Comment faciliter l’adoption d’un logiciel de gestion de projet à ses équipes ?
Vous souhaitez optimiser l’organisation de travail de votre entreprise en utilisant un outil numérique qui permet une meilleure gestion du temps et d’organisation de travail. Pour cela, vous avez investi dans un logiciel de gestion de projet que vous désirez que l’ensemble de vos collaborateurs utilise. Seulement, l’adoption du nouvel outil de gestion de projet ne se passe pas comme vous l’avez espéré. Que faut-il faire ? Il s’agit d’une situation récurrente chez les entreprises qui se numérisent, en particulier celles dont les équipes ne sont pas familières avec les plateformes numériques. Nous vous montrons comment vous y prendre pour faciliter l’adoption de ce type d’outil à vos équipes d’entreprise.
Les solutions aux freins à l’utilisation d’un logiciel de gestion de projets
L’adoption d’un nouvel outil numérique, aussi efficace et indispensable soit-il, ne se passe pas toujours comme nous l’espérons. En cas de mauvaise approbation du système de gestion de projet, il convient de connaître avant tout les raisons pour lesquelles son intégration n’est pas réussie.
Il existe principalement 4 raisons qui peuvent faire obstacle à l’utilisation d’un nouveau logiciel de gestion de projet.
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Les employés ne s’engagent que très peu face au changement
Les employés n’adhèrent pas toujours facilement au changement. Cela peut s’expliquer par 2 principales raisons : soit, ils ne sont pas convaincus de l’utilité de l’outil en question, soit ils pensent que vous avez opté pour le mauvais logiciel.
Pour y remédier, il convient de leur expliquer quels sont les véritables avantages à l’utilisation d’un tel outil, ou les avantages du type de logiciel choisi par rapport aux d’autres. Pour rappel, un logiciel de gestion de projet permet de :
- Bénéficier d’une meilleure organisation. Une plateforme d’organisation vous aide à mettre en place et structurer les jalons pour le mener à terme.
- Bien répartir les tâches. En effet, pour assurer la réussite d’un projet, il est important de bien répartir les charges de travail. C’est ainsi que vous pourrez gagner à la fois du temps et en productivité.
- Mieux communiquer avec vos équipes. Sans communication, la réussite d’un projet n’est jamais assurée. Le logiciel de gestion de projet est une plateforme qui vous permet de partager des documents, mais aussi de discuter avec l’ensemble de vos équipes pour mieux avancer dans le projet.
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Le manque d’informations concernant le logiciel et le besoin de formation
La digitalisation d’entreprise n’est pas toujours simple à appréhender, surtout pour une entreprise qui n’a jamais eu recours à des solutions digitales auparavant. Par conséquent, il est judicieux de donner toutes les informations nécessaires à ses équipes pour utiliser ce type d’outil. Mieux encore, proposer une formation à ses employés sur l’utilisation du logiciel est un investissement indispensable.
Certaines solutions en ligne pour la gestion de projet sont livrées avec un programme de formation par des fournisseurs. Il s’agit d’une solution intéressante pour aider vos équipes à prendre en main votre nouvel outil. Les programmes d’implémentation offerts par les fournisseurs de logiciel sont particulièrement intéressants pour initier les équipes à l’utilisation de l’outil. Cependant, si votre équipe est déjà habituée aux solutions digitales, il vous suffit de suivre le niveau de formation nécessaire et juste effectuer un suivi.
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Sous-estimer le logiciel en le considérant comme un simple outil parmi tant d’autres
Le marché numérique propose de nos jours des outils sur tout et n’importe quoi. De ce fait, pour les entreprises qui se sont déjà lancées dans l’utilisation de différents outils numériques, l’adoption d’un énième logiciel peut ne présenter que très peu d’intérêt. De plus, l’outil qui est censé optimiser leur organisation pourrait même montrer l’effet inverse en raison du grand nombre de logiciels utilisés par les employés.
Pour y remédier, il faut faire en sorte d’intégrer le logiciel aux outils déjà existants dans l’entreprise. D’ailleurs, les logiciels de gestion les plus réputés proposent cette fonctionnalité. Ils peuvent s’associer facilement avec les autres outils déjà présents dans l’environnement de travail de l’entreprise.
Un autre moyen d’optimiser les outils utilisés c’est aussi d’utiliser une suite de logiciels, ou des logiciels qui font partie de la même famille. Les solutions tout-en-un sont plus simples à prendre en main et plus faciles à intégrer au sein d’une organisation.
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Les solutions les plus simples ne sont pas toujours les meilleures
Certaines entreprises sont conscientes de la nécessité d’un logiciel de gestion de projet au sein de leur organisation. Cependant, l’outil de gestion de projet qu’elles utilisent n’est pas adapté à leur besoin. En particulier s’il s’agit d’un outil gratuit avec des fonctionnalités limitées, ce qui pourrait rendre les tâches plus difficiles au lieu d’aider les équipes. En effet, le plus important n’est pas l’utilisation de l’outil, mais le fait que celui-ci optimise le travail effectué.
Comme solution, il est impératif de miser sur un outil personnalisable et qui répond parfaitement aux différents besoins des équipes d’entreprise. De plus, la possibilité de personnaliser les fonctionnalités facilite davantage l’adoption de cet outil. Donc, même s’il faudra payer, un bon outil apporte beaucoup plus de bénéfices qu’un outil gratuit mais très limité.
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