Système documentaire : quels documents sont indispensables pour satisfaire aux exigences du référentiel ? 

Le système documentaire est au cœur de la certification Qualiopi. Il permet de démontrer la conformité de l’organisme de formation aux critères du référentiel. Cependant, savoir quels documents préparer et comment les organiser peut rapidement devenir un défi. Cet article vous guide à travers la mise en place d’un système documentaire efficace, en détaillant les documents indispensables et les bonnes pratiques pour les structurer de manière claire et accessible, tant pour vos équipes que pour l’auditeur.

I. Pourquoi un système documentaire est-il indispensable ?

Le référentiel Qualiopi exige que chaque action et chaque processus de l’organisme de formation soit prouvable. L’auditeur ne peut se contenter de déclarations orales ; il doit voir des preuves tangibles sous forme de documents officiels. Un bon système documentaire doit donc permettre :

• De centraliser les documents liés à la gestion des formations, des formateurs, et des bénéficiaires.
• De faciliter l’accès aux preuves pour prouver la conformité de l’organisme aux différents critères.
• De garantir une traçabilité des actions réalisées et des décisions prises.

En résumé, un système documentaire bien structuré est non seulement un atout pour l’audit Qualiopi, mais aussi un outil précieux pour la gestion quotidienne de la qualité au sein de l’organisme.

Conseil expert : La clé pour bien préparer l’audit est de prouver que tout ce qui est dit est fait, et que tout ce qui est fait peut être prouvé par un document.

II. Quels documents sont indispensables pour la certification Qualiopi ?

Le référentiel Qualiopi couvre sept critères, et chaque critère nécessite la présentation de documents spécifiques pour démontrer la conformité. Voici un tour d’horizon des documents indispensables pour chaque critère.

1. Critère 1 : L’information des publics

• Documents présentant l’offre de formation (catalogue, fiches techniques).
• Contrats ou conventions de formation.
• Informations sur les conditions d’accès, les prérequis, et les objectifs pédagogiques

2. Critère 2 : L’identification des besoins des bénéficiaires

• Questionnaires d’entrée (pré-évaluation des compétences).
• Entretien individuel ou collectif permettant de formaliser les besoins.
• Plan de formation personnalisé adapté à chaque bénéficiaire.

3. Critère 3 : Adaptation des prestations de formation

• Programmes pédagogiques détaillés.
• Dossiers de suivi des formations.
• Feuilles de présence, attestations de participation, grilles d’évaluation.

4. Critère 4 : Maîtrise des compétences des formateurs

• Dossier complet des formateurs (CV, diplômes, certifications, formations continues suivies).
• Grille de suivi des compétences et des évaluations internes des formateurs.
• Plans de développement des compétences.

5. Critère 5 : Conditions d’accueil et d’accompagnement

• Protocoles d’accueil des apprenants.
• Guides d’accompagnement spécifiques pour les publics en situation de handicap.
• Modalités de suivi post-formation.

6. Critère 6 : Recueil des appréciations et satisfaction des bénéficiaires

• Questionnaires de satisfaction remplis par les stagiaires.
• Rapports d’analyse des retours d’expérience.
• Actions d’amélioration prises en réponse aux retours des apprenants.

7. Critère 7 : Amélioration continue

• Comptes rendus des réunions qualité.
• Plans d’action d’amélioration continue.
• Suivi des réclamations et des actions correctives.

Conseil expert : Ne sous-estimez pas l’importance des grilles d’évaluation, qui sont fréquemment demandées par les auditeurs. Ces documents permettent de vérifier que l’évaluation des acquis des stagiaires est bien en place et qu’elle est adaptée aux objectifs des formations.

III. Comment organiser efficacement son système documentaire ?

L’organisation de vos documents est cruciale pour assurer un accès rapide et fluide à l’information le jour de l’audit. Voici quelques recommandations pour structurer votre système documentaire de manière optimale.

1. Mettre en place une arborescence claire

Organisez vos dossiers numériques (ou papiers) selon une structure logique, basée sur les critères du référentiel Qualiopi. Chaque critère doit avoir son propre dossier, contenant les documents pertinents pour chaque indicateur. Par exemple, vous pouvez avoir les dossiers suivants :

• Dossier 1 : Information des publics (critère 1).
• Dossier 2 : Identification des besoins (critère 2).
• Dossier 3 : Preuves de conformité des formations (critère 3).
• Etc.

2. Conseil expert :

Pour les dossiers numériques, privilégiez une organisation hiérarchisée et évitez de multiplier les sous-dossiers. Un trop grand nombre de niveaux peut rendre la navigation complexe et vous faire perdre du temps le jour de l’audit.

3. Utiliser des outils numériques pour centraliser et sécuriser les documents

Des outils comme Google Drive, Dropbox, ou SharePoint permettent de centraliser vos documents et d’y accéder facilement en ligne. Ces plateformes vous offrent aussi des options de sauvegarde automatique, un critère essentiel pour ne pas perdre vos documents en cas de panne.
Conseil expert : Mettez en place des permissions d’accès différenciées en fonction des rôles au sein de l’organisme. Par exemple, seuls les responsables qualité ou formation devraient pouvoir modifier certains documents.

4. Garantir la traçabilité des documents

Chaque document doit être daté et signé (électroniquement ou physiquement), et doit comporter les noms des personnes responsables. La traçabilité est essentielle pour montrer que les documents sont bien à jour et qu’ils reflètent des pratiques réelles. Utilisez un tableau de suivi ou un logiciel de gestion documentaire pour vérifier la date de dernière mise à jour de chaque document.

5. Préparer un “kit audit”

Un « kit audit » est un ensemble de documents réunis dans un même dossier, facilement accessible, qui couvre tous les éléments critiques que l’auditeur pourrait demander. Ce kit comprend notamment :

• Le plan de formation.
• Le plan d’action d’amélioration continue.
• Les attestations de compétence des formateurs.
• Les preuves de satisfaction des bénéficiaires.

6. Conseil expert :

Ce kit doit être revu régulièrement, en particulier avant l’audit, pour s’assurer que tous les documents sont bien à jour.

IV. Comment maintenir son système documentaire à jour ?

Une fois le système documentaire mis en place, il est important de le maintenir à jour en continu. Pour cela :

• Révisez régulièrement les documents critiques, comme les grilles d’évaluation des formateurs et les questionnaires de satisfaction.
• Mettez en place une veille réglementaire pour adapter vos documents aux éventuelles évolutions du référentiel Qualiopi.
• Formez vos équipes sur la gestion documentaire et les bonnes pratiques pour archiver et mettre à jour les informations.

Conseil expert : Désignez une personne référente ou une équipe dédiée pour superviser la mise à jour du système documentaire. Cette personne doit s’assurer que les documents critiques sont révisés périodiquement et que les changements nécessaires sont bien apportés.

La mise en place d’un système documentaire efficace est une des clés pour réussir l’audit Qualiopi. Ce système doit être complet, organisé et surtout, maintenu à jour régulièrement pour répondre aux exigences du référentiel. En structurant correctement vos documents, en utilisant des outils numériques adaptés et en vous assurant de la traçabilité de vos preuves, vous serez en mesure de prouver la conformité de votre organisme et de faciliter le travail de l’auditeur.

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