Collaboration à distance : comment faire face aux multiples challenges (guides pratiques) ?

Collaborer à distance s’avère être un exercice subtil quel que soit le contexte. Comment compenser une éventuelle perte de motivation, du stress ou de l’anxiété, et le risque de repli sur soi ? Sur quels leviers pouvez-vous vous appuyer pour développer la solidarité des collaborateurs, à distance ? Comment leur garantir la sérénité nécessaire à une activité de qualité malgré la distance.

Chez 1min30, nous avons décidé de passer en “full remote” depuis le mois de mars. Si l’idée nous trottait déjà dans la tête depuis un moment, la crise du COVID-19 a accéléré le processus. Nous travaillons donc à présent chacun à différents endroits, et sommes répartis dans plusieurs villes et pays : Paris, Bruxelles, Strasbourg…

De nouveaux collaborateurs (dont je fais partie) nous ont rejoint durant cette crise ; croyez-moi, cela constitue plusieurs challenges de taille. Il a donc fallu que je me penche sérieusement sur le sujet, afin de savoir comment relever au mieux ces nouveaux défis.

Le travail à distance est en effet amené à prendre une part de plus en plus importante. Les entreprises de demain vont devoir s’adapter, et savoir comment répondre au mieux à ces changements. Voici donc plusieurs guides pratiques pour vous aider à agir en faveur du collectif et de son engagement.

Environnement de travail à distance : adaptez votre « bureau » et repensez les réunions

Tout commence par une bonne installation et des méthodes et outils de travail adéquats…

GUIDE PRATIQUE : Lors de votre installation, pensez à la fois à vos propres besoins, à avoir un environnement de travail efficace et aux exigences d’une collaboration à distance.

Installez-vous (et votre nouveau « bureau ») convenablement

1. Ayez votre routine quotidienne : Quels sont vos horaires de travail ? Quand arrêtez-vous ? Assurez-vous de planifier des pauses !
2. Utilisez les outils et les technologies dont vous disposez et n’hésitez pas à essayer de nouvelles choses !
3. Choisissez votre moyen de communication privilégié : par téléphone ou via des appels vidéo.
4. Habillez-vous confortablement et de manière appropriée (si appels vidéo), en tenant compte de vos préférences et de votre culture d’entreprise.
5. N’oubliez pas de socialiser avec vos collègues, par le biais de repas virtuels ou de pauses café. Intégrez-les à votre routine !
6. Gardez constamment le contact avec vos clients et autres groupes de travail ; répondez aux demandes dans des délais corrects.
7. Restez en contact rapproché avec votre management afin de vous assurer que vos tâches sont claires et que l’impact de votre travail est visible !
8. Soyez (très) disponible pendant les heures de travail et gardez votre calendrier à jour.
9. Maintenez votre espace de travail rangé et organisé.
10. N’oubliez pas de mettre complètement fin à votre journée de travail et maintenez un équilibre travail – vie privée approprié.

5 étapes pour mener des réunions et des ateliers à distance et de manière efficace

> Connaissez vos objectifs et votre groupe de travail

Connaissez vos objectifs

• Quels sont vos objectifs ?
• Quel est le contenu que vous avez besoin de partager ?
• Quel sont vos livrables ?
• Quel est le principal résultat attendu ?

Connaissez votre groupe de travail

• Quel est le nombre de participants ?
• Qui sont les participants ?
• Où sont situés les participants ?
• Quelle est leur situation et leur moyen de connexion ?
• Dans quel fuseau horaire sont-ils ?

> Choisissez les moyens de communication et la technologie

Choisissez les moyens de communication

• Quel format utiliser de manière à atteindre les objectifs et engager tous les participants ?
• Quelles sont les fonctionnalités des différentes technologies ?
• Quelles sont les fonctionnalités de base dont vous avez besoin ? (Toujours vérifier avant de suggérer l’utilisation d’un nouvel outil.)

Connaissez les options technologiques

• Ont-elles le son et la vidéo ?
• Est-ce que l’outil fonctionne tout seul ou doit-il être combiné à un autre ? (Gardez en tête que trop d’outils différents peut être déstabilisant.)
• Est-ce que tout le monde a accès à l’outil et sait l’utiliser ?
• Comment documenter au mieux les résultats ensuite ?

> Adaptez vos méthodes de travail en fonction des objectifs

Concevez des tâches et des processus appropriés

• Comment traduire vos objectifs en tâches concrètes à réaliser ?
• Comment les limiter dans le temps ? Quel est le processus, etc ?
• Comment mettre en place des créneaux de travail de manière à maximiser la productivité ?
• Comment intégrer les temps de pause de manière efficace ?

Augmentez l’engagement

• Comment faciliter la collaboration à distance ?
• Comment s’adapter à une communication verbale réduite ?
• Comment visualiser les processus ?
• Comment répartir le travail ?
• Comment mettre en place des templates et tableaux de bord ?

> Performez lors des réunions à distance

Introduction interactive

• Comment lancer la réunion ?
• Comment faire les présentations ?
• Comment orienter la réunion ?
• Comment instaurer de la dynamique ?

Déroulement du cœur de la réunion

• Comment expliquer les activités ?
• Comment rendre les pauses facilement applicables ?
• Comment partager au mieux son travail et échanger de manière collaborative ?
• Comment s’assurer d’une participation active lorsque c’est l’heure de la pause ?

Concluez sur du concret

• Comment conclure ?
• Comment prendre des décisions ?
• Comment définir un plan d’action ?

> Veillez au suivi des échanges après la réunion

Partagez les résultats

• Comment synthétiser les échanges de la réunion ?
• Comment documenter afin de partager au mieux le contenu de la réunion à tous les participants ?

Transformez les décisions en actions

• Comment suivre les actions ?
• À quel moment se réunir à nouveau ?
• Comment créer des engagements ?
• Comment mettre en place et suivre un plan d’action ?
• Comment récolter des feedbacks ?

Le Management à distance : montrez la voie à suivre et offrez un cadre sécuritaire

Le rôle du leader est d’une importance capitale pour s’assurer de la continuité des actions mises en place, du soutien et de la confiance inébranlés des collaborateurs.

GUIDE PRATIQUE : Exprimez clairement les attentes du management et montrez la voie à suivre.

1. Disponibilité et accessibilité

En cas d’urgence, avoir une réaction rapide et appropriée est essentiel pour maintenir le capital confiance.
Définissez et partagez des processus de validation pour les cas d’urgence, tout en permettant aux leaders de suivre leur coeur… et leur tête.

2. Point de vue positif

Dans les temps difficiles, il peut parfois être difficile de se focaliser sur le positif.
Aidez les managers à reconnaître les bénéfices de chaque situation, ayez une vision à long-terme et capitaliser sur ces temps particuliers.

3. L’humain reste la priorité

Maintenir un bon équilibre en productivité et bien-être peut être challengeant dans les situations compliquées.
Donnez les moyens aux managers de se focaliser sur la résolution de problèmes, en mettant l’humain au centre, tout en stabilisant la productivité en s’adaptant à la situation.

4. Équilibre travail – vie privée

La séparation entre travail et vie privée peut s’avérer compliquée pour les employés comme pour les managers.
Établissez des relations de confiance. Donnez les moyens aux managers d’encourager l’authenticité et l’empathie afin de maintenir une balance équilibrée entre travail et vie privée pour eux comme pour l’ensemble des employés.

5. Prise de décisions

La prise de décision rapide et le partage d’informations en temps réel peuvent être compliqués lorsque l’on travaille à distance.
Autorisez une prise de décision centralisée et encouragez les managers à privilégier la rapidité à l’élégance dans leur approche.

6. Navigateur de valeur

Qui dit situation exceptionnelle, dit nouvelle situation et développements sans précédents. Ceci peut être challengeant, même pour les leaders expérimentés.
Mettez en place une stratégie globale, définissez des termes “non négociables” pour votre entreprise. Laissez suffisamment de place aux leaders pour l’adapter dans leur périmètre d’actions, en fonction de leurs équipes et de leurs modes de fonctionnement.

Le management s’avère souvent être très challengeant. Afin d’éviter toutes sources potentielles de tensions, il est recommandé de suivre certaines règles.

GUIDE PRATIQUE : Avec empathie, contrebalancez vos propres intérêts, les tâches à réaliser et le rôle de vos collaborateurs afin de définir les priorités de manière correcte.

• Soyez disponible pour les appels et surtout, soyez “présent”, même lorsque vous n’êtes pas connecté de manière physique. Écoutez activement et prenez des notes pour rester concentré.
• Soyez approchable, authentique et n’hésitez pas à traiter les soucis des employés. Partagez également vos ressentis avec vos collaborateurs.
• Connaissez et chérissez les différences des personnes de votre équipe. Par exemple, acceptez lorsqu’une personne de votre équipe préfère ne pas utiliser la vidéo lors d’un appel.
• Utilisez les ressources disponibles durant la période creuse de manière efficace. Mettez en place des méthodes d’apprentissage pour faire aujourd’hui monter en compétences vos équipes sur des sujets qui seront utiles demain.
• Montrez la voie à suivre de manière claire et établissez une nouvelle culture des meetings adaptée afin de s’assurer de maintenir du lien. Un point quotidien à l’heure du café de manière très informelle, etc.
• Remettez en question le fait que visibilité des actions (et des résultats immédiats) soit synonyme de productivité et de performance. Acceptez que vous ne pouvez pas suivre chacune des actions de vos collaborateurs.
• Focalisez-vous sur la simplicité et la praticité. Utilisez la situation actuelle pour tester de nouveaux modes de fonctionnement agiles et préparez-vous ainsi pour la période d’après crise.
• Contrebalancez la volonté de faire avancer l’entreprise et la préparation du future – les deux points doivent être traités avec des solutions individuelles aussi d’un point de vue business que humain.

Adaptez votre comportement dans les moments importants, ceux qui comptent vraiment

Les moments qui comptent restent tout aussi importants lorsque l’on travaille à distance. Il peut s’agir de demander un feedback à nos collègues, ou de leur apporter notre aide et notre soutien.

GUIDE PRATIQUE : Mettez-vous à la place de vos homologues et comportez-vous en suivant ces 10 principes

1. Mettez-vous à leur place

• Commencez par enlever vos chaussures ;
• Pensez ensuite à ce qu’il se passe dans le monde de l’autre personne :

• Forces et compétences ;
• Problèmes personnels et familiaux ;
• Pressions liées au travail.

• Imaginez et représentez-vous l’autre personne dans son environnement de travail.

2. Soyez présent

• Soyez préparé ;
• Écoutez attentivement ;
• Alternez les actes de présence :

• Prenez contact lorsqu’il n’y a pas de raison particulière de le faire ;
• Préférez un appel vidéo à un appel téléphonique ;
• Gardez du temps pour des meetings 1:1.

3. Adaptez-vous

• Acceptez qu’il existe différents types de leadership ;
• Connaissez et chérissez les différences des personnes de votre équipe ;
• Considérez que même une équipe, un réseau ou des partenariats bien en place peuvent nécessiter de nouvelles manières d’opérer dans de telles circonstances.

4. Changez votre perspective de vision

• Invitez et encouragez chaque personne a avoir sa propre perspective de vision. Unifiez-les pour ensuite obtenir la vue d’ensemble ;
• Contrebalancez ces deux approches :

• Repenser tous les aspects du business à cause de la nouvelle situation ;
• Mettre en œuvre des pratiques bien établies qui fonctionnent.

5. Apportez un point de vue et une vision

• Vérifiez la pertinence de votre point de vue et de votre vision en rapport avec la situation actuelle ;
• Évaluez avec attention comment et à quel moment partager votre point de vue (réunion de gestion, réunion d’équipe, conversations 1:1).

6. Travaillez ensemble

• Ré-évaluez la taille des missions que vous confiez à vos collaborateurs. Faites la part des choses entre ce qui doit être traité individuellement et ce qu’il est préférable de faire en équipe ;
• Prenez en considération les différences de vos collaborateurs. Adaptez le partage des informations et les modes de communication en fonction des spécificités propres à chacun.

7. Mettez votre intérêt personnel de côté

• Comprenez la situation de la personne à laquelle vous vous adressez. Nous devons en effet tous réarranger nos priorités pour s’adapter à la nouvelle situation ;
• Respectez le fait qu’une situation spéciale nécessite une attitude spéciale, ce qui peut mettre votre agenda personnel en arrière plan ;
• Partager vos apprentissages.

8. Appropriez-vous le(s)

• Appropriez-vous le problème et le moyen de le résoudre. Souvenez-vous de la règle 99 % = 0 % (la responsabilité ne compte uniquement si elle est à 100 %) ;
• Occupez-vous des tâches non encore traitées ;
• Résistez à l’envie de trouver des excuses.

9. Dites ce que personne d’autre ne dira

• Posez-vous la question sur la manière de dire les choses, lors d’une conversation téléphonique ou lors d’un appel vidéo (ceci est vrai aussi bien pour les clients que les collègues) ;
• Demandez toujours à nouveau si le message est bien passé lors d’un appel vidéo.

10. Accompagnez-les

• Inspirez vos collaborateurs en utilisant des formats qui pourront les motiver et les engager malgré le travail à distance ;
• Montrez la voie à suivre sur comment “être présent” même lorsque l’on est à distance ;
• Faites des suggestions sur comment les sujets peuvent être davantage développés malgré les circonstances particulières actuelles.

Utilisez la situation actuelle comme un catalyseur pour construire de nouvelles méthodes de travail efficaces

Vos apprentissages et l’adaptation rapide de vos comportements et de vos modes de fonctionnement peuvent et doivent être utilisés pour façonner votre culture d’entreprise.

• Assurez-vous de la transparence des heures de travail, des vacances. Veillez au maintien d’un bon équilibre travail – vie privé ;
• Faites une analyse de l’ensemble de votre effectif, avec différents scénarios,  afin de prévoir d’éventuelles périodes d’incertitude. Prenez bien en compte l’ensemble de l’effectif (incluant les freelances, etc.) ;
• Profitez de cette expérience pour repenser les modes de fonctionnement de votre entreprise et la flexibilité de votre modèle ;
• Mettez en place une nouvelle stratégie en tenant compte des adaptations nécessaires et en vous assurant qu’elle convienne au bien-être de chacun de vos collaborateurs ;
• Adaptez vos infrastructures IT sans oublier tous les aspects liés à la sécurité. Elles doivent répondre à certaines contraintes du travail à distance.
• Continuez le développement des compétences de vos collaborateurs en repensant la culture d’apprentissage.

Vous l’aurez compris, il est primordial de valoriser les collaborateurs et leur travail. Cette crise va fortement impacter la marque employeur sur plusieurs années. L’attitude du management, de l’organisation et la communication envers vos collaborateurs sont donc très importantes. Le soutien que reçoivent actuellement vos équipes est proportionnel à leur engagement de demain.

Je n’ai bien évidemment pas pu aborder tous les aspects du travail à distance dans cette article. J’aborderai la nouvelle manière d’aborder les réunions et les outils à utiliser dans un prochain article.

Si cet article vous a plu, nous vous invitons à contacter notre agence de marketing rh, à télécharger les premières pages de notre méthodologie « les 3 méthodes marketing pour les rh » et à consulter notre page dédiée à notre agence marketing rh.