Workflow

Nous n’aborderons ici les Worflow que dans le contexte d’un CMS ou d’un système informatique de gestion de la relation client (CRM). Les Workflow sont également très utilisés dans le cadre du BPM.

Définition

Un Worklow est une succession d’états, équivalents aux étapes d’un processus. On passe d’un état à un autre par des transitions. La réalisation des transitions est soumise à des conditions (par exemple les droits utilisateurs), et peut déclencher des tâches et des opérations automatisées. On peut donc considérer un workflow comme la modélisation informatique d’un processus dans le domaine du développement web et mobile.

Processus de publication en ligne

De nombreux gestionnaires de contenus web (CMS) intègrent des workflows permettant de publier des contenus selon un processus défini. Par exemple, le workflow de publication de Plone est le suivant :

Source : https://aideplone.etab.ac-lille.fr/publication-workflow-partage/les-workflows

Dans ce cas précis, les états sont :

Privé
Brouillon
En attente de validation
Publié

Chaque contenu aura des propriétés différentes selon l’état qui lui est associé : un contenu « Privé » ne sera visible que de son auteur, alors qu’un contenu « Publié » sera visible de tous les visiteurs du site web. Les transitions (par exemple « publier ») pourront être réalisées par les utilisateurs ayant des droits spécifiques pour le faire.

Exemple : rédaction collaborative

Imaginons une équipe de rédaction d’un site éditorial. Un processus de rédaction possible pourrait être :

Les contributeurs rédigent les articles « brut »
Les correcteurs relisent le texte et apportent des modifications de forme
Le contributeur à l’origine de l’article valide les correction
Le rédacteur en chef décide de publier l’article

Sans Workflow, il sera très difficile de faire en sorte que tous les acteurs du site respectent ce processus. Avec les worflow, ils le feront sans même y prêter attention.Ainsi, seules les personnes faisant partir du groupe « Contributeurs » pourront rédiger des articles. Une fois fait, elles valideront leurs articles. Elles n’auront alors plus accès au document, qui sera en revanche visible sur le tableau de bord des « Correcteurs ». Ceux-ci pourront alors modifier le document, puis valider leur travail, ce qui donnera de nouveau accès au « Contributeur » pour validation. Enfin, lorsque tous les acteurs auront validé leur travail, le rédacteur en chef appuiera ou non sur le bouton « Publier ».A chaque changement d’état, des emails pourront par exemple être envoyés aux acteurs pour les prévenir. D’autres actions automatiques peuvent être planifiées (pointage, publication sur Twitter, etc.).

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