus difficile à surmonter dans cette configuration particulière. Votre défi sera de créer des programmes de stage à distance efficaces qui pourront remplacer de manière adéquate les projets en présentiel, l’apprentissage, le networking et la socialisation.

Souvent négligée, la phase d’onboarding permet au stagiaire de se rendre compte de l’importance et de la valeur de son travail. Bien que ce soit devenu compliqué d’organiser un déjeuner d’équipe ou d’autres évènements collaboratifs pour accueillir les nouveaux arrivants, vous pouvez les remplacer par une annonce interne et la diffuser à toute l’organisation dans le but de planifier une réunion d’introduction et prise de connaissance avec l’équipe cœur. Ceci contribuera à instaurer un environnement de bienveillance et facilitera grandement son intégration.

L’accompagnement à distance

En parallèle, la remise de documents d’information sur la structure, les process internes et le mode de fonctionnement doit être réalisée dès les premiers jours du stage ou en amont, ce qui complètera l’onboarding à distance du stagiaire. Pour s’assurer du succès de cette phase, une étape cruciale de processus d’intégration du candidat, cliquez ici pour découvrir les facteurs clés de réussite.

Il est aussi indispensable de préparer les accès aux outils sur lesquels il va travailler : répertoire de projets, espace pro, dossier d’onboarding, matériel informatique si besoin, plateformes et outils complémentaires (licences, accès, etc.)

Au fur et à mesure, le jeune diplômé doit :

• Être formé aux outils internes (ressources et logiciels collaboratifs, de communication, gestion de projets, etc.).
• Bénéficier de retours réguliers lors des points de suivi avec son tuteur : cela lui permettra de vous informer de l’avancement de ses missions et des éventuels difficultés. Vous pourrez aussi évaluer sa progression et proposer des pistes d’amélioration.
• Avoir des “routine-breakers” à travers des formations internes à distance et cafés virtuels dans le but de réduire le stress transmis par la nature de l’activité de l’entreprise ou l’intensité des projets à livrer.

Impact de l’épidémie sur les Juniors en télétravail

Environ 22 % des employeurs ont déclaré qu’ils ont annulé complètement les stages, et 19 % étaient encore en attente, selon le dernier sondage de l’Association nationale des universités et des employeurs (NACE).

Même avec le soutien des plateformes virtuelles et des outils collaboratifs, les stagiaires qui cherchent à acquérir une expérience professionnelle réelle se demandent comment des stages à distance vont influencer leur développement professionnel.

Soyons réalistes, l’outil digital ne remplacera jamais l’interaction humaine réelle et l’expérience sociale notamment le manque de contact physique, l’arrêt des activités entre collègues, les ateliers et les team-buildings.

Néanmoins, les routine-breakers permettront aux stagiaires de créer un lien avec leurs collègues, ce qui renforcera l’appartenance à l’équipe, l’aisance dans la recherche d’informations, le partage des difficultés, et la demande d’aide ou de conseils.

Futurs stagiaires : conseils utiles pour votre nouvelle aventure :

Face à cette nouvelle réalité, vous devez être plus autonomes, indépendants et être en mesure de vous intégrer à une équipe virtuellement. Gardez ceci à l’esprit :

• Vous avez droit à l’erreur : les erreurs que vous ferez contribueront à votre apprentissage et à votre carrière professionnelle.
• Demandez de l’aide : ceci vous permettra d’avancer sereinement dans votre stage mais contribuera également à faire économiser de l’argent pour votre entreprise ! C’est plus grave de faire fausse route pendant des jours voire des semaines plutôt que demander de l’aide et rectifier le tir dès le départ.
• Soyez ouverts aux autres personnes et nouvelles idées
• Soyez flexibles : adaptez-vous au monde de l’entreprise et aux challenges du quotidien (projets urgents, critiques, etc.)
• Soyez humbles !

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