6 étapes pour réussir son projet grâce à un bon management
Selon le Guide du corpus des connaissances en management de projet, établi par le Project management institute, « le management de projet est l’application de connaissances, de compétences, d’outils et de techniques aux activités d’un projet afin d’en satisfaire les exigences. »
Le management de projet s’effectue grâce à l’application et l’intégration, de façon appropriée, des 42 processus de management, groupés en cinq groupes de processus :
- démarrage
- planification
- exécution
- surveillance et maîtrise
- et enfin, clôture.
42 processus sont nécessaires au bon management d’un projet. Il est essentiel de comprendre que le management de projet peut être vu comme une discipline ou une science qui demande une connaissance pointue des normes et des concepts auxquels doivent s’ajouter des qualités relationnelles et un minimum de leadership.
Le management de projet a ses parts d’exactitudes et d’inexactitudes auxquelles il faut savoir s’adapter.
Plus concrètement, demander à son équipe de faire quelque chose en temps et en heure n’est pas du management de projet. En sus de l’apport réel d’informations et du respect des processus, il faut les motiver, les inspirer et susciter leur engagement. Pour atteindre la confiance de votre équipe, elle doit avoir confiance en vous et en votre savoir-faire.
Le management de projet est donc un savoir-faire primordial que le chef de projet doit maîtriser pour parvenir à de bons résultats dans les meilleures conditions possibles.
1. Communiquer avec son équipe
Un bon chef de projet doit pouvoir faire comprendre l’importance d’une tâche à son équipe en la contextualisant à travers les enjeux du projet. Cela passe notamment par un debriefing exposant les objectifs, les méthodes et les moyens pour y parvenir. Demander à quelqu’un de faire des tâches sans lui en expliquer le bien-fondé, ne peut conduire à un résultat optimal.
Il faut donc prendre le temps d’informer, d’expliquer et d’engager. Une mission bien comprise est une mission bien réalisée. Grâce au chef de projet, l’équipe doit comprendre :
- la vision à court terme et à long terme de la mission,
- les objectifs visés,
- la responsabilité et le niveau d’implication de chacun pour les atteindre,
- et son périmètre d’action.
2. Comprendre et faire comprendre l’importance de la rentabilité
En agence, un bon chef de projet est également une personne neutre capable de maintenir un équilibre entre les besoins du client et ceux de son entreprise. Car si votre client mène un plan d’action en vue d’améliorer son chiffre d’affaires, il en est de même pour votre agence. Les deux parties cherchent à mener des actions rentables avec un retour sur investissement positif et tout projet sera satisfait uniquement si les deux parties rencontrent ces objectifs. Travailler ensemble est un échange de bon procéder, le chef de projet monétise son savoir-faire et son temps en échange duquel son client obtiendra satisfaction grâce à l’atteinte de ses objectifs.
Je pense que c’est une notion qui doit être partagée aussi bien avec ses collaborateurs qu’avec ses clients. En effet, vos collaborateurs comprendront l’importance du respect du planning et de la réussite de la mission. D’autre part, votre client doit entrer avec vous dans une relation transparente où il prendra conscience de vos enjeux également.
En entreprise, cela est un peu différent car la hiérarchie et la gouvernance ne sont pas les mêmes. Néanmoins, la compréhension de cet enjeu de rentabilité et de nécessité de retour sur investissement reste la même avec vos collaborateurs
3. Connaître sa mission sur le bout des doigts
Un chef de projet ne peut pas se permettre le doute récurrent car c’est vers lui que chaque acteur se tournera pour confirmer une information, formuler une demande ou comprendre un dispositif mis en place.
Du devis à la facture, au cahier des charges, jusqu’à chaque échange et réunion, le chef de projet doit tout avoir sous la main à défaut de s’en souvenir. Interlocuteur privilégié de tous, il est le garant du projet tant auprès de son équipe que du client. Il doit donc maîtriser les moindre détails du projet.
Enfin, même s’il peut parfois être difficile de maîtriser l’activité de chacun de vos clients, je pense qu’il est très important de se former progressivement à chacune des activités et enjeux de vos clients pour une optimisation maximale de vos actions sur leur marché.
4. Avoir une organisation à toute épreuve
Une grande part d’organisation devra se consolider lors des phases de démarrage et de planification. Au démarrage, le recueil des besoins et l’établissement du plan d’action devrait largement vous informer sur la structure du projet.
Il faudra ensuite travailler sur différentes phases de management pour en obtenir votre feuille de route :
- Intégration du projet (élaboration de la charte projet, du plan de management de projet…)
- Contenu de projet (recueil des exigences, définition du contenu du projet…)
- Délais ( définition des activités, des séquences du projets et de leur mode d’interaction, estimation des ressources et des durées, élaboration de l’échéancier…)
- Coût (estimation des coûts, consolidation d’un budget…)
- Qualité du projet (planification qualité, mise en oeuvre de l’assurance et du contrôle qualité…)
- Ressources humaines (constitution de l’équipe de projet…)
- Communication de projet (identification des parties prenantes, planification des communications, diffusion de l’information et gestion des attentes…)
- Risques du projet (identification des risques, management et surveillance des risques, préparation aux réponses…)
Le respect des normes liées à ses différentes phases devrait vous prémunir contre toute sortie de route.
5. Suivre l’avancement du projet
Chez 1min30 nous avons récemment amélioré notre méthodologie d’avancement et de suivi de projet, pour prévenir les risques, surveiller le respect des délais et de qualité. Nous communiquons chaque début de semaine à travers une fiche de suivi synthétique transmise directement par email (qui complète les autres moyens et méthode de suivi de projet) et qui nous permet d’avoir un point de référence pour démarrer la semaine. Cela nous permet, entre autres, de faire le point sur les tâches effectuées la semaine passée et de mettre le compteur à zéro pour planifier ce qui sera fait la semaine à venir. Simple et visuelle, notre fiche de suivi est un tableau qui comporte les informations suivantes :
- Nom du projet
- Phases ou missions du projet
- Dates de démarrage
- Échéances
- Parties prenantes
- Satisfaction client face à chaque phase ou mission (usage des couleurs vert orange rouge pour le signaler)
Enfin notre fiche est accompagnée d’un tableau à quatre cases :
- Réalisé en cette période
- Prévu période à venir
- Points bloquants / décisions en attente
- Risques anticipés
C’est une méthode parmi bien d’autres car il n’existe pas un modèle précis. Il y a autant de modèles possible que de structures et cela dépend de beaucoup de paramètres. Le but étant de surveiller aisément le projet de près.
6. Être flexible et garder la maîtrise de soi
Le chef de projet est soumis à une pression permanente des différentes parties prenantes : clients, collaborateurs, partenaires, prestataires…
Il devient alors essentiel de garder la maîtrise de soi et de rester flexible afin de trouver le juste milieu entre la réalisation des objectifs du projet et le maintien de la motivation générale. Le management de projet n’est donc pas seulement basé sur des normes et des processus, mais aussi sur les relations humaines. Pour garder votre équipe motivée, n’hésitez pas à célébrer la réussite d’une phase de projet, à les féliciter du respect des délais et de la qualité de leur travail.
Faites preuve d’écoute afin de comprendre les besoins et attentes de vos collaborateurs. Vous pourriez recueillir des informations que vous risquiez d’ignorer.
N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des difficultés à définir les bonnes stratégies de communication interne ou communication de proximité pour votre projet.
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