L’entreprise évolue dans un monde complexe. Différents facteurs influencent son organisation. Il n’est plus suffisant de considérer seulement les fonctionnements internes pour un développement durable et rentable. Intégrer les éléments externes caractérisés par l’interaction de l’entreprise avec son monde extérieur est aussi important. La coordination de ses activités pour converger vers un objectif commun requiert de l’expérience et du professionnalisme. Les paragraphes suivants développeront avec précision l’importance de l’organisation dans une entreprise.
Chaque entreprise possède sa propre structure organisationnelle la différenciant de ses concurrents. Cette structure est conçue à partir des objectifs et des exigences fixés par le personnel dirigeant. Il s’agit du système hiérarchique sur lequel se fonde la division interne des fonctions existantes dans l’entreprise. Dans cette vision simplifiée, toutes les responsabilités sont clairement exposées. Les différentes unités d’action sont reliées suivant un système de réseau défini et selon la complémentarité des compétences. Cette structure organisationnelle est capitale dans la gestion des ressources humaines. Elle permet de déterminer la position et la fonction de chaque employé au sein du groupe. Chaque individu connaît sa mission, sa responsabilité et les tâches qui lui sont assignées.
La structure organisationnelle représente la cartographie globale des services de l’entreprise. Elle sert d’outil d’orientation pour les nouvelles recrues et leur fait connaître leurs responsabilités. Grâce à cette structure, l’entreprise évite de perdre du temps à expliquer le rôle de chaque employé. La connaissance du cadre hiérarchique par le corps du personnel lui permet d’acquérir une certaine autonomie. Elle donne une idée du parcours éventuel pour faire carrière et gravir les échelons dans l’entreprise.
De nombreux statuts d’employés existent au sein de l’organisation des ressources humaines. On distingue le personnel permanent, les stagiaires, les prestataires de service, les employés qui viennent d’intégrer l’entreprise, et ceux qui vont partir à la retraite. Une bonne gestion des employés permet de gérer les absences d’une manière professionnelle et efficace. En cas de maladies, de décès, de départ à la retraite ou d’autres motifs spéciaux, les employés absents doivent avoir une note visée par le dirigeant et être remplacés afin de ne pas handicaper le fonctionnement des activités.
L’organisation est essentielle dans la gestion de l’entreprise, notamment au niveau de la gestion financière. En pratique, les fonds de roulement et les capitaux d’une entreprise proviennent de différentes sources, aussi bien des banques que de l’investissement de plusieurs actionnaires. Ces placements financiers engagés sur un long terme permettent à l’entreprise de fonctionner et de réaliser son exploitation courante. Une entreprise organisée effectue un suivi fréquent de toutes les opérations menées sur les ventes et les achats. Il assure une maîtrise des risques financiers portant sur tous les facteurs susceptibles d’influencer sa productivité et son chiffre d’affaires.
Si des prêts sont alloués, cela signifie que des intérêts de production sont attendus par ses propriétaires. Par ailleurs, l’entreprise a pour but de percevoir des bénéfices. Ses résultats sont distribués entre les investisseurs financiers de l’entreprise. Autrement dit, l’entreprise est un moyen pour les bailleurs de fonds de s’enrichir. En étant bien organisée, l’entreprise réduit ses risques de déficit ou de tomber à la faillite. La maîtrise de la gestion des risques permet d’augmenter son capital et ses ressources financières. Les bailleurs de fonds sont plus motivés à pérenniser leurs collaborations avec la compagnie.
Une entreprise organisée fait augmenter la satisfaction de ses collaborateurs. Pour cela, la culture de l’entreprise doit être correctement établie. Les valeurs, les principes et les objectifs de l’entreprise sont préalablement et clairement communiqués par le leader. Chaque employé connaît sa responsabilité et cela réduit largement les risques de conflits. Un esprit de collaboration, d’entraide et de soutien conduit à la création d’un environnement sain et dépourvu de tensions. Même les critiques ou remarques émises sont constructives dans le but d’apporter un impact positif et une amélioration des compétences. Grâce à une meilleure expérience collaborateur, les employés diffuseront une bonne image de l’entreprise tant en interne qu’en externe. L’opinion des futurs collaborateurs à propos de la marque employeur est positive. Il s’agit d’une stratégie de marketing interne destinée à attirer de nouveaux talents. Les futurs employés auront déjà anticipé une collaboration à long terme avec l’entreprise.
Cette promotion de la marque employeur s’étend jusque dans son e-réputation au niveau des médias et des réseaux sociaux. Le marketing relationnel permet à l’entreprise de gagner en renommée et en crédibilité. L’entreprise n’aura pas besoin d’investir dans des missions de prospection ou de recrutement de nouveaux collaborateurs. Le dépôt de candidatures des talents cibles se fera automatiquement, même spontanément à travers le site web de l’entreprise.
Une entreprise organisée inspire la confiance aux clients. L’interaction de l’entreprise tant au niveau personnel qu’au niveau des prestations est de haute qualité. Les requêtes des clients sont toutes prises en compte grâce aux moyens de contact mis à leur disposition. Elles sont traitées rapidement et d’une manière efficace. La création des centres d’appels, des boîtes à idées, des espaces clients, des messageries web parmi tant d’autres témoigne d’une volonté à écouter les clients. L’organisation de l’entreprise dans ses prestations est capitale. C’est le critère ultime de jugement des clients pour savoir si l’entreprise est fiable. Les clients s’attendent à ce que leurs achats soient conformes et adaptés à leurs besoins. Ils demandent à ce que la livraison ne subisse aucun retard ni une annulation au dernier moment. Les actions d’une entreprise organisée conduisent à une satisfaction client élevée.
L’organisation de l’entreprise permet de diagnostiquer les forces et les faiblesses dans sa structure organisationnelle. Des indicateurs de performance pourront fournir des données pertinentes sur son développement. Grâce à l’analyse effectuée sur la gestion de personnel, l’entreprise peut apporter une amélioration de compétences. Les offres de formation ou des systèmes de coaching peuvent être données dans les services en nécessité. Concernant sa réputation, l’entreprise peut analyser les taux de visiteurs de son site web, le nombre d’embauches dans une période donnée, le taux de turnover. Afin de mesurer la satisfaction client, l’entreprise peut mesurer le taux de croissance annuel de son chiffre d’affaires. Elle peut aussi mesurer le taux de conversion des achats en ligne si elle possède un site web.
Finalement, l’harmonisation des activités d’une entreprise demande un sens de l’organisation de la part de ses dirigeants. Une claire répartition des tâches, une gestion efficace de ses ressources et une mise en place des stratégies de marketing relationnel interne et externe performantes sont essentielles à son succès.
Si cet article vous a plu, nous vous invitons à découvrir notre agence Conseil en Stratégie Digitale et à télécharger les premières pages de la méthode « Acquisition Strategy Design : le guide ultime pour construire pas à pas son plan d’Acquisition »