Comment définir un budget ?

Un article qui a paru dans le célèbre magazine économique Forbes l’a confirmé. Une mauvaise prévision financière est l’une des causes principales de faillite des entreprises. Le sujet mérite que l’on s’y attarde car aujourd’hui encore, bon nombre d’entreprises calculent mal leurs coûts, font des erreurs dans leur estimation de prix et manquent de liquidité.

En gestion d’entreprise, faire des dépenses est inévitable. En plus de ça, elles sont nombreuses. Or, en raison du grand nombre de ces dépenses, le risque d’erreur est élevé, avec des conséquences pouvant être décisives. C’est pour cette raison qu’il est important d’apprendre à définir un budget. Car, lorsque le budget prévisionnel est mal établi, le risque d’échec est conséquent, surtout pour les startups. Nous vous montrons comment le faire dans cet article.

Pourquoi définir son budget d’entreprise ?

Définir le budget pour une entreprise est bien plus qu’une simple formalité. Les données financières de cette étude en disent beaucoup concernant la santé financière d’une organisation. La définition du budget constitue un moyen de vérifier si l’entreprise est viable, performante et rentable. Les résultats obtenus sont basés sur des chiffres pertinents et vérifiables. Par conséquent, la définition d’un budget est une démarche que tous les chefs d’entreprises ne doivent pas sous-estimer.

Un mauvais budget peut devenir critique pour un groupe, en particulier pour les startups. En revanche, la mise en place d’un plan financier peut assurer la sécurité d’une entreprise et la conduire sur le chemin d’une croissance à long terme et permanente.

D’ailleurs, pour un chef d’entreprise, la possibilité d’anticiper les coûts et les rentrées d’argent de manière fiable est très pratique. Avec cette possibilité, il sera plus à même d’améliorer ses chances de réussite et de sécuriser son entreprise.

Comment élaborer un budget d’entreprise ?

Pour rester pertinent et éviter les erreurs, la définition d’un budget ne doit pas s’improviser. Donc, afin de mettre toutes les chances de votre côté, il est important de procéder par étape. Nous vous proposons ci-après une liste de conseils qui vous permettra d’optimiser votre budget prévisionnel.

Connaître vos coûts avec précision

Il s’agit de la première étape importante dans la construction du budget d’entreprise. Le calcul des coûts inhérents de manière précise est une bonne base dans l’établissement d’un budget prévisionnel.

Pour ce faire, il va falloir séparer les charges fixes des charges variables. Les charges fixes, qui sont aussi appelées charges structurelles, constituent les charges fixes qui sont indépendantes du niveau d’activité. Elles sont constituées par les salaires, les outils internet qui doivent être payés chaque mois, les assurances, les emprunts effectués par l’entreprise, les loyers, etc. Il s’agit des charges structurelles qui doivent être réglées quelle que soit la situation qui se présente.

Les charges variables sont quant à elles des charges qui sont relatives à l’activité de l’entreprise. Cela peut concerner les matières premières, la sous-traitance, le transport, etc.

Évaluer si votre projet est rentable

En estimant votre chiffre d’affaires, vos charges fixes et variables, il vous est possible de faire le calcul de la marge sur vos coûts variables. Soit Coût variable = Chiffres d’affaires – Charges variables.

Ensuite, il faut faire le calcul du taux de marge sur coûts variables. Il s’agit de la marge ramenée au chiffre d’affaires de l’entreprise. Sous la forme d’une formule, cela donne Taux de Marge sur Coût Variables = Marge sur Coût Variable/ Chiffre d’affaires.

Ce calcul est indispensable dans la mesure où il permet de connaître à l’avance le moment où vous serez en mesure d’atteindre le seuil de rentabilité de votre activité. Dans d’autres termes, la généralité des ventes qu’il faut faire pour être en mesure de payer les frais fixes et variables. Soit Seuil de Rentabilité = Coûts Fixes / Taux de marge sur coûts variables.

Estimer la marge brute

La marge brute, ou marge commerciale, occupe une place fondamentale en matière de budget. Cette valeur peut s’obtenir en faisant la soustraction du prix de vente du produit ou service au coût de revient. Soit Marge Brute = Chiffre d’affaires / Coûts relatifs à l’activité.

La marge brute permet de déterminer la différence entre le chiffre d’affaires et le coût de revient. C’est un moyen de mieux prévoir les entrées et les sorties de liquidités. Ainsi, une entreprise est en mesure d’assurer sa pérennité en adaptant le tarif de vente de ses produits ou services à ses charges d’exploitations.

Faire une projection financière sur 12 mois

Un bon budget prévisionnel est un budget qui se projette dans le futur. L’idéal, c’est de faire l’estimation du flux de liquidité sur 12 mois. Dans cette projection, il faut considérer :

• La fin du paiement à négocier avec les fournisseurs ;
• Le délai des règlements des clients et des méthodes de paiement utilisées ;
• La fréquence de rotation des stocks.

Adapter les prévisions aux retards de paiements

Être payé à temps est très important pour toute entreprise. Malheureusement, ce n’est pas tous les clients qui sont bons payeurs. Donc, afin de limiter les risques, il est important d’adapter le budget prévisionnel en tenant compte du retard de paiement. Parmi les retards les plus courants, on peut citer :

• Les créances qui ne peuvent plus être couvertes ;
• Les retards de paiements ;
• Les autres événements relatifs au flux de la trésorerie d’entreprises qui peuvent avoir un impact négatif sur elle.

Prendre en considération des variations saisonnières

La grande majorité des entreprises subissent des fluctuations en matière de chiffre d’affaires. A un moment de l’année, une entreprise effectue plus ou moins de profits que d’habitude. Il est donc important de considérer ces variations saisonnières pour adapter vos prévisions budgétaires. Ainsi, il est important de :

• Déterminer le moment de l’année durant laquelle vos ventes se multiplient ;
• Gérer les ressources de votre entreprise en période pleine et creuse ;
• Rester attentif à votre trésorerie ;
• Faire attention à la gestion de vos stocks, surtout en période de ralentissement d’activité.

Être attentif aux tendances du marché

Depuis la pandémie, rester attentif à l’état de son secteur d’activité devient très important pour toutes les entreprises, quel que soit son secteur. Le but étant de savoir si le marché est en croissance, en régression ou en état statique. Cette analyse représente également une opportunité pour l’entreprise de mieux envisager les orientations du marché pour les années à venir.

Revoir et négocier les coûts auprès des fournisseurs

Pour définir un budget d’entreprise, il est également important de revoir les coûts de tout ce que vous commandez auprès de vos fournisseurs. Donc, demander des devis et des cotations auprès des fournisseurs peut être pratique pour avoir une idée de ce que l’entreprise va dépenser sur une période déterminée.

Aborder le sujet du budget prévisionnel avec les collaborateurs

Vos collaborateurs sont des acteurs majeurs de votre entreprise. Ils doivent donc être au courant des futures dépenses que l’entreprise devra effectuer. Cela permet de les situer par rapport à la dépense générale de l’entreprise.

Mettre en priorité les investissements

Quand la plupart des calculs ont été effectués, la prochaine étape c’est de vous consacrer aux investissements à faire. Cette opération peut être vue comme étant une suite à la précédente étape que nous venons de citer car l’investissement est un sujet qui implique également les collaborateurs.

Avoir un plan de secours

Même en ayant envisagé plusieurs scénarios, il se peut qu’une situation imprévue affecte votre business. Par conséquent, il est toujours judicieux de prévoir un plan de secours dans le cas où les objectifs n’ont pas été atteints.

Analyse et révision des prévisions budgétaires en dernière étape

Il s’agit de la dernière étape pour définir un budget d’entreprise. Comme les besoins de votre société vont évoluer au fil du temps, analyser régulièrement vos prévisions en les comparant avec les ventes est un bon moyen d’optimiser vos prévisions budgétaires. D’ailleurs, il vous est possible d’obtenir l’écart entre votre chiffre d’affaires et vos dépenses en soustrayant la valeur des opérations à votre objectif sur une période déterminée.

En effectuant une comparaison des performances réelles à celles prévues initialement, vous serez en mesure de mieux maîtriser vos coûts. Et par la même occasion, ajuster votre stratégie pour optimiser les dépenses et concentrer vos efforts sur de nouvelles opportunités.

Pour une entreprise, la définition du budget est un outil de pilotage qui fait gagner en sérénité. A partir de la démarche que nous venons d’expliquer dans cet article, vous serez en mesure de mieux construire votre budget prévisionnel, en rapport avec vos objectifs ou une période délimitée. Afin de simplifier la prévision budgétaire, l’utilisation des logiciels de gestion vous sera d’une grande aide. Grâce à ces outils numériques, les données que vous utiliserez seront exactes. Ce qui vous aidera à obtenir des résultats plus précis.

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