6 conseils pour réussir l’onboarding de vos futurs talents

Une fois le candidat vu en entretien et sélectionné, il se retrouve sans contact avec sa future entreprise. C’est une chose à éviter car son onboarding dans l’entreprise commence dès sa sélection ou dès la signature de son contrat.

1. Communiquer dès la sélection du candidat

Une fois votre candidat sélectionné, voire une fois que son contrat est signé, il vous faut l’acculturer à l’esprit de l’entreprise.

C’est une étape nécessaire pour réussir l’onboarding. En effet, près de 2 recrutements sur 3 échouent dans les 6 premiers mois de la vie du contrat de travail, notamment à cause d’un onboarding mal conduit.

Ne perdez pas le contact avec votre futur collaborateur, même s’il ne fait pas encore partie de l’entreprise.

Bien au contraire ! Lui, de son côté, se voit déjà faisant partie intégrante de l’entreprise. Et le laisser « sans nouvelles » jusqu’à son arrivée peut atténuer son enthousiasme à vous rejoindre et, in fine, mettre à mal sa motivation et son engagement. Dans ce cas, il se peut que votre nouveau collaborateur vous quitte prématurément.

2. Communiquer même s’il n’est pas sélectionné

Un candidat, même s’il a décidé de ne pas participer à votre aventure, reste un persona que vous devez continuer à séduire.

En effet, ce n’est pas parce qu’actuellement il n’a pas souhaité vous rejoindre qu’il ne sera pas sensible à d’autres messages de votre part.

Ce persona pourrait très bien être l’un de vos futurs clients, un concurrent potentiel ou bien un candidat sérieux plus tard.

Il faut donc que son expérience lors du processus de recrutement soit bonne, pour qu’il en garde un excellent souvenir. Vous pouvez aussi lui communiquer régulièrement des nouvelles après son refus de vous rejoindre, afin « d’entretenir la flamme ».

3. Communiquer régulièrement lorsqu’il est en poste

Communiquer avant l’arrivée du collaborateur est une excellente chose, mais cela doit bien sûr continuer après la prise de fonction.

On pense, à tort, qu’une communication quotidienne avec son manager suffit, mais il faut mettre en place des points d’étapes particuliers avec, parfois, des interlocuteurs autres que le manager, afin que le nouveau venu puisse exprimer d’éventuelles doléances.

Ces points d’étapes sont nécessaires au bien-être du collaborateur pour que, au-delà du lien contractuel, il se sente soutenu, épaulé et écouté.

Ces points seront l’occasion pour le manager et pour la direction de comprendre les enjeux du poste pour le collaborateur, mais seront également l’occasion de réorienter éventuellement certaines de ses missions et de définir un programme de montée en compétences meilleur que celui qui se fait via l’entretien professionnel ou l’entretien annuel.

4. Mettre en place des scénarios

Cet engagement qui doit faire l’objet de communications régulières peut bénéficier de l’emailing automation, pour gagner du temps après une période de mise en place et de test.

En effet, vous pouvez vous créer plusieurs listes et y ajouter vos collaborateurs ou ceux qui ont décidé de ne pas vous rejoindre. En fonction de la liste où elles figurent, les personnes que vous aurez sélectionnées recevront des e-mails automatiques avec le contenu choisi pour eux. Pour améliorer leur connaissance de votre entreprise, vos process, etc.

Ces scénarios vous permettront également de leur envoyer, par exemple, une demande de RIB ou bien leur demander de compléter leur dossier personnel.

Ces scénarios automatiques vous feront gagner un temps précieux que vous pourrez consacrer à vos collaborateurs pour sécuriser leur embauche et capitaliser durablement sur leur savoir-faire et savoir-être.

5. Centraliser vos ressources

Quoi de plus embêtant que de devoir partir à la recherche des différentes ressources nécessaires à la connaissance de la culture et des processus de votre entreprise ?

Un tutoriel par ici, une plaquette par là : il faut vraiment partir à la pêche aux informations et ce peut être décourageant pour un nouvel arrivant. De plus, les interlocuteurs ne savent pas forcément où se trouvent les ressources utiles.

Il faut donc créer une bibliothèque centrale de l’ensemble de vos documents afin de faciliter son accès aux nouveaux collaborateurs, mais également pour ceux déjà en poste qui auraient tendance à oublier certaines procédures.

Cette bibliothèque servira d’appui à vos scénarios d’engagement et des liens pourront y faire référence.

Cette bibliothèque sera très utile car vous pourrez y stocker l’ensemble de votre connaissance et faire évoluer vos pratiques.

6. Faire évoluer vos pratiques

Soyez agile ! Ne pensez pas qu’il est inutile de vous remettre en question. Il faut savoir évoluer avec son temps, garder les bonnes pratiques et modifier celles qui ne conviennent plus.

Pour cela, les points d’étapes réguliers avec vos collaborateurs mettront en lumière les axes d’amélioration ainsi que les points à conserver.

Quelques temps après l’arrivée d’un nouveau collaborateur, demandez-lui de rédiger un rapport d’étonnement. Ce rapport, qui peut être fait via un mail, doit relater son expérience depuis son arrivée. Il indiquera ce qu’il a apprécié, ce qu’il a moins aimé, et ce qu’il aurait aimé avoir.

Bien sûr, ce rapport ne doit pas être un pamphlet mais un document utile pour faire évoluer vos pratiques.

Ce document doit être lu par la direction et le management, pour prendre des mesures correctrices le cas échéant. Il faut néanmoins prendre du recul quant à son contenu.

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