L’intelligence collective tire profit de la richesse du collectif pour réfléchir et solutionner des problématiques d’entreprise. Cette méthode nécessite l’utilisation d’outils spécifiques qui permettent de faciliter la collaboration. La qualité de l’animation impacte directement le succès de vos ateliers d’intelligence collective. De nombreux outils sont à votre disposition comme Miro, mais comment les utiliser ? Comment rendre leur utilisation efficace et dynamique ?
Avant le jour J, quelques préparations en amont seront nécessaires. Pensez à vérifier si les outils que vous utilisez sont accessibles par tous les participants. Si la création d’un compte est obligatoire, il peut être judicieux de demander aux participants de le créer d’avance pour ne pas perdre de temps le jour de l’atelier d’intelligence collective.
Les outils d’intelligence collective utilisent des templates ou boards pour faciliter l’interactivité. N’hésitez pas à les préparer et à organiser l’espace de travail en amont. Vérifiez également que vous maitrisez toutes les fonctionnalités de l’outil et entraînez-vous si besoin !
Pensez à détailler l’organisation de la journée, planifiez des tranches horaires précises avec l’activité correspondante. Cela vous permettra de savoir si vous êtes en avance ou en retard sur certaines activités et d’ajuster le rythme de l’atelier d’intelligence collective.
Vous pouvez envoyer le template ou le board aux participants la veille pour qu’ils puissent commencer à se familiariser avec l’outil. Ils pourront également découvrir les objectifs de l’atelier d’intelligence collective. Cachez certaines parties que vous souhaitez garder secrètes au besoin !
Nous vous conseillons de commencer l’atelier d’intelligence collective par un “icebreaker”, c’est-à-dire, un moment de convivialité et d’échange informel. Vous pouvez réaliser un tour de table pour savoir comment chacun se sent, quelle est son humeur du jour ou encore quelles sont ses attentes de l’atelier d’intelligence collective.
Ce moment permet de détendre l’atmosphère et de mettre en confiance les plus timides ou les plus réticents. Lorsque les participants ne se connaissent pas ou peu, il est judicieux de proposer des séquences qui permettent de se découvrir.
Profitez de ces moments pour familiariser vos participants à l’outil ! L’icebreaker peut se réaliser directement sur l’outil d’intelligence collective. Les participants apprendront ainsi à manipuler l’outil de façon ludique et non rébarbative.
Enfin avant de rentrer dans le vif du sujet, présentez clairement les objectifs de l’atelier d’intelligence collective et le déroulé de la journée aux participants.
A distance comme en présentiel, les outils d’intelligence collective seront vos alliés pour des ateliers dynamiques et réussis ! Les plateformes de travail collaboratif comme Miro, Mural ou encore Klaxoon sont assez intuitives et la prise en main rapide.
Miro propose des canvas prédéfinis qui vous permettront de structurer facilement votre espace de travail collaboratif. Selon les objectifs de votre atelier d’intelligence collective, choisissez les templates adaptés et agencez votre board de manière optimale !
En distanciel, couplez l’outil d’intelligence collective à un outil de visioconférence pour échanger oralement et créer plus d’interaction. Les outils comme Teams, Zoom ou encore Google Meet permettent aussi de prendre le lead en tant qu’animateur et de partager votre écran pour guider les participants ou restituer les séquences d’atelier.
Vous pouvez également échanger des liens en direct dans le chat, ce qui vous évitera l’envoi chronophage de mails aux participants. La fonction “breakout rooms” vous permet de diviser l’effectif en petits groupes pour certaines séquences de l’atelier d’intelligence collective.
D’autres outils interactifs de sondage ou de quizz en ligne comme Kahoot ou Quizlet permettent de dynamiser et rendre ludique votre animation !
Pour rendre vos ateliers dynamiques et ne pas ennuyer vos interlocuteurs, pensez à varier les séquences de l’atelier d’intelligence collective. Un atelier de travail collaboratif se déroule régulièrement sur une journée complète, la fatigue ou la lassitude peuvent se faire ressentir.
Un déroulé linéaire de votre atelier risque de dissiper les bénéfices de l’intelligence collective. Pour éviter cela, voici quelques conseils pour dynamiser votre atelier d’intelligence collective :
Alternez entre des étapes de divergence et convergence : l’intelligence collective se construit autour de ces étapes. Les moments de divergence permettent l’expression d’idées à foison et de libérer la créativité. Les moments de convergence permettent de trier et regrouper les idées et de faire des choix.
Diversifiez la taille des groupes : les travaux individuels ou en petits groupes (3-4) sont idéales pour les périodes de divergence et favorisent la libération de la parole. Les travaux en grands groupes permettent de mutualiser les idées et de synthétiser la réflexion collective.
Permutez entre séquences d’émotion et de production : les moments d’émotion comme l’icebreaker, les quizz, l’expression des points positifs et négatifs de l’atelier permettent de faire une pause intellectuelle et d’émettre son ressenti. Les moments de production, quant à eux, permettent d’avancer sur la problématique et d’atteindre l’objectif de la séance.
En tant qu’animateur de l’atelier vous devez prendre le rôle de facilitateur, vous coordonnez les activités et les participants et vous êtes maître du temps. Vous devez à la fois respecter le déroulé de la journée mais aussi vous adapter au groupe.
Une séquence peut être plus longue que prévue si cela est nécessaire à la bonne atteinte des objectifs. Sinon n’hésitez pas à passer à l’activité suivante. Donner des objectifs clairs et définis dès le début réduira les risques de retard.
Vous êtes le garant du respect des principes de l’intelligence collective, vous devez favoriser l’échange et la circulation des idées et donner confiance aux participants. Montrez vous ouvert et tolérant afin d’instaurer un climat positif.
Si des idées ne sont pas retenues, demandez au manager d’expliquer les raisons. Personne ne doit être brusqué au risque de freiner sa participation. Insufflez les principes de l’intelligence collective, le groupe doit sortir de sa zone de confort.
Repérez les moments creux où la motivation des participants redescend et n’hésitez pas à ajuster les séquences selon les réactions. Si un participant est en retrait ou semble abandonner, interpellez-le pour le réintégrer.
Soyez présent pour animer et coordonner l’atelier d’intelligence collective mais laissez de l’autonomie aux participants. Lors des travaux en petits groupes, ne vous immiscez pas sauf si les participants vous demandent de l’aide !
Vous pouvez conclure la journée de travail collaboratif avec une séquence émotion. Demandez aux participants leur ressenti sur la journée, ce qu’ils ont aimé, moins aimé, ce qu’ils retiennent, ce qu’ils ont appris, leurs points d’évolution…
Cela vous permettra également d’avoir un retour sur votre prestation d’animateur et d’apercevoir vos points d’amélioration pour votre prochain atelier d’intelligence collective.
Réorganisez l’espace de travail (suppression des redondances, mise en avant des points clés…) et concluez avec une synthèse du travail fourni durant l’atelier d’intelligence collective. Remerciez les participants pour leur apport et le temps consacré !
Maintenant construisez votre livrable ! Vous pouvez laisser aux participants l’accès aux boards et faire une exportation PDF du travail. N’hésitez pas à proposer une restitution plus synthétique et claire sur des supports externes : tableur, diaporama…
Cela permet une mise au propre des informations et une lecture plus fluide. Gardez uniquement les éléments clés et mettez en évidence la réflexion amenant à la solution.
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