5 outils pour mieux gérer vos projets et votre travail quotidien

Quel que soit notre secteur d’activité ou le rôle occupé dans notre entreprise, nous sommes tous amenés à gérer des projets. Lancer un site web, préparer un événement ou même pour organiser notre activité quotidienne, se reposer sur un outil de gestion de projet peut faire gagner un temps précieux.

C’est pourquoi nous avons décidé aujourd’hui de vous présenter 5 logiciels qui vous permettront de gérer plus efficacement vos projets et vos tâches du quotidien : création de « to-do lists », gestion des documents ou encore discussions en ligne, toutes ces solutions présentent leurs caractéristiques et sauront répondre aux besoins les plus courants.

Trello – pour les petites équipes

Trello est un gestionnaire de tâches en ligne basé sur la méthode Kanban : une forme de juste à temps par étiquette. Le concept est très simple : vous créez un « Board », une vue qui regroupe des colonnes correspondant à chaque projet, et y associez des « Cards », des éléments projet. Chaque « Card » peut facilement évoluer d’une colonne à l’autre et vous pouvez y attacher une liste de tâches avec une date butoir, un document ou encore un commentaire. Vous assignez une « Card » à un membre de votre équipe par un simple glissé-déposé et pouvez recevoir une notification email dès que l’activité est achevée.

Trello permet de mieux organiser son travail et convient bien aux petites structures qui gèrent des projets relativement simples et similaires. Petits bémols cependant, l’outil est disponible uniquement en anglais et il est difficile de visualiser clairement l’avancée d’un projet, surtout si celui-ci se déroule sur une période longue.

La version gratuite propose un nombre de « Boards » et de « Cards » illimités, la version payante vous offres quelques fonctionnalités mineures supplémentaires.

Planzone – le plus complet

Planzone est un logiciel de gestion de projet collaboratif qui vise à simplifier la planification de projets complexes en favorisant les échanges et le travail d’équipe. Chaque élément du projet (Wiki, Tâches, Discussions, Documents…) dispose d’une vue dédiée sous forme de listes mais peuvent tous être attachés les uns aux autres. Vous allez par exemple pouvoir créer vos listes de tâches, les assigner à des collaborateurs et associer un document ou un commentaire que vous pouvez notifier par email. L’évolution de votre projet peut être suivie sur un diagramme de Gantt et vous pouvez retrouver tous vos éléments projet sur une vue calendrier. Le logiciel va encore plus loin en proposant un planning d’équipe permettant à chaque membre de renseigner le travail passé sur une activité : pratique pour les managers qui peuvent ainsi évaluer la charge de travail de leurs collaborateurs.

Planzone est un outil qui présente un large panel de fonctionnalités plutôt bien organisées ; même si l’interface mériterait un léger rafraîchissement. Il paraît idéal pour des projets à moyen et long terme où la planification est essentielle pour atteindre son objectif.

Planzone propose une période d’essai de 14 jours et le premier niveau payant démarre à 9,90€/mois.

Wimi – plus orienté gestion documentaire

Wimi s’apparente plutôt à un outil de partage de fichiers qu’à un logiciel de gestion de projet pur mais possède tout de même des notions de bases intéressantes, notamment pour l’aspect collaboratif. Côté document, Wimi vous offre toutes les fonctionnalités indispensables : drag-and-drop, édition en ligne, ajout de commentaires ou import depuis plusieurs applications reconnues comme Dropbox ou Google Drive. Côté projet, vous pouvez créer et assigner des tâches et les visualiser sous forme de liste ou vue calendrier. Les collaborateurs peuvent aussi renseigner le nombre jours passés à travailler sur une tâche.

Wimi s’avère être une bonne alternative à Dropbox avec en plus des fonctionnalités de gestion de projet, relativement limitées si l’on compare à d’autres, mais suffisantes pour commencer à mieux gérer son activité. Il est à noter que c’est un outil français, donc non soumis au Patriot Act (important pour la confidentialité des données documentaires).

Il est possible de tester Wimi gratuitement pendant 30 jours et l’abonnement commence à 19,90€/mois.

Wunderlist – pour les projets personnels

Wunderlist est un système de to-do list qui compte déjà plus de 6 millions d’utilisateurs à travers le monde. L’outil est d’une simplicité enfantine. Une fois connecté à votre Wunderlist, vous n’avez qu’à créer différentes tâches et les associer à la liste de votre choix (par défaut : courses, cadeaux, films à regarder…). Chaque tâche peut ensuite être complétée par d’autres éléments : des sous-tâches, une date d’échéance et de rappel, un fichier ou encore un commentaire. Vous allez ensuite pouvoir partager vos listes avec vos amis, les assigner à une tâche ou lancer des discussions. Des applications sont disponibles pour vous permettre de consulter et mettre à jour vos listes sur votre smartphone et tablette.

Wunderlist est bien adapté à la gestion de la vie quotidienne ; c’est un peu la version numérique du post-it avec une touche collaborative.

Le modèle 100% gratuit vous permet de créer un nombre illimité de listes mais les autres fonctionnalités sont plutôt restreintes (3 imports de fichiers par jours maximum). Vous pouvez néanmoins souscrire aux packs Pro ou Entreprise qui démarrent à 4,49€/mois et bénéficier de toutes les options en illimitées.

Basecamp – le plus connu

On ne présente plus Basecamp : leader mondial de la gestion de projet. Une place acquise depuis plus de 15 ans grâce à un outil complet et simple d’utilisation. Basecamp allie habilement gestion de tâches et travail collaboratif. Créez votre projet sur Basecamp et invitez-y vos collaborateurs en leur attribuant un rôle défini. Vous allez ensuite pouvoir lancer des discussions, ajouter des documents, créer des listes de tâches, des événements ou des notes. Comme chez Planzone, tous les éléments peuvent être interconnectés. Pas de planning chez Basecamp mais une vue calendrier où vous retrouverez tous vos éléments projets datés. Petit plus : L’équipe Basecamp vous préconfigure un exemple de projet pour vous guider dans votre première utilisation.

Basecamp vous propose une période de test de 60 jours, amplement suffisante au vue de la facilité de compréhension de l’outil. On peut qualifier Basecamp comme étant une solution très complète même s’il manque les outils de planification. La clarté de l’interface permet d’engranger une quantité importante de contenus et de s’y retrouver facilement bien qu’elle soit uniquement en anglais. Côté prix, comptez $20/mois (environ 15€) pour 10 projets et 3 Go de stockage – utilisateurs illimités.

Récapitulatif des fonctionnalités principales :

Article rédigé par Clara Guénand, Responsable Marketing chez Planzone

Et vous, quel outil ou logiciel martech utilisez-vous pour la gestion de votre projet? Racontez-nous!

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