Comment créer un event networking avec meetup.com ?

Meetup.com est une solution spéciale qui vous permet de créer des events de networking. Elle vous propose la création et la gestion efficace d’une communauté en ligne. Elle met à votre disposition de multiples fonctionnalités comme la possibilité de promouvoir des rencontres ou une billetterie pour recueillir des fonds. Elle constitue alors une aide précieuse pour solidifier les liens avec votre communauté et optimiser votre stratégie marketing. Voici comment s’y prendre pour créer un événement avec meetup.com.

La création de l’événement

La première étape de la création de l’événement, c’est de se rendre sur le site de meetup pour créer un groupe auquel vous donnerez un nom. Celui-ci doit être simple et efficace. Il doit se retenir facilement et pouvoir instaurer un sentiment d’appartenance. Ensuite, cliquez sur la page de votre groupe puis sélectionnez « créer événement ».

À ce niveau, vous verrez toutes les possibilités en matière de création. Vous pouvez créer un tout nouvel événement, copier un événement passé ou modifier un brouillon enregistré. Il est également possible de créer un événement depuis votre smartphone. Que ce soit sur Android ou sur iOS, il vous suffira d’appuyer sur « créer un meetup » à partir de la vue de groupe.

La suite est qu’il faut renseigner les détails de l’événement, tels que :

• Le titre ;
• La date ;
• L’heure ;
• Les animateurs ;
• Le nombre de participants ;
• Etc.

D’autres paramètres facultatifs comme la répétition de l’événement ou le nombre maximum de participants peuvent être intégrés. Puis, il faudra annoncer l’événement ou l’enregistrer dans un brouillon pour une utilisation ultérieure.

Sachez qu’il est possible de charger un design de fond pour avoir une page entièrement personnalisée.

Les informations clés de votre événement

Les informations dont il s’agit sont indispensables pour permettre à la communauté de se retrouver et de se préparer au meetup. Il s’agit entre autres de la date, de l’heure, le lieu, et de tous les éléments à connaître pour une réunion réussie.

Le titre

Le titre est obligatoire et doit être attractif. Il doit donner envie de participer à l’événement. Pour cela, il ne faut pas qu’il soit trop long ni trop court. Il doit s’inscrire parfaitement dans la thématique de l’événement. Si cela est possible, il doit donner une idée de l’ambiance générale qui prévaudra lors de votre événement.

La date et l’heure

La date et l’heure de début seront définies en fonction des plages horaires du public cible. Cela ne sert à rien de créer un meetup qui commence à 15 h si la moitié des personnes ciblées travaillent à ces heures. Il vous faut donc connaître les spécificités de votre audience pour définir la date et l’heure. Il faut également noter la durée de l’événement. L’heure de fin sera automatiquement calculée.

La photo représentant l’événement

Mettre une photo sur la page de l’événement est judicieux pour donner aux participants un aperçu de ce qui les attend. Plus la photo est convaincante, plus vous avez de chances que les gens participent. Nous vous recommandons de mettre une photo de très bonne qualité, non-animée, dans une résolution de 1200 x 675. Elle doit être en format JPEG, GIF ou PNG.

La description

La description ne doit pas être trop longue. Il s’agit d’écrire quelques lignes et de mentionner le programme de l’événement. Elle permet aux participants d’obtenir des informations cruciales à connaître avant le jour J. Elle doit répondre aux questions telles que :

• À qui s’adresse le groupe ?
• Que gagne-t-on à rejoindre votre groupe ?
• Quelle est la valeur ajoutée offerte avec l’événement ?

Le lieu du meetup

Obligatoire et essentiel, le lieu de l’événement doit être mentionné avec clarté. On pourra utiliser une carte ou un repère mobile pour permettre aux membres de retrouver facilement l’adresse. Le lieu de la rencontre peut être choisi en fonction de la thématique à développer. Il est à définir en fonction de l’ambiance à transmettre et de l’espace approprié. Il faut choisir un lieu convivial, situé dans une zone bien desservie par les transports. Généralement, les endroits en coworking et les cafés en centre-ville sont très faciles d’accès.

Autres conseils et paramètres facultatifs

Pour vous démarquer, nous vous conseillons de regrouper les thématiques que vous souhaitez aborder. Cela se retrouve dans la rubrique « quels sont les thèmes de votre groupe ». Si vous êtes précis dans cette sélection, vous pourrez rassembler des gens vraiment motivés et intéressés par votre réunion. En outre, vous pouvez poser une question aux personnes qui souhaitent participer. Cela vous permettra peut-être de savoir leur préférence sur un sujet particulier. L’option de maximum de participants est utile pour montrer les places restantes. Ainsi, les personnes qui s’inscrivent après que la liste soit pleine sont mises en attente.

Pour augmenter la portée de votre événement, nous vous conseillons d’autoriser les participants à venir avec des invités. L’organisation d’un événement engendre des coûts plus ou moins élevés. Il faut :

• Louer des locaux ;
• Faire intervenir des professionnels ;
• Payer la restauration ;
• Régler les frais de décoration, etc.

Tous les organisateurs n’ont pas forcément cette somme à leur portée. Vous pouvez donc définir un montant qui fera l’objet d’une participation financière de la part des invités. Ils pourront le régler en espèces, par carte bancaire ou par PayPal.

Mentionnez les organisateurs

Pour vous faciliter l’organisation, vous pouvez déléguer des tâches à certains membres du groupe. Il peut donc y avoir un coorganisateur, un assistant organisateur et un animateur d’événement. Vous pouvez tout à fait personnaliser les rôles attribués à chaque personne en fonction de votre équipe. Vous pourrez modifier à tout moment les rôles et ajouter d’autres membres à l’équipe d’organisation.

Diffusez l’événement

Une fois que toutes les informations ont été intégrées, vous pouvez voir un aperçu de l’événement comme vu par les participants. Vous pourrez donc peaufiner les derniers détails avant d’enregistrer en tant que brouillon. Autrement, vous avez la possibilité de publier directement l’événement et l’ajouter au calendrier du groupe. Vous trouverez ensuite les options « annoncer maintenant » et « annoncer plus tard ». Dès que l’annonce est faite, les participants verront l’événement.

Il est recommandé de créer les grands événements directement sur meetup.com afin d’avoir un meilleur contrôle sur toutes les fonctionnalités. Après la création, vous pouvez faire la promotion de votre événement en le partageant sur les réseaux sociaux.

Un événement meetup est avant tout organisé pour réunir votre communauté autour de leur centre d’intérêt commun. N’oubliez pas de suivre les inscriptions pour vous assurer que toutes les personnes inscrites seront effectivement présentes.

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