11 idées pour promouvoir votre évènement sur le web

Si le web est un formidable moyen de communication, il ne doit pas vous priver de rencontrer physiquement vos prospects et clients. Créer des passerelles entre webmarketing et « vie réelle » est un aspect important pour une entreprise, à plus d’un titre ! Je vous propose de voir pourquoi dans cet article, puis d’étudier comment promouvoir un évènement physique sur le web, de son organisation en amont aux actions de communication à mener en aval.

Pourquoi créer des passerelles entre web et « vie réelle »

Vous avez tout à gagner à créer des passerelles entre le web et la « vie réelle ». Dans un sens comme dans l’autre, ça sera bénéfique pour votre entreprise car :

• Un évènement physique relayé sur le web a plus de visibilité et améliore votre notoriété. En parlant de votre évènement sur le web, vous pourrez recruter un public plus important… et pourquoi pas des intervenants !

• En invitant vos communautés web à assister à votre évènement, vous humanisez la relation et renforcez les liens avec vos prospects « virtuels »

• En assumant une communication web autour de l’évènement (par exemple en prévenant les personnes présentes le jour J que des vidéos de l’évènement seront restransmise sur votre chaîne Youtube, etc), vous faites connaitre à vos prospects et clients « in real life » vos dispositifs webmarketing. Si ce n’est pas déjà fait, ça leur donnera sans doute envie de se rapprocher de vous sur le web. A partir de là, vous pourrez maintenir plus facilement le contact avec eux, et augmenter du même coup la taille de vos communautés.

Je vous recommande donc de toujours mener autour d’un évènement un certain nombre d’actions webmarketing, avant, pendant et après ! Voici la liste des 11 actions indispensables à réaliser :

Avant le jour J

1. Créez une landing page

2. Réalisez un emailing

3. Parlez de votre évènement sur les réseaux sociaux

4. Ajoutez des appels à l’action sur votre site

5. Trouvez des amabassadeurs

6. Publiez des contenus autour de l’évènement

7. Faites du teasing

Le jour J

8. Faites du live

Après l’évènement

9. Publiez la documentation utilisée lors de l’évènement

10. Proposez un résumé de l’évènement

11. Récoltez et diffusez des témoignages.

On va voir chacune de ces actions de façon détaillée !

Avant l’évènement

1. Créez une landing page pour votre évènement

La première chose à faire est de trouver un support web pour y promouvoir votre évènement. En fonction de votre budget, de la nature de l’évènement, du type de public convié, etc, plusieurs supports peuvent être envisagés. Par exemple :

Une page dédiée sur votre site

Il s’agit tout simplement d’ajouter à votre site une page qui permettra d’accueillir les infos relatives à votre évènement, voire de s’y inscrire via un formulaire en ligne. Cette option est bien indiquée si vous êtes le seul ou le principal organisateur de l’évènement, qu’il est en lien direct avec votre activité professionnelle, et que ce sont principalement vos prospects ou clients qui sont susceptibles de s’y inscrire.

Dans le cas où vous projetez d’organiser des évènements de façon régulière, il peut être intéressant d’ajouter à votre menu de site web une entrée « Evènements » (ou « Conférences », « Séminaires », etc). Vous aurez alors :

• une page qui listera les différents évènements organisés par votre entreprise sur l’année (un peu comme une page de blog qui liste les différents articles que vous y publiez)
• une landing page par évènement, pour accéder en détails aux infos concernant un évènement spécifique.

Ex : le site Rimini propose une entrée « Events » qui permet d’accéder à un listing des évènements 

Si vous organisez de très nombreux évènements, pensez en outre à proposer aux internautes un moteur de recherche pour qu’ils puissent trouver facilement ceux qui les intéressent. Idéalement, le moteur proposera une recherche par date, thème et lieu.

Ex : le moteur de recherche d’évènements de Rimini

Un site évènementiel

Le site évènementiel est un site indépendant de celui de votre entreprise. Il est entièrement consacré à l’évènement que vous souhaitez promouvoir. Cette option est parfaite pour les évènements d’envergure pour lesquels :

• vous n’êtes pas le seul organisateur
• vous avez beaucoup d’informations à relayer
• de très nombreux participants sont attendus.

Pensez à traduire le site en plusieurs langues si l’évènement en question s’adresse à un public international !

Ex : le site évènementiel créé autour de l’évènement « Human to human » qui aura lieu fin mars 2015

Grâce à ses nombreuses rubriques, un tel site offre des informations très creusées autour d’un évènement. Les bonnes pratiques sont de :

• catégoriser les infos par profil de public visé (prospects, presse, partenaires éventuels…) pour une meilleure expérience utilisateur
• intégrer un blog au site évènementiel afin d’améliorer sa visibilité sur le web et de tenir les internautes au courant des dernières actus se rapportant à l’évènement.

Pour les évènements récurrents, le même site peut être ré-utilisé et actualisé d’année en année (cf. rubrique « former editions » dans le visuel ci-dessus). Cette pratique permet :

• aux internautes, de retrouver les informations et témoignages sur les sessions précédentes d’un évènements
• aux organisateurs de l’évènement, d’avoir un site bien fourni en contenus, et donc potentiellement mieux référencé.

Une page créée via un service en ligne

Autre option : passer par un service en ligne spécialisé dans la création de « pages d’évènement ». Comment ça marche ? Le principe est simple : vous remplissez un formulaire qui vous questionne sur les éléments-clés de l’évènement (date, lieu, coût, etc) . Une page reprenant toutes ces informations est ensuite génèrée automatiquement sur une plateforme en ligne. Les internautes peuvent également s’inscrire directement en ligne à votre évènement depuis la plateforme.

De nombreux services de ce type existent sur le web : Eventbrite, Weezeevent…

Ex : une page évènement créé sur Eventbrite par Ulule, compagnie de Crowdfunding

Les principaux avantages de cette solution sont :

• la facilité de prise en main (vous pouvez tout faire vous-même en quelques clics)
• la possibilité de promouvoir l’évènement auprès de la communauté qui utilise elle aussi cet outil en ligne.

 Les inconvénients majeurs :

• le faible degré de personnalisation permis
• la taxe que peuvent prendre certaines plateformes en ligne (les outils sont généralement gratuits pour les évènements gratuits, mais prélèvent souvent un pourcentage du prix des billets + une commission pour les évènements payants).

 Mettre en valeur l’évènement sur le web

Dans tous les cas, il vous faudra mettre en valeur votre évènement pour donner envie à vos cibles d’y participer. Pour n’oublier aucune info cruciale, je vous recommande de rédiger votre brief en suivant la méthodologie QQOQCCP, c’est-à-dire :

• Qui ? Qui organise l’évènement, qui y est convié, qui va intervenir (citez le nom des speakers)

• Quoi ?  De quel évènement s’agit-il, que va-t-il s’y passer, quelles problématiques vont être abordées

• Où ? Où l’évènement a-t-il lieu et comment s’y rendre (pensez à intégrer un plan Google Maps !)

• Quand ? Quand l’évènement a-t-il lieu (dates et horaires de préférence)

• Comment ? Comment participer à l’évènement (renvoyez idéalement vers un formulaire d’inscription en ligne) et comment les choses vont se dérouler (vous pouvez donner par exemple un programme de la journée)

• Combien ? Combien de personnes sont attendues et combien ça coûte

• Pourquoi ? Pourquoi venir et pourquoi vous organisez cet évènement.

Pour aider vos cibles à se projeter et leur donner envie de participer, vous pouvez inclure entre autres :

• des photos (des évènements précédents, ou bien si c’est une première : des photos du lieu, des intervenants, de l’équipe d’animation, etc).
• un mini-film de présentation de l’évènement.

N’hésitez pas également à miser sur un design personnalisé et original, c’est toujours un atout !

Exemple : le site évènementiel très personnalisé de Michel & Augustin

2. Réalisez un emailing

Maintenant que vous avez une page web vers laquelle renvoyer, vous pouvez promouvoir votre évènement par le biais d’un emailing envoyé auprès de vos prospects et clients. Pour plus d’efficacité, votre base de contact devra bien entendu être segmentée afin de viser les personnes potentiellement intéressées par l’évènement (inutiles de spammer ceux dont vous savez pertinemment qu’ils ne viendront pas).

Quant aux achats de bases de contact pour emailing, il faut prendre le temps d’y réfléchir : elles sont parfois très chères, et le ROI n’est pas forcément au rendez-vous. Eh oui, aucune garantie ne prouve que la base vendue est toujours à jour. Par ailleurs, la plupart des mails non sollicités passent dans les spams…

3. Parlez-en sur les réseaux sociaux

Les réseaux sociaux vous permettront également de donner de la visibilité à votre évènement et de recruter des participants. Il vous faudra choisir ceux qui le sont le plus pertinents en fonction de la nature de l’évènement et du public convié (plutôt Linkedin et Viadeo pour des cibles B2B, principalement Facebook et Google+ pour des cibles B2C, Twitter pour les 2). On va voir comment faire connaître votre évènement sur chacun des réseaux sociaux que je viens de citer.

Si vous pouvez bien entendu vous contenter de publier un message sur vos profils de réseaux sociaux pour faire connaître votre évènement, des fonctionnalités spécifiques existent sur la plupart d’entre eux pour vous aider à le promouvoir.

Sur Linkedin

Linkedin offrait auparavant une appli spécifique qui permettait de créer et gérer un évènement en ligne. Celle-ci n’existe plus, mais vous pouvez toujours :

• partager un lien renvoyant vers votre évènement depuis la page d’accueil de Linkedin (n’oubliez pas de choisir si vous souhaitez que ce lien soit vu par votre réseau seulement ou par tous les utilisateurs)
• faire un peu de pub pour votre évènement en en parlant dans des groupes Linkedin qui correspondent à sa thématique.

Sur la page accueil de Linkedin, vous pouvez partager des infos concernant votre évènement

Sur Viadeo

Contrairement à Linkedin, Viadeo a gardé des fonctionnalités dédiées à la promotion d’évènements (uniquement pour les comptes Premium). Pour y accéder, connectez-vous à votre profil, puis :

• cliquez sur « Participer » > « Evènements »

• sélectionnez  « Publier un évènement ».

L’outil vous guidera ensuite jusqu’à la publication de votre évènement en ligne. Grâce à cette fonctionnalité :

• votre évènement apparaîtra dans la liste des évènements proposés sur Viadeo
• les membres de Viadeo pourront en un clic s’y inscrire et y participer
• vous obtiendrez des infos détaillées sur les personnes qui se sont inscrites à votre évènement (possibilité de consulter leur profil Viadeo).

Exemple d’évènement promu sur Viadeo

Sur Facebook

Vous pouvez soit créer une page Facebook dédiée à l’évènement (idéal pour les évènements récurrents), soit créer un évènement qui sera publié sur votre page Facebook d’entreprise. Pour la deuxième option, il vous faut suivre les étapes suivantes :

• connectez-vous sur votre page d’entreprise

• à l’endroit où vous partagez généralement vos actus, cliquez sur « Evènement/Moment-clé »

sélectionnez « Evènement »

renseignez les infos demandées et n’oubliez pas de préciser le ciblage souhaité.

Notez par ailleurs que depuis l’été 2014, Facebook offre la possibilité de faire de la pub en ligne (payante) autour d’un évènement. Si cette option vous intéresse, direction l’interface de pub de Facebook. Dans les objectifs proposés, cliquez sur « avoir plus de participants à votre évènement » et laissez-vous guider !

Interface de gestion des pub Facebook

Dernière chose à savoir : si vous avez décidé de passer par une plateforme en ligne pour votre évènement, une option permet généralement de relayer l’évènement créé sur Facebook. Pensez à consulter la FAQ pour savoir comment ! Voici par exemple les étapes à suivre sur Eventbrite.

Sur Twitter

Voyons maintenant comment ça se passe sur Twitter. Pour promouvoir votre évènement, il vous suffit de publier régulièrement des tweets renvoyant à  la page web sur laquelle vous donnez les détails de l’évènement en question. Pour plus d’efficacité dans la démarche, pensez à  :

• inclure systématiquement des photos à  vos tweets

• créer un hashtag UNIQUE et spécifique à votre évènement (par exemple : #NomDeMonEvenement). Pour vérifier que votre hashtag n’est pas déjà  utilisé, faites une recherche dans la barre de recherche Twitter en tapant celui que vous envisagez. Si rien ne sort, c’est good pour vous !

• ajouter le hashtag #event en plus de celui que vous aurez inventé, pour que la nature de votre tweet soit tout de suite identifiable.

Promotion d’un évènement sur Twitter

Le hashtag dédié à  votre évènement pourra être repris par les internautes. Pour qu’ils le mémorisent bien, martelez-le sur tous vos supports de communication on et offline : site web, brochures, réseaux sociaux, emailing, tracts papier, tickets d’entrée, badges, banderoles, etc.

A noter : si l’évènement est d’envergure (beaucoup de participants potentiels et de communication autour de lui), il vaut mieux lui créer un compte Twitter spécifique pour éviter de spammer votre compte corporate.

4. Ajoutez des appels à l’action sur votre site web

Chaque jour, des internautes se rendent sur votre site web, mais ont-ils connaissance de votre prochain évènement pour autant ? Pas sûr ! Pour le leur faire découvrir, pensez à inclure des call to action (CTA) sur les pages les plus consultées de votre site (généralement la home et le blog). Vous pourrez ainsi renvoyer vos visiteurs vers la page web où l’évènement est présenté en détails. Une fois votre évènement terminé, il faut bien entendu actualiser les CTA de votre site, soit en les supprimant, soit en remplaçant le nom de l’évènement passé par celui à venir.

La notion de CTA est ici à prendre au sens large : ça peut être un traditionnel bouton d’actions, une bannière, un pop up qui propose de s’inscrire à l’évènement, etc.

Ex : A droite de ce blog d’entreprise, un encadré permet de promouvoir un évènement

 Quand on clique sur l’image à droite (ci-dessus), on atterrit sur le site évènementiel dédié

5. Trouvez des ambassadeurs

C’est bien connu, les personnes influentes font vendre (George Clooney dans la pub Nespresso, ça vous dit quelque chose ?). Opter pour le marketing d’influence est donc tout indiqué pour faire connaître votre évènement au plus grand nombre et susciter des inscriptions… en tout cas s’il s’agit d’un « big event » (a priori, les influenceurs ne seront pas intéressés pour promouvoir votre petit-déj mensuel qui réunit dix personnes. Oui, même s’il y a des croissants chauds !)

Pour que ça marche, il faut prendre le temps de repérer sur internet des bloggueurs et internautes qui ont des communautés actives, de taille importante, et sont potentiellement intéressées par vos thématiques. Ensuite, il « suffit » de contacter ces personnes et :

• de leur proposer de se rendre à votre évènement (s’il est payant, offrez-leur la place, vous aurez plus de succès…)
• de leur demander s’ils accepteraient d’en parler à leurs communautés.

Un conseil : prenez-vous y bien en amont, ces démarches peuvent prendre du temps !

6. Publiez des contenus autour de l’évènement

Plus vous publiez de contenus autour de votre évènement, plus les internautes auront des chances d’entendre parler de lui. Les contenus vous permettront en plus d’animer vos réseaux sociaux ou le blog de votre site évènementiel si vous en avez un. Ils sont donc indispensables !

Pas la peine de chercher bien loin pour savoir quels contenus publier : vous pouvez reprendre le modèle QQOQCCP et rédiger des articles approfondis autour de ces thématiques. Par exemple :

• Pour la question Qui, vous pouvez écrire chaque semaine une présentation des personnes qui interviendront lors de l’évènement, sous forme de mini-biographies
• Pour la question Quoi, reprenez le programme des interventions, et écrivez pour chacune d’elle une série d’articles expliquant pourquoi cette thématique a été retenue, comment elle va être abordée, les différents points de vue des experts sur le sujet, etc. Vous pouvez aussi expliquer les différents « formats » d’animations retenues : conférences, questions/réponses, exercice pratique…
• Pour la question Où, proposez des photos ou courtes vidéos du lieu retenu pour l’évènement, un itinéraire détaillé, des articles sur l’histoire du lieu ou de la région où vous louez…
• Pour la question Quand, il n’y a pas 3 milliards de choses à dire, mais vous pouvez quand même rédiger quelques contenus en expliquant comment le temps sera réparti lors de l’évènement, de quels temps libres les participants bénéficieront, avec quelles activités ils pourront l’occuper…
• Pour la question Comment, expliquez les différentes modalités d’inscription, tous les détails pratiques, et comment devenir partenaire ou intervenir lors de votre évènement
• Pour la question Combien, vous pouvez écrire des contenus expliquant la répartition des coûts de l’évènement (location d’une salle + frais de traiteurs etc) et tenir à jour un compteur du nombre de participants en postant un petit message de remerciements à chaque fois qu’un seuil fatidique est atteint (par ex : les 25 premiers incrits, puis les 50  et 100 premiers, et ainsi de suite)
• Pour la question Pourquoi, je suis sûre que vous avez plein d’arguments pour convaincre vos cibles de venir à votre évènement ! Reprenez chacun d’eux un par un et rédigez un petit article dessus. Vous pouvez également demander à des personnes ayant déjà assisté à des évènements organisés par votre entreprise de témoigner et de dire ce qu’ils ont apprécié.

Avec toutes ces idées, vous devriez facilement pouvoir faire de l’animation autour de votre évènement et éviter l’angoisse de la page blanche !

7. Faites du teasing

Une dernière bonne idée à tester avant l’évènement, c’est de faire du teasing, à diffuser un peu partout sur le web.

La clé d’un teasing réussi est de susciter la curiosité du public ainsi que des émotions positives. Vous pouvez vous inspirer des campagnes de pub des grandes marques, diffusées généralement avant le lancement d’un produit. Je vous rassure : vous n’avez pas forcément besoin de très gros moyens pour les « copier ». Voici quelques idées tout à fait accessibles en termes de budget :

• Créer de courtes vidéos avec des interviews des organisateurs de l’évènement qui en disent suffisamment pour chauffer les internautes mais pas assez pour conserver un peu de suspense
• Publier des messages du type « le 11 mai à midi, on vous réserve une surprise… »
• Diffuser des visuels intrigants, par exemple un billet de train pour le lieu où aura lieu votre évènement avec écrit « On vous y attend le 11 mai à midi »
• Proposer des petits jeux interactifs (devinettes, rébus) qui révèlent quelques infos autour de votre évènement sans dévoiler tout le programme
• Mettre un compte-à-rebours sur votre site
• etc

Exemple de teasing proposé par Apple

Pendant l’évènement

8. Faites du live

Pendant l’évènement, votre principale mission est de faire du live ! La tache demande un peu d’organisation car il faut bien gérer votre timing et penser à mettre en place les éléments qui vous permettront de faire du live. Pensez notamment à :

• équiper votre salle de conférence de caméras pour filmer les interventions (pour ceux qui préfèrent filmer via leur tel mobile, des applis telles que Live Stream, Vine, Telly… peuvent être utiles)
• nommer expressément quelques personnes qui seront chargées de tweeter les phrases-clés en temps réel
• désigner une personne en charge de prendre des photos et de les diffuser au fil de l’eau sur les réseaux sociaux.

Ca permet aux personnes qui n’ont pas pu assister physiquement à votre évènement de savoir ce qui s’y passe et de le suivre à distance.

Exemple de Tweet « live » 

Après l’évènement

9. Publiez la documentation

On pourrait croire qu’après l’évènement, le boulot est fini. Il n’en est rien ! Maintenant que l’évènement est passé, vous pouvez publier sur internet toute la documentation qui a été utilisée au cours de ce dernier :

• les présentations Powerpoint seront judicieusement chargées sur Slideshare puis partagées sur le web
• les conférences filmées seront acessibles en ligne sur Youtube ou Vimeo et diffusées sur votre site et les réseaux sociaux
• les documents distribués peuvent être proposés en téléchargement sur votre site
• etc.

Cette série d’actions permettra :

• aux personnes qui n’ont pas pu assister à l’évènement, de bénéficier malgré tout des enseignements qui y ont été dispensés
• aux autres, de se faire une idée de la qualité de votre évènement. L’objectif est bien sûr de convaincre les personnes qui étaient hésitantes à s’inscrire à votre prochain évènement !

10. Proposez un résumé de l’évènement

Il s’est sans doute passé plein de choses géniales au cours de votre évènement… Pour « donner à voir » aux absents ses temps forts, je vous recommande grandement d’en proposer un résumé « après-coup ». Ce peut être un simple article de blog, qui revient sur les meilleurs moments, remercie les participants, le tout émaillé de photos et vidéos sympas en complément.

Pour plus de modernité, vous pouvez sinon opter pour un résumé réalisé via Storify. Cette appli très simple à manier vous permet de collecter sur le web tout ce qui s’est dit autour de votre évènement et de le compiler quelle qu’en soit la forme (messages publiés sur les réseaux sociaux, images, vidéos, etc). Testé et approuvé !

Un aperçu de l’interface Storify

11. Récoltez et diffusez des témoignages

La dernière étape est de récolter des témoignages des participants à votre évènement et de les diffuser sur le web. Pour y parvenir, c’est très simple : vous pouvez tout simplement envoyer un mail à l’ensemble des participants à votre évènement en leur demandant s’ils accepteraient :

• de vous dire ce qu’ils en ont pensé
• que leur réponse soit reprise sur votre site.

Ces témoignages auront une grande valeur, car :

• ils vous permettront de savoir ce qui a plu ou non, et donc de vous améliorer
• les témoignages positifs que vous publierez au vu de tous seront la preuve tangible que les évènements organisés par votre entreprise sont un succès. Vous améliorerez donc votre crédibilité et votre notoriété !

Un dernier conseil pour la fin ?

Si vous avez suivi ces 11 étapes, bravo ! Votre évènement a certainement fait le buzz et accueilli plus de prospects que vous ne l’espériez. La douzième étape ? C’est de vous accorder un repos bien mérité… après avoir fait le point sur les choses à optimiser pour votre prochain évènement. Mais prenez le temps de respirer : le plus gros est derrière vous !

 Et vous, organisez-vous des évènements physiques ? Avez-vous pensé à les promouvoir  sur le web ? Comment vous y prenez-vous ? Toute l’équipe d’Alesiacom se tient à votre disposition pour vous aider à faire de votre évènement le lieu où tout le monde veut être ! Contactez-nous pour une demande de devis 🙂

Photo crédit : TECH cocktail San Diego 1

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