Kick-off meeting : comment bien le faire et réussir un projet ?

Le kick-off meeting, ou réunion de lancement, est une étape indispensable pour la réussite d’un projet. Au delà des aspects contractuels, c’est là que se noue la relation entre les chefs de projet agence et annonceurs. C’est le moment où ils établissent un contrat de travail en commun. Voici cinq points à aborder pendant vos réunions de lancement.

1. Rappeler les objectifs et les livrables du projet

Il faut naturellement rappeler les objectifs et les livrables du projet, même s’ils ont été bien détaillés pendant l’avant-vente. Les objectifs du projet et les différentes tâches qui le composent sont les éléments qui sont les mieux précisés avec le budget pendant la vente. En revanche, les chefs de projet n’ont pas toujours été associés aux discussions et il est important qu’ils partagent et valident bien les objectifs qui ont été fixés. Il est important aussi que les livrables finaux soient bien définis et qu’il n’y ait pas d’incompréhension à ce sujet.

2. Détailler le planning et l’ensemble des étapes clés du projet

Une fois les objectifs définis, il est nécessaire d’expliquer comment ils vont être atteints et les différentes étapes du projet. Il est important à ce stade de fixer des dates précises et ou des délais glissants selon les étapes précédentes (diagramme de Gantt permettant d’exprimer les liaisons entre chaque tâche). Il faut préciser les livrables intermédiaires et réserver du temps aux étapes de validation, dont celle de recette à la fin, qui sont souvent négligées dans les plannings et peuvent susciter des retards importants (voir notre article sur les recettes de projet).

3. Identifier toutes les parties prenantes du projet

Au-delà des chefs de projet, le projet va impliquer d’autres acteurs au sein de l’agence, graphiste, développeur, RP, etc. mais aussi chez le client : décideur final, responsable technique, responsable com’, etc. Il est important de bien identifier ces acteurs en amont du projet et de planifier leur intervention dès le lancement. Une validation technique non obtenue, une recommandation pas suivie, et c’est tout le projet qui risque de dérailler. Il est indispensable d’anticiper ces éléments. A titre d’exemple, nous avons parfois découvert qu’une charte graphique existait, alors que personne ne nous en avait parlé.

4. Sensibiliser les parties au respect du budget

Personne n’aime que le budget soit dépassé. Les clients n’aiment pas les avenants et je les comprends. Ils ont l’impression de s’être fait flouer. Et les agences n’aiment pas les projets non rentables, moi le premier ! Pour que personne ne se sente lésé, il faut savoir parler d’argent et de temps passé au-delà de la signature du devis. Il incombe aux deux parties que le projet se passe bien aussi de ce point de vue.

Le chef de projet agence doit partager avec son client le statut de suivi du budget. Ce statut peut prendre différentes formes selon la nature du contrat :

• Au temps passé. Il faut donner régulièrement un statut du temps passé. Le plus précis possible pour que le client ne soit pas surpris au moment de la facture. C’est le cadre le plus simple.
• Au forfait. Même quand un contrat est au forfait, c’est des compétences et du temps qui ont été vendus au client car, dans nos métiers, ce sont les seules choses que nous ayons à vendre. Il est donc aussi important de partager un statut sur l’avancement du budget sans rentrer dans le détail du temps passé mais avec des indicateurs plus simples.

Il faut donc dans tous les cas que le chef de projet agence sensibilise le client sur l’état d’avancement du budget, limite les demandes qui représenteraient trop de temps supplémentaire, trouve des solutions qui permettent d’économiser du temps, etc. Ce dialogue doit se faire en toute transparence et de façon constructive des deux côtés. Une agence qui ne chercherait pas à limiter les dépenses inutiles de son client n’est pas une bonne agence. De la même façon, un client qui ne se préoccuperait pas de la rentabilité de son agence n’est pas un bon client. La marge est nécessaire pour permettre le développement des compétences de l’agence et in fine la qualité du travail rendu.

Il est donc indispensable dès le kick-off d’aborder ce sujet et de bien définir les règles du jeu, en termes de nombre d’allers-retours, de tâches qui demandent du temps alors qu’elles peuvent être évitées (comme les rendus vidéos), de façons d’alerter en cas de dépassement, etc. C’est le moment aussi, en cas de remise accordée au moment de la négociation, de souligner que le projet est déjà tendu et qu’il faudra donc être particulièrement vigilant.

C’est le moment surtout pour un chef de projet agence de sceller un pacte avec son client. Un pacte qui dit qu’ils sont tous les deux du même côté, unis pour la réussite du projet. Les objectifs de l’un sont les objectifs de l’autre. Et vice versa.

5. Définir le processus de suivi de projet et de qualité de la relation

Une fois ce pacte scellé, il faut le respecter. Une communication interne régulière sur l’avancement du projet doit avoir lieu, idéalement une fois par semaine pour les projets complexes (sites web, etc.). Elle doit se faire en plus des allers-retours propres au projet et toujours par écrit. Un rapport régulier de suivi de projet doit selon moi contenir les éléments suivants :

• un statut d’avancement du projet (exprimé en %).
• un statut de respect du planning (exprimé avec trois couleurs : vert : OK, orange : des éléments à discuter, rouge : dépassé, il faut recaler l’agenda).
• un statut du respect du budget (vert : OK, orange : des éléments à discuter, rouge : il faut négocier un avenant).
• un statut de satisfaction mutuelle (vert : OK, orange : des éléments à discuter, rouge : il faut changer d’équipe).
• un résumé de ce qui a été fait avec un rappel des livrables rendus.
• un résumé de ce qui est à faire.
• les décisions et les problèmes en attente.
• les risques à venir.

Je profite de ce moment pour souligner l’importance du statut de satisfaction, qui doit être mutuel. A savoir : ce n’est pas que le client qui peut exprimer sa satisfaction ou son insatisfaction à travers cet indicateur, mais aussi l’agence. Nous plaçons au coeur de nos valeurs, le plaisir, cf notre signature “Enjoy Marketing !” Mener un projet ensemble doit être un plaisir au-delà de l’atteinte des objectifs. Plaisir de partager ses connaissances, d’aider au succès d’une entreprise, de réaliser un projet innovant, etc. Si ce plaisir doit être gâché par de la tension, du manque de respect de l’une ou l’autre des parties, il ne faut pas laisser courir et il faut en parler pour trouver une solution. C’est une alerte qui doit être traitée avec autant de célérité et de sérieux que celles concernant le planning ou le budget.

Voilà, vous savez tout. Je pense qu’en faisant une bonne réunion de lancement et un suivi régulier, aucun projet ne peut mal se terminer, car tout est fait pour que les chefs de projet soient unis. Le projet peut connaître des dérapages, des aléas, mais les outils sont en place pour les voir venir et les gérer. Et si, en plus, des ateliers de co-création sont planifiés pour accélérer les phases d’aller-retour, vos futurs projets avec nous seront de véritables parties de plaisir.

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