Dans les coulisses de l’organisation d’un événement Web
Chaque année en France de nombreux événements nous sont proposés autour du web. Il y a les nouveaux, les anciens dont certains ont déjà plusieurs éditions derrière eux et proposent un format identique, alors que d’autres se renouvellent chaque année pour surprendre et fidéliser leurs participants. Comment naissent ces événements ? Qui les organise et comment ? Quelles difficultés rencontrent-ils et quelles sont leurs plus grandes satisfactions ? Pour le savoir, je suis allée à la rencontre de deux des organisateurs de Performance Web, un événement qui a lieu chaque année à Genève et dont la prochaine édition se tiendra les 24 et 25 mai prochain.
Patrick Chareyre et Yannick Bouvard vous êtes à l’origine de la création de l’association Performance Web d’où est issu l’événement, pouvez-vous vous présenter ?
Patrick Chareyre : j’ai un parcours classique dans le marketing et la communication au cours duquel j’ai exercé dans des multinationales, petites entreprises, agences de communication et dans les médias. J’ai bifurqué tranquillement dans le digital à partir du milieu des années 2000 puis j’ai créé ma propre société en 2011. Je suis spécialisé dans l’acquisition de visibilité sur internet, principalement via des campagnes payantes Adwords et médias sociaux, le référencement naturel et l’e-réputation.
Yannick Bouvard : j’ai une expérience chez l’annonceur et en agence. Je suis indépendant depuis 2005 et propose des services de création de sites, de SEO et d’accompagnement sur la communication web.
Avez-vous ou organisez-vous, en parallèle de Performance Web, d’autres événements ?
YB : Oui je m’aperçois que je suis un boulimique des événements en tout genre ! Comme participant, organisateur ou encore comme bénévole puisque j’interviens en tant que tel aux AppDays à Paris par exemple. J’organise aussi Les Rencards, qui au départ était ceux du web puis que l’on a décliné sur d’autres thématiques comme la photo par exemple. Les Rencards ont été créés à plusieurs car il manquait à notre sens un événement dans notre région pour que les gens qui travaillent dans le web se rencontrent, discutent entre eux et partagent leurs expériences. Nous avons fait le même constat pour Performance Web. On était obligé d’aller à Paris ou à Lyon pour voir des conférences de bonne qualité et plutôt que d’attendre que d’autres le fassent on a décidé avec 2 équipes différentes de créer ces 2 événements.
PC : J’en ai organisé à l’époque avec la Swiss Community Manager Association puis on a arrêté. J’ai pris le relais avec performance Web. Ca fait maintenant 10 ans que j’organise des événements.
Comment est né Performance Web ?
PC : L’histoire a commencé en 2015 l’année où, avec Yannick et Jérôme Guyonnet, nous avons créé et organisé l’unique SEO Camp, l’association des référenceurs francophones, à Genève. L’événement était évidemment orienté très SEO mais pas seulement. Je voulais présenter d’autres leviers sur la visibilité d’un site internet. Cette édition a été un véritable succès avec tous les billets vendus 1 mois avant la date. Nous étions motivés pour une seconde édition mais il faut savoir que c’est très compliqué lorsque l’association est basée en France avec des statuts français. Après discussion avec SEO Camp France et suite à notre volonté d’ouvrir l’événement à d’autres thématiques, nous avons décidé de créer notre propre association ici en Suisse. Performance Web a donc été créée fin 2015 avec une première édition en 2016, sur 1 journée, qui a réuni un peu plus de 300 personnes. En 2017, nous proposions une journée supplémentaire grâce à notre alliance avec Teknseo. En 2018, nous partons sur un format identique à l’année précédente avec la volonté de grandir et de proposer des choses différentes soit par le contenu, l’organisation, les intervenants… on essaie de tout améliorer chaque année.
Patrick, qu’est-ce qui te motive à organiser des événements ?
J’ai toujours aimé me former et apprendre des trucs nouveaux. Je participe à de nombreuses conférences à l’étranger et à force de bouger je me suis demandé pourquoi cela n’existait pas chez nous en Suisse Romande. Il n’y avait rien de tel, en effet, dans notre région à part quelques conférences ponctuelles en soirée. Cela permet d’apporter sur 1 journée une formation un peu continue à un tarif attractif. Chaque année, on reçoit des retours positifs autant des participants que des intervenants et des sponsors et cela nous motive. Et puis, on prend plaisir alors on continue. Le jour où cela commencera à s’effriter on arrêtera mais aujourd’hui la motivation est encore là.
Comment sont répartis les rôles dans votre organisation ?
YB : La particularité de PW, et c’est ce qui fait que c’est intéressant de travailler dans cette organisation-là, c’est que tout le monde participe à tout. Même si on ne fait pas tout, on a tous un œil avisé sur la plupart des décisions et les choix qu’on a à faire. C’est un travail collaboratif. On remarque toutefois qu’un rôle se dessine pour chacun en fonction de nos métiers respectifs, de nos compétences et de nos envies. Moi ce serait plus la communication et la relation avec les intervenants une fois qu’ils sont invités et confirmés. On joue ainsi sur nos qualités pour aider à l’organisation, et le fait que je connaisse de nombreux intervenants facilite les relations avec eux.
PC : Je suis un peu à l’initiative de cette association. Petit à petit le programme s’est étendu, on s’est ajouté des tâches supplémentaires, il a fallu intégrer plus de monde. Maintenant on a une véritable équipe. Mon rôle est de traiter un certain nombre de tâches mais aussi de coordonner tous les chantiers qui sont en cours pour être sûr qu’on arrive en temps et en heure à présenter l’évènement avec la meilleure organisation possible… donc je suis le grand chef qui gueule.
Quelles sont les principales difficultés rencontrées dans la planification d’un événement de cette ampleur ?
PC : La masse de travail de manière générale. Si on veut un travail bien fait, il faut y consacrer beaucoup de temps. Pour vous donner une idée, notre événement se déroule fin mai et on commence à l’organiser dès le mois de septembre. C’est donc un long parcours sur plusieurs mois avec une intensité qui n’est pas la même. Pour ma part, dès qu’on arrive au printemps, je consacre plusieurs heures par jour à ce projet et je suis pratiquement à temps plein les 10 jours qui précèdent l’événement.
L’autre difficulté est de ne pas savoir. Cette édition va-t-elle être un succès ? Est-ce que le programme va plaire ? Allons-nous avoir assez de participants ? Nous sommes une association et on doit pouvoir rentrer dans nos frais. Les intervenants et sponsors ont toujours répondu présents, ce qui est super, mais on n’a jamais de certitude. Le budget est conséquent, on n’a donc pas droit à l’erreur, il faut que cela plaise et que tout soit au rendez-vous. Par exemple, la 1re année on a fait un carton sur les ventes dès le départ. L’année dernière c’était beaucoup plus poussif. Alors on s’est demandé si c’était lié à la date, au contenu,…et au final on ne sait pas. Il faut donc toujours maintenir une certaine pression pour avoir une visibilité. Toute l’équipe doit être mobilisée pour faire le nécessaire, parce que tant qu’on n’est pas rentré dans le budget on n’est pas sereins. C’est tout l’enjeu et c’est ce qui fait avancer.
YB : Pour moi le plus gros problème c’est effectivement l’inconnu. On s’aperçoit qu’au bout de 4 ans il reste encore plein d’inconnues parce que chaque année la date est différente, le calendrier général pour tout le monde est différent, le programme change, etc… Bien sûr, il y a des choses sur lesquelles on s’appuie, on conserve la même salle par exemple parce qu’on est tous satisfaits du lieu mais pour un événement d’une telle envergure, il y a forcément des choses qu’on ne maitrise pas et que l’on apprend à gérer souvent grâce à notre bonne volonté et notre motivation.
Qu’est-ce qui vous satisfait le plus dans l’organisation d’un événement ?
YB : les retours et pas seulement ceux exprimés verbalement. Quand on voit les gens rester toute la journée, parler de l’événement et échanger entre eux ce n’est que du positif. Cela prouve qu’ils ne se sont pas ennuyés. C’est notre plus grande satisfaction à tous car c’est un travail collectif.
PC : Ce sont les retours aussi…ceux des participants, contents de l’accueil, des conférences et ceux des intervenants qui nous remercient à chaque fois pour l’accueil et la façon dont on les traite avant, pendant et après. On essaie vraiment de les mettre en valeur et de faire les choses le mieux possible. Jusqu’à présent ça a été bien perçu. D’ailleurs, j’essaie toujours d’expliquer aux gens de ne pas oublier que nous sommes une association et que nous faisons de notre mieux, en tant que bénévoles, pour organiser un événement sur 2 jours. De mon côté, si je pouvais consacrer 100 % de mon temps je pense que je ferais un évènement encore mieux avec plus de moyens. Bien sûr, il se peut que quelques personnes ne soient pas intéressées par toutes les conférences mais à la fin de la journée, elles repartent avec des informations de qualité et des actions à mettre en place.
Pourquoi venir à Performance Web ?
YB : Pour les gens situés dans la région (Suisse Romande, Pays de Savoie, l’Ain et même peut-être encore un peu plus loin), c’est l’opportunité rare de faire une veille sur des sujets d’actualité. De plus, c’est l’occasion de réseauter, de rencontrer d’autres participants, d’échanger avec les intervenants et les sponsors. Enfin, si vous avez un profil technique, vous pouvez faire d’une pierre deux coups en participant à Teknseo, qui est pour moi, l’un des événements SEO incontournable.
PC : Si tu travailles dans le domaine du digital et du webmarketing dans un rayon de 100km de Genève, c’est le seul événement qui propose ce format-là, où les intervenants, et ça je le précise bien parce que pour moi c’est important, ne sont pas là pour présenter leur entreprise et leurs produits. Ils sont là pour présenter une problématique, donner les bonnes pratiques avec un gros retour d’expérience. On peut faire du networking, revoir des gens et en rencontrer de nouveaux, tout cela dans une ambiance très décontractée.
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