Comment organiser une semaine de 20 webinaires en 3 semaines ?

La période de confinement, que nous venons de vivre a été propice pour travailler sur les sujets de fond. 

Chez 1min30, cela a été l’occasion de lancer une semaine de 20 webinaires avec plus de 15 intervenants afin de promouvoir notre nouvelle méthodologie : l’Acquisition Strategy Design.

Attendez… 20 webinaires en 3 semaines, mission impossible ? 

Et bien non :), avec un peu d’organisation c’est faisable. Je vous raconte les coulisses de cette folle semaine de lancement dans cet article.

1ère étape : trouver des intervenants / partenaires pour organiser l’événement

La première chose à faire lorsque vous organisez un événement de cette ampleur est de trouver des partenaires.

Des personnes qui ont une légitimité sur le sujet que vous souhaitez aborder afin de les inviter et qu’elles vous aident à promouvoir l’événement.

Pour l’Acquisition Strategy Design Week, nous avons invité les plus grands experts du marketing, de la communication et de la vente à participer à l’événement en tant que speaker.

Comment trouver des intervenants ?

La première source d’intervenants que vous pouvez intégrer dans vos webinaires, sont vos collaborateurs, ils ont une connaissance et un savoir-faire qu’il est intéressant de partager pour créer le contenus de vos webinaires.

En tant qu’entreprise, vous avez sûrement des personnes dans votre réseau qui sont experts dans votre domaine, n’hésitez pas à les contacter.

Vous pouvez également contacter vos clients pour intervenir et partager leur retour d’expérience. C’est toujours valorisant pour vos clients de partager leurs réussites et montrer comment ils ont pu atteindre leurs objectifs grâce à votre solution. Cela leur permet également de mettre en avant leur produit/service.

2ème étape : promouvoir l’événement

Une fois que vous avez établi le programme pour votre webinaire et que vous avez trouvé vos partenaires, il est temps de promouvoir votre événement.

Il existe plusieurs leviers pour promouvoir votre événement, voici une liste non-exhaustive et leurs impacts sur les inscriptions.

Par ailleurs, pensez à mettre un tracking sur l’ensemble de vos canaux d’acquisition afin de pouvoir suivre en continu, les leviers qui performent le mieux et pouvoir axer vos efforts sur ceux-ci.

Le mailing

C’est aujourd’hui le levier le plus efficace pour communiquer sur un événement.

Il ne faut pas hésiter à faire de nombreux mailings pour promouvoir votre événement. Idéalement, essayez de créer une histoire dans votre e-mail qui permet d’avoir un fil conducteur et de mettre en avant les différentes thématiques que vous allez aborder dans vos webinaires.

Votre site internet

Votre site internet est le second levier d’acquisition pour ce type d’événement, il vous suffit de mettre un bandeau/pop-in sur votre site pour inciter vos visiteurs à s’inscrire à votre événement.

Avec un trafic de 300 000 visiteurs par mois, le site 1min30, a été le deuxième levier le plus efficace pour les inscriptions de l’Acquisition Strategy Design Week.

Les réseaux sociaux (paid et owned)

Si vous bénéficiez d’une grande communauté sur les réseaux sociaux, profitez-en et promouvez en naturel votre événement via ces médias.

Si vous n’avez pas de communauté sur les réseaux sociaux pas de panique, vous pouvez toujours mettre en place des stratégies de paid sur ces médias pour trouver de nouveaux prospects. Il est en revanche important de bien tracker vos actions, et de mesurer l’efficacité de vos campagnes pour être sur que celles-ci sont efficaces.

Les partenaires

Vos partenaires sont primordiaux pour la réussite de votre événement. Ils vous permettent d’accroître la visibilité de votre événement et ainsi de toucher une plus large audience.

Si vous décidez de faire appel à des partenaires pour promouvoir votre événement, il est important de leur préparer des éléments pour communiquer :

• mailing type ;

• bannières pour les réseaux sociaux ;

• landing page.

Par ailleurs, si vous n’arrivez pas à trouver de partenaires qui soient prêts à communiquer sur votre événement. Vous pouvez trouver des partenaires payants pour le promouvoir.

Il est facile de trouver des partenaires avec des mailing lists qui peuvent communiquer dessus si vous avez un peu de budget à y allouer.

3ème étape : préparer les outils de présentation et les appâts

Cette étape est sans aucun doute la plus longue. Lorsque vous préparez ce type d’événement, il est important de préparer vos outils pour les présentations ainsi que vos appâts.

À noter que le webinaire est un exercice compliqué quand vous n’êtes pas habitué.

Faites des tests et préparez bien vos supports de communication en amont de l’événement.

Il est important de bien préparer ce que vous allez dire et n’oubliez pas les appâts et les offres.

4ème étape : analyser les retombées

Il est primordial de bien définir en amont les objectifs que vous désirez atteindre sur ce type d’événements.

Que ce soit des objectifs de participation, de vente ou encore de notoriété, il est important de définir ces éléments en amont afin de pouvoir bien les tracker et les analyser a posteriori.

Par exemple pour l’Acquisition Strategy Design Week, nous avions un objectif de notoriété de la méthodologie afin de la faire connaître au plus grand nombre.

Les metrics que nous avons suivies et qui ont été un véritable succès sont les suivantes :

• nombre de participants à l’événement : plus de 8 000 ;
• nombre de téléchargements des ressources liées à l’Acquisition Strategy Design : plus de 5 000 ;
• de nombreux messages sur les réseaux sociaux et quelques ventes de l’Acquisition Strategy Design Memory pack ;
• et de nombreuses pré-commandes du livre Acquisition Strategy Design qui sortira en septembre 2020.

Pour clôturer cet article, il faut aussi une solide équipe pour vous épauler. C’est la raison pour laquelle je tenais à remercier tous nos partenaires qui ont permis de contribuer au succès de cet événement, ainsi qu’Antoine Générau pour la réalisation des slides et Gabriel Dabi-Schwebel pour l’animation des 20 webinaires.

Si cet article vous a plu, nous vous invitons à découvrir notre méthodologie l’Acquisition Strategy Design, à télécharger les premières pages de la méthode « Acquisition Strategy Design : le guide ultime pour construire pas à pas son plan d’acquisition »  et à consulter notre agence inbound marketing.