Le premier pas

Cette signature a été pour nous un petit défi technique, rien de transcendant quant aux technologies utilisées ; mais il a tout de même fallu imaginer un système entier répondant au besoin d’avoir des signatures uniformes, sans action de la part de l’utilisateur, et synchronisées avec les données de notre site.

Le problème principal est de trouver un moyen pour agir sur les mails de chacun de manière automatique. Cela ne peut se faire qu’en javascript. Il nous faudra changer des informations après le chargement du DOM de Gmail. Effectivement, nous utilisons Gmail pour nos mails 1min30, ce qui est donc un problème en moins, car un seul client mail à gérer.

Insérer un script dans chaque signature n’aurait pas fonctionné, car il aurait fallu appeler une ressource externe au domaine. De plus cela aurait été complexe pour des utilisateurs non initiés, même s’agissant d’un simple copier-coller.

La meilleure solution et la plus simple pour chaque utilisateur a été de créer une extension Google Chrome. Google Chrome est largement utilisé chez 1min30 et il présente un avantage non négligeable : la possibilité de pousser des mises à jour sans intervention des utilisateurs.

Nous avons le moyen, javascript + extension google chrome. Maintenant il nous faut trouver le moyen d’aller chercher des données depuis notre site.

La connexion

Deux solutions pour réaliser cela : l’API proposé par wordpress, ou bien une fonction php qui va générer un fichier xml de tous les utilisateurs, contenant les informations dont nous avons besoin. N’étant pas familiarisés avec la première solution, nous retenons la seconde qui a l’avantage d’être plus flexible (nous pourrons récupérer n’importe quoi sans dépendre d’une API).

La question de la sécurité de nos données a été évoquée, mais le fichier xml ne reprend que des informations déjà présentes dans le site de manière visible : informations de contact, agence de rattachement et articles. Nous avons donc décidé de ne pas instaurer d’accès sécurisé à ce fichier.

Nous avons donc créé une fonction php qui va, grâce aux hooks, se lancer quand un utilisateur est mis à jour ou bien quand un article est publié. Cette fonction va, avec une simple boucle, récupérer les données de tous les utilisateurs et, grâce à une autre boucle implantée dans la première, obtenir les 3 derniers articles publiés par l’utilisateur. Ainsi nous obtenons un fichier structuré qui contient les informations de chacun, mises à jour dès qu’une modification est apportée.

Le casse-tête Gmail

La seconde partie réside dans l’extension google chrome qui va, grâce à l’url, détecter si nous nous trouvons sur gmail et ensuite aller chercher en php le fichier xml présent sur le site d’1min30. Comme Gmail présente une structure assez particulière, nous avons dû chercher un endroit stable où nous allons récupérer l’adresse mail de la personne pour la comparer à notre fichier. Quand l’utilisateur est trouvé, nous récupérons les informations pour ensuite les insérer dans la signature de chaque nouveau mail. Là encore, il a fallu ruser pour trouver un moyen de détecter la signature. Ggmail ne possède pas de hook et donc nous n’avons pas d’événement déclencheur pour détecter si un nouveau message est créé.

Notre première démarche a été de tenter de détecter si un utilisateur clique sur le bouton « nouveau message », alors nous appliquons notre script. Mais cela ne fonctionne pas car gmail prend en mémoire un message déjà ouvert et donc si la page est rechargée avec un message ouvert, l’utilisateur ne recliquera pas sur le bouton en question. Bien sûr nous aurions pu passer outre grâce au paramètre d’url mais cette difficulté couplée à d’autres, nous a fait opter pour un second choix : le setinterval. Comme son nom l’indique, il permet à intervalles réguliers de lancer une fonction. Celle-ci va regarder dans le nouveau message s’il existe une balise qui représente la signature, et finalement la remplacer par notre signature.

Le dernier problème rencontré est l’historique des messages. En effet, il est présent dans la même balise que la signature et contient l’ensemble des signatures présentes dans l’échange de mail. Ainsi, dans notre première version, toutes les signatures étaient  remplacées dans l’historique, ce qui n’était pas vraiment l’idéal. Une fois ce problème écarté, nous avons pu lancer notre extension google chrome !

Le futur

L’autre aspect de cette extension google chrome c’est qu’elle nous ouvre une porte sur l’ordinateur de chaque collaborateur, ce qui s’avère très pratique pour ajouter des fonctionnalités, comme des liens brandés dans les mails, des réponses automatiques, des notifications sur des tâches importantes à réaliser, etc. Le champ des possibles est infini et ne se limite pas à gmail ! Le but premier reste d’aider notre équipe dans ses tâches quotidiennes. L’installation de cet outil reste sur la base du volontariat, car imposer un outil ne s’est jamais révélé bénéfique.

Cet outil devait d’abord être utilisé en interne, mais plus nous avançons et plus nous envisageons de le proposer à nos clients, car rien ne semble exister de similaire, à savoir une signature mail synchronisée avec un site WordPress. Et cela peut s’avérer très pratique si une société a un grand nombre de collaborateurs !

Si vous aussi vous souhaitez disposer d’une signature automatique, bien mise en forme et reliée en permanence à votre site, n’hésitez pas à nous contacter. 

La signature mail est trop souvent utilisé à mauvais escient dans les entreprises. C’est un élément  mis en place une fois avec un modèle unique pour les employés et qui n’apporte que peu de valeur ajoutée.

La signature un outil marketing indispensable

Dans le domaine d’une communication commerciale, tous les jours vous envoyez des mails à vos prospects, clients… Votre signature de mail est un élément fondamental car c’est le reflet de votre marque, entreprise. C’est souvent un des premiers éléments de votre marque avec lequel sont confrontés vos prospects. La signature fait partie de votre expérience de marque. Elle est aussi importante que votre site internet ou que votre logo. C’est un élément essentiel car votre signature de mail joue plusieurs rôles :

• C’est une carte de visite
• Un aide mémoire pour vos clients pour retrouver des informations sur votre entreprise (votre nom, prénom, numéro de téléphone, site internet…)
• C’est aussi une invitation à découvrir votre entreprise et notamment votre site internet.

La signature mail de votre entreprise en dit beaucoup sur vous, il faut que celle-ci marque vos prospects et vos clients. Si celle-ci est attractive, vos prospects auront envie d’aller voir votre site internet et d’aller plus loin dans l’expérience de marque et pourquoi pas, continuer à échanger avec vous et vous rencontrer. Pour vous aider, l’outil gratuit de création de signature de HubSpot vous permet de créer facilement vos signatures !

La nouvelle signature 1min30

Jusqu’il y a une semaine notre signature mail était assez classique.

Elle reprenait les informations de chacun des collaborateurs de l’entreprise et n’apportait pas de réelle valeur ajoutée pour nos prospects clients. Il pouvait s’avérer aussi que chacun ait un modèle différent de signature, il n’y avait pas forcément d’uniformisation de l’ensemble des signatures de l’entreprise, ce qui peut donner une mauvaise vision aux clients car des signatures professionnelles pas harmonisées, cela reflète un manque de cohérence au sein de l’entreprise et une expérience de marque incohérente.

Afin de remédier à cela nous avons décidé de créer une nouvelle signature de mail automatisée pour l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise.

Cela a permis plusieurs choses : une uniformisation de l’ensemble des mails de nos collaborateurs et ainsi une cohérence dans l’expérience de marque pour les prospects. Peu importe avec qui vous êtes en relation dans l’entreprise du stagiaire, au patron en passant par le développeur vous aurez une adresse mail identique, et ainsi une cohérence entre l’ensemble des collaborateurs.

En plus, de proposer une uniformisation des emails ce nouvel email dynamique permet de montrer le savoir-faire de l’entreprise en terme d’expérience utilisateur et de savoir-faire technologique ! Pour une agence spécialisée en digital il est important pour 1min30 de montrer que nous savons faire des choses innovantes, même dans nos signatures mails.

Pour finir la nouvelle signature 1min30 permet de montrer l’expertise de chacun des collaborateurs grâce à la remontée des derniers articles de blogs ! C’est un élément fondamental car vous pouvez aussi intéresser vos prospects avec vos articles de blogs ou encore susciter l’intérêt de vos clients actuels en exposant des problématiques auxquels ils sont confrontés et ainsi leur vendre de nouvelles choses.

La signature mail est donc un outil indispensable pour votre entreprise, car comme nous l’avons montré dans cet article, il permet à vos prospects de se faire une opinion sur votre marque et leur donner envie d’aller plus loin dans l’univers de votre marque.

Montrer votre expertise même dans votre mail

La nouvelle adresse mail 1min30, permet de placer le collaborateur en tant qu’expert grâce à la remontée des articles !

En plus d’être jolie, de montrer les compétences techniques, la signature mail permet de booster la croissance de vos articles et de vous positionner comme un expert dans votre domaine.

Cette signature se place comme un véritable outil dans la stratégie d’Inbound Marketing de l’agence, en effet, elle permet de trouver un nouveau canal de diffusion des articles en plus de notre blog, les réseaux sociaux et de notre newsletter.

Comme vous le savez nous ne finissons jamais un article sans Call-to-action, la nouvelle signature mail 1min30 permet d’inciter les clients/prospects à l’action en les invitant soit à prendre un rendez-vous, consulter la présentation de notre agence ou encore d’aller plus loin en lisant les derniers articles de l’auteur du mail. Nous avons donc grâce à cette signature poussé le Call-to-action jusque dans nos mails 😉

Pourquoi devriez-vous mettre en place une signature optimisée ?

Comme vous le savez, chez 1min30 nous nous appliquons à nous-même ce que nous vendons à nos clients. Après une première semaine de test avec cette nouvelle signature nous avons déjà des retours positifs !

Les clients réagissent à nos articles et déclarent qu’ils trouvent la démarche novatrice et très intéressante !

La signature mail est donc un véritable enjeu pour l’entreprise, si vous l’optimisez, vous pourrez ainsi trouver un nouveau canal afin de diffuser vos articles, vous toucherez des personnes que vous n’auriez sûrement pas pu toucher autrement avec vos articles.

Une signature mail optimisée permet donc plusieurs choses :

• Obtenir une signature optimisée pour l’ensemble de vos collaborateurs et ainsi une expérience client unifiée
• Un nouveau canal de diffusion pour vos articles de blogs
• Une manière originale d’engager vos clients/prospects grâce à votre signature dynamique
• Donner une vision novatrice à votre entreprise

Votre signature est un élément fondamental à ne pas négliger, pour votre entreprise car vos clients jugent également votre entreprise à votre signature qui est un des premiers éléments de contact pour les prospects notamment lors de campagnes d’emailing, ou encore lors d’un envoi d’email de prospection.

Si cet article vous a plu, nous vous invitons à découvrir notre agence de Brand Marketing et à télécharger notre livre blanc « Placez la Communication au cœur de votre Stratégie d’Acquisition »