Deux conseils pour mieux gérer l’organisation de tâches et optimiser son temps

En gestion de projet, l’optimisation de son temps est délicate. Les imprévus font partie intégrante du métier au vu du nombre de contraintes auxquelles il faut faire face, sans perdre de vue le but final. Un projet est complexe car il possède une dynamique humaine avec plusieurs acteurs. Il faudra donc tirer profit du potentiel et de la diversité de chacun, mais aussi valoriser le collectif pour créer une synergie efficace. Vous pourrez trouver plus de détails sur le sujet dans mon article « Directeurs, chefs de projet : maîtrisez les bases du management d’équipe« .

D’un autre côté, il y a les missions du projet, normalement claires et définies au départ. Les tâches que le chef de projet doit orchestrer pour délivrer dans les temps. C’est sur la gestion de ces tâches que je m’exprime ici. Quelques habitudes à prendre, une logique, un mode de fonctionnement, peuvent vous faire gagner beaucoup de temps. Je vois la gestion des tâches un peu comme un Tetris : il y a une pièce qui approche, il faut savoir où, comment et quand la traiter. Le conteneur est mon agenda, les autres pièces sont d’autres tâches qu’il faut imbriquer entre elles. 

Pour gérer son temps, il n’existe pas une seule méthode mais plusieurs. Ici je vous propose des stratégies & conseils à appliquer pour gérer vos tâches.

Lister et placer ses priorités

La première chose à faire est de visualiser clairement ce que vous aurez à faire durant le projet. Pour bâtir votre feuille de route vous devez :

• comprendre le projet et chaque tâche dans son ampleur,
• découper les tâches en sous-tâches si nécessaire,
• définir les dépendances entre les tâches et les personnes,
• définir le temps dévolu à chaque tâche,
• et prendre en compte tous les éléments dont vous aurez besoin pour réaliser cette tâche.

Vos tâches et sous-tâches seront ensuite à répertorier dans l’une de ces catégories :

• Les tâches importantes à réaliser en priorité,
• Les tâches moins urgentes,
• Les tâches peu urgentes.

Jusque-là tout paraît plutôt logique.

J’ajoute à cela le degré de dépendance et de facilité pour la réalisation de chaque tâche, ainsi que le temps à allouer à chacune d’elles.

Sur le sujet, chacun aura sa méthode, mais pour ma part, je préfère repérer dès le départ les tâches qui prendront moins de temps, seront plus faciles et doivent être réalisées dans un futur proche, pour voir la liste de tâches se réduire rapidement. Cette réduction m’apporte une satisfaction qui me donne plus de courage et d’entrain pour la suite. De plus, je peux consacrer le temps restant aux tâches les plus complexes.

Ainsi on ajoutera à l’urgence les critères suivants, qu’on croisera en fonction de la tâche :

Il y a souvent des sous-tâches rapides et faciles qui peuvent vous aider à compléter une tâche plus complexe.

Vous trouverez aussi des méthodes plus classiques, comme la loi ou principe de Pareto, le QQOQCP, la méthode NERAC, etc.

Planifier et garder une organisation souple

Une fois l’ensemble des tâches défini, il vous faudra vous appuyer dessus pour planifier l’exécution de ces tâches. Le projet doit être fluide, même en cas d’imprévus. C’est pourquoi il faut savoir être souple et penser à une solution, plutôt que de se focaliser sur le problème lorsqu’il survient.

Dans les outils nécessaires à la planification et au maintien d’une organisation souple, nous avons les classiques to-do list, la prise de notes, les reportings, la fiche de suivi de projet, le GANTT.

Parmi les nombreuses méthodes, j’ai adopté la méthode Pomodoro. Chaque personne a une méthode qui lui correspond et doit en essayer plusieurs avant de trouver la bonne.

La méthode Pomodoro consiste à rythmer précisément sa journée pour se focaliser sur une tâche en particulier, jusqu’à son exécution.  L’idée principale est que des pauses régulières favorisent l’agilité intellectuelle. Il suffit de se concentrer sur une tâche pendant 25 minutes et de faire une courte pause de 5 minutes, à renouveler tout au long de la journée. Après 4 sessions de 25 minutes, il faudra faire une pause de 15 à 20 minutes.

Si cet article vous a plu, nous vous invitons à découvrir notre agence Conseil en Strategie Digitale et à télécharger les premières pages de la méthode « Acquisition Strategy Design : le guide ultime pour construire pas à pas son plan d’Acquisition »