Comment organiser un webinar de A à Z

Vous connaissez mal les webinars et vous n’avez pas pris le temps de vous renseigner plus jusqu’à maintenant ? Erreur ! Car si cet outil est encore peu utilisé, il peut vous permettre d’optimiser d’augmenter considérablement votre base de prospects et l’attachement à votre marque. Vous vous demandez comment ? Lisez cet article, j’y détaille tous les secrets du webinar. De quoi vous convaincre de vous lancer dans cette aventure !

Le webinar : Kesako

Parlons peu, parlons bien : je dois avant toute chose vous expliquer ce qu’est un webinar ! En fait c’est très simple ! Il s’agit de la contraction des mots « web » et « seminar ». Autrement dit : c’est un séminaire (ou une conférence, un atelier…) organisé par votre entreprise, diffusé uniquement sur le web. Vous n’accueillez donc pas un chat dans vos locaux : vos intervenants interagissent via leur ordinateur, en direct avec leur audience.

Pourquoi vous lancer dans un webinar ?

Si vous n’aviez pas encore compris mes nombreuses allusions, sachez que cet outil à des avantages incontestables ! Je vous en cite quelques-uns :

• Vos prospects n’ont pas à se déplacer. Ça signifie moins de coûts logistiques et de perte de temps : ils seront donc plus enclins à participer. En plus, vous pouvez même espérer accueillir des participants venus des quatre coins du monde ! Organiser un webinar, c’est donc augmenter sensiblement votre audience par défaut.

• Le webinar facilite les échanges avec votre audience. C’est sûr, vous avez déjà vécu ce moment : vous venez de poser une question, et voilà que toute l’audience se retourne pour vous écouter. Cool ! Sauf que vous n’êtes pas vraiment à l’aise à l’oral… Note à vous-même : réfléchir à deux fois avant de poser une autre question… Grâce au webinar, vos prospects n’auront pas à se soucier de ce problème ! Ils pourront interagir bien au chaud derrière leur écran, via un système de chat ou de commentaires. Pratique ! En plus, le fait d’interagir en direct avec eux créera de la proximité : c’est un premier pas vers la fidélisation !

• Et comment parler des avantages sans mentionner le replay ? En publiant la vidéo de votre webinar sur Youtube ou votre site, votre communauté pourra y avoir accès et la partager même après sa diffusion ! Un webinar a donc une durée de vie illimitée. Et plus votre contenu sera partagé, plus votre audience sera susceptible de grimper au prochain webinar !

Petite astuce : pourquoi ne pas y associer un lien vers votre site ou des articles complémentaires? Cette pratique est relativement courante. Elle permet d’une part de vous faire connaître sur le web, mais aussi de vous assurer un trafic ciblé vers des pages clés de votre site. Prenez exemple sur l’entreprise Melbourne SEO Services.

Extrait d’un webinar de Melbourne SEO Services

Concrètement : les bonnes pratiques

Organiser un bon webinar, ça ne s’improvise pas. Pour ne pas passer à côté des points essentiels, voici un récap’ des bonnes pratiques.

Parlez-en !

Pour attirer des prospects qualifiés lors de votre webinar, ne lésinez pas sur sa promotion ! Qu’il s’agisse de votre tout premier ou de votre 51^ème, il faut avant tout informer votre communauté, et susciter son intérêt quant au sujet que vous allez aborder. Réseaux sociaux, site internet…mettez toutes les chances de votre côté !

Pensez aussi à créer des articles associés à votre webinar : date et heure, problématique(s) que vous allez traiter, intervenant(s), durée … ? Ce sont autant d’informations dont vos prospects auront besoin pour se décider d’assister ou non à votre webinar.

Et pour quantifier votre audience, vous pouvez d’ores et déjà mettre en place un système d’inscriptions : vous saurez exactement combien de participants attendre, et s’il vous faut accentuer votre communication de proximité !

Le site Kompass a très bien compris ces principes :

Extrait d’un article de blog de Kompass

Ici, on a accès à toutes les informations essentielles : sujet, intervenants, date et heure et durée… Pas mal !

Optimisez votre présentation

Ce n’est pas parce que c’est sur le web que vous devez négliger la préparation de votre webinar ! Jetez un œil à celui-ci :

Avouons-le : avec un webinar de ce type, c’est loin d’être gagné !

Imaginez-vous passer 1h21 de votre temps à regarder cette interface pas vraiment attrayante (qui ne varie pas), et à écouter cet orateur qui n’est visiblement pas très au point avec son texte (hésitations, retours en arrière…). Et pas la peine de s’attarder sur la présence de l’enregistreur, et du son pas vraiment clair…

 Pour éviter d’en arriver là, plusieurs conditions sont nécessaires :

• Investissez dans du matériel de professionnel (caméras, micros…). Vous offrirez ainsi une bien meilleure expérience à vos auditeurs, qui seront moins susceptibles de décrocher.
• Soignez votre présentation (si vous êtes vous-même filmé) et votre discours (maîtrisez bien votre sujet). Alternez les images et les supports, faites des blagues, soyez sympathique pour vos auditeurs… Bref, faites tout pour qu’ils souhaitent en savoir plus sur vous et vos produits : ne vous cantonnez pas à réciter un texte.

Maîtrisez la durée de votre webinar

Pour ne pas lasser vos internautes, fixez-vous une durée maximum à ne pas dépasser. La bonne pratique est de compter entre 30 min et une heure.  Je ne vous apprends rien : un téléphone qui sonne, une urgence client, un collègue qui vient blaguer avec vous et ça y est, vous décrochez. Et bien c’est pareil pour vos prospects ! En plus, ils auront beaucoup moins de scrupules à quitter votre webinar que s’il s’agissait d’une conférence classique.

N’oubliez pas le reporting !

Organiser un webinar, c’est bien, mais assurer son suivi, c’est mieux ! A la fin de votre webinar, n’oubliez pas de collecter les informations de reporting : temps passé par chacun des prospects, interactions, réponses aux questions, etc… Ça vous permettra notamment d’analyser ceux qui sont susceptibles d’être plus intéressés par votre marque, et qu’il faudra relancer en priorité. Bref, le webinar est aussi un excellent outil de pré-qualification de vos prospects !

Et concernant le budget ?

Aux grands maux, les grands remèdes : l’organisation d’un bon webinar peut facilement monter jusqu’à  plusieurs centaines ou milliers d’euros. Comptez donc quasiment le même budget que pour l’organisation d’un évènement traditionnel. Mais si la plupart des webinars sont proposés gratuitement, vous pouvez aussi faire payer l’entrée au vôtre, de façon à rentabiliser votre investissement. Cependant on ne vous garantit pas que vous aurez la même audience…

Sinon, sachez que vous disposez d’alternatives beaucoup moins coûteuses :

• La plateforme « Youtube Live » vous permet aussi de partager vos vidéos à moindre coût. Vous pouvez y créer une « chaîne », dédiée à vos différents webinars. L’entreprise VivoTek utilise par exemple cet outil.

Extrait de la chaîne Youtube de VivoTek

• Intégré à Google+, « Google Hangouts » vous servira aussi dans l’organisation de votre webinar : vous pouvez modifier et partager en direct des documents avec votre audience, et faire des vidéos à plusieurs.

 Mais pour une meilleure qualité, je vous conseille de faire appel à des plateformes payantes telles que WebinarJam, et d’en organiser aussi souvent que possible pour rentabiliser l’investissement.

En plus, ces webinars finiront par refléter votre identité de marque : vous serez reconnus pour votre expertise et instaurerez des rendez-vous avec votre audience. Ce qui veut dire plus de chances de solliciter le bouche-à-oreilles et d’obtenir de plus en plus d’audience ! Sans parler du fait qu’interagir avec vos cibles permettra de vous rapprocher de votre communauté, et de stimuler l’attachement à votre marque. Bref, c’est cher, mais ça en vaut la peine ! L’entreprise Kompass l’a bien compris, et organise régulièrement des webinars. Elle a même créé un onglet dédié sur son site internet !

Extrait du blog de Kompass

Le mot de la fin

Organiser un webinar est donc tout bénéfice, aussi bien pour vous (visibilité web, fidélisation, trafic ciblé…) que pour vos prospects (gain de temps et d’argent, se former gratuitement en écoutant des experts…). En bref, c’est donc tout aussi efficace qu’un séminaire classique (même plus), les contraintes en moins ! Que demander de plus ?

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