Cinq astuces pour améliorer son efficacité au travail et mieux s’organiser

Travailler efficacement est devenu primordial : vous avez de plus en plus de choses à faire et de moins en moins de temps pour. Travailler plus et finir à des horaires impossibles le soir, n’est pas la solution et peut être évité par une meilleure gestion du temps. Il faut être malin et comparer le travail à une compétition : chaque action, chaque décision va compter, il faut optimiser vos efforts, réfléchir et anticiper. 

1) Prévoir et anticiper

Tout votre travail va reposer sur une notion essentielle : le temps, qu’il faut gérer pour maîtriser votre charge de travail. En premier lieu, vous devez estimer le temps de travail pour chaque tâche. Souciez-vous moins du coût de votre temps de travail que du temps nécessaire pour l’effectuer correctement. A l’inverse, n’allouez pas trop de ressources à une tâche peu importante (autrement dit, les projets qui ne rapportent pas). Allouez vos ressources là où il faut, quand il faut.

L’autre aspect est l’anticipation. En effet, dans la « vraie vie », les choses se passent très rarement comme prévu. Soit vous avez mal évalué la situation, soit une urgence vient vous mettre en retard, etc. Donc, prévoyez une marge de sécurité pour chaque délai. Plusieurs facteurs vous permettent d’évaluer la taille de cette marge : demandez-vous de combien de ressources va dépendre votre travail (si vous devez attendre qu’une personne réalise une tâche pour réaliser votre travail), si vous avez déjà effectué ce genre de tâche/projet/mission, et si d’autres projets peuvent affecter votre temps de travail (retours clients, etc).

2) Informer et prioriser

Vos collègues doivent connaître votre calendrier et votre votre charge de travail, pour ne pas vous solliciter si vous êtes sous l’eau. N’hésitez pas à annoncer un possible retard, bien avant la date butoir, pour ne pas vous retrouver au pied du mur.

Pour savoir par quoi commencer, priorisez les tâches selon deux critères : la deadline et l’urgence de la situation. Définissez un code couleur pour annoter vos projets, pour voir d’un rapide coup d’œil ce qui est urgent (c’est-à-dire une situation bloquante pour un utilisateur/client/collègue, qui, sans votre intervention va retarder un processus, une mise en ligne, etc..).

3) Déléguer, faire intervenir d’autre ressources

Il faut savoir s’avouer vaincu et parfois mettre sa fierté de côté. S’il apparaît que vous n’y arriverez pas seul dans les délais prévus, demandez du renfort plutôt que de mettre en péril un projet en tentant l’impossible. Cela peut passer par un collègue ou par un prestataire. Même si votre client est assez compréhensif pour accepter un retard, c’est une mauvaise habitude qui nuit à l’image de votre société.

4) Utiliser des outils

A l’appui de tous ces stratégie & conseils, je vous recommande vivement des outils comme Trello, ou des gestionnaires de tickets. Ils vous permettront de rendre visible votre charge de travail, de prioriser vos tâches, etc.

Trello est une première approche (qui a ses limites) bien adaptée aux petites structures et très polyvalente. Si vous commencez à crouler sous les demandes et que votre équipe s’agrandit, optez pour un système de ticket/de gestion, Redmine (open source et gratuit), Basecamp, BitBucket, chaque solution a des avantages et est adaptée à chaque situation. Le temps que vous mettrez à installer et imposer ce process, sera largement gagné en temps de gestion et d’organisation.

A l’inverse, un trop grand nombre d’outils et de process, ralentit un service et va à l’encontre de la simplification visée.

5) Se reposer

Eh oui, rien ne sert de terminer à pas d’heure tous les soirs … pour être moins efficace le lendemain. Si vous gérez bien votre travail vous n’aurez pas besoin d’heures supplémentaires. Où alors, c’est que vous n’êtes pas assez nombreux pour cette mission et il faut alors demander à vos supérieurs de recruter ou d’allouer plus de ressources au projet.

Une sieste, si elle n’est pas trop longue, permet souvent de repartir en pleine forme pour l’après midi. En étant à moitié endormi toute une journée, vous perdrez beaucoup plus de temps que les quelques heures supplémentaires grappillées le soir.
Un projet bien géré, des outils adéquats, et une priorisation des tâches devraient suffire à gravir les pentes les plus raides.
Bien entendu, il y aura toujours des cas où vous serez débordé, où vous finirez très tard (un lancement, une fin de projet, une urgence). Mais, de manière générale, tout peut être fait en temps et en heure, si on y réfléchit avant.

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