Digitalisation des processus RH
Aujourd’hui on ne parle d’avancée technologique ou de mutation technologique mais de digitalisation. Avant d’entrer plus en profondeur, on va définir ce terme pour que vous compreniez de quoi on parle.
La digitalisation est le procédé qui vise à transformer un objet, un outil, un process ou un métier en un code informatique afin de le remplacer et le rendre plus performant. Une entreprise ou un métier qui n’opère pas sa transition digitale risque d’être pris au dépourvu. Tout est informatisé. Aujourd’hui, le monde du travail est en train de changer à une vitesse où si les entreprises n’anticipent pas ce changement, elles risquent d’être larguées, et le 1er métier qui doit insuffler ce changement c’est les Ressources Humaines .
RH : Un métier qui se digitalise ?
Longtemps cantonnée à des taches strictement administratives, la fonction s’est transformée ces dernières années. Elle s’adapte au fur et à mesure que le monde du travail progresse, malgré le fait qu’il reste quelques tâches administratives faites de manière contemporaine. Aujourd’hui, la plupart des tâches RH se digitalisent, par exemple on utilise souvent le Google Drive pour conserver des documents légaux au lieu de les classer dans un classeur. Même si cette méthode persiste, on constate que les habitudes changent petit à petit.
Si on fait un panorama des missions qu’une RH doit effectuer, la plupart ont basculé vers une gestion digitalisée :
- Administration du personnel : congés payés, absences, plannings, suivi des temps, notes de frais, etc.
- Recrutement : annonces et réseaux en ligne, marque employeur, e-réputation, marketing RH, etc.
- Formation : e-learning , MOOC, suivi des compétences, etc.
Cette digitalisation permet de faire des économies dans de nombreuses dépenses. Par exemple, en matière de papiers, d’impression et d’expédition de fiches de paie cela permet aussi de faciliter la gestion administrative du personnel et de gagner du temps grâce a l’automatisation d’une grande partie des tâches. Étant donné que le métier RH est très administratif, si vous réussissez à automatiser certaines de vos tâches, cela vous permettra de gagner du temps et d’avancer sur d’autres tâches beaucoup plus importantes.
Digitalisation et RH : un atout pour l’entreprise ?
Si la digitalisation est un processus inévitable pour les entreprises, le passage de l’intention à la matérialisation du changement n’est pas toujours évident. Ce passage suppose une réorganisation radicale de l’entreprise, parfois c’est toute la culture de l’entreprise qu’il faut changer car si pendant des années les collaborateurs ont pris l’habitude de tout archiver dans un classeur et que du jour au lendemain on leur dit qu’il faudra commencer à digitaliser les documents, cela ne sera pas facile. Il faudra du temps pour que tout le monde soit habitué à ce changement.
Il y a aussi cette question qui revient souvent : la protection des données personnelles. Elle a été relancée par le Scandale Facebook-Cambridge Analytica, on ne veut pas que nos données soient exploitées par n’importe qui ou bien de voir les serveurs de l’entreprise victime d’un ou plusieurs hackers.
En somme, la montée en puissance du digital est loin d’être une menace pour la fonction Ressources Humaines, bien au contraire elle représente une réelle aubaine à ne pas manquer pour être au cœur de la stratégie de l’entreprise. Cette digitalisation suscite des craintes vis à vis de certaines personnes comme quoi la transformation digitale tend à déshumaniser le métier des Ressources Humaines, les relations humaines ne seront plus importantes, tout va se passer via internet. Ces craintes existent aujourd’hui mais sommes-nous pas dans un monde où tout se passe sur internet ?
On entend cette transformation digitale qui s’installe petit à petit dans ce service. Je vous laisse avec une citation de Jean-Marc BARFETY, ex-directeur Système d’Information Ressources Humaines (SIRH) chez PSA : « Digitaliser, c’est donner davantage de robustesse à un processus, pouvoir le maitriser plus facilement. La digitalisation permet de se recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, réduire les coûts, gagner du temps en gestion du quotidien mais également en qualité. Il faut proposer à nos clients internes que sont les salariés, les mêmes services que ceux que le Groupe offre à ses clients externes. L’enjeu d’image est double, puisqu’une mauvaise qualité des données peut freiner l’adhésion d’un collaborateur à un outil, et donc réduire le retour sur investissement de l’outil .»
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