Dans ce 38e épisode du podcast Les aventuriers de HubSpot, Gabriel Dabi-Schwebel et Rémi explorent un sujet aussi technique qu’essentiel pour les entreprises qui misent sur leur CRM : les conventions de nommage. Derrière ce terme apparemment austère se cache une discipline qui, une fois bien maîtrisée, transforme la gestion des données en un jeu d’organisation efficace et méthodique.
Adopter des conventions de nommage, c’est structurer l’ensemble des workflows, campagnes et rapports afin d’éviter le chaos et de garder une vision claire des activités en cours. Rémi explique que, comme en comptabilité, la rigueur dans les conventions de nommage apporte une discipline qui assure la pérennité et la lisibilité des données pour tous les collaborateurs.
« Quand on commence de zéro, il suffit de suivre la charte, mais pour une entreprise avec des milliers de workflows et d’objets CRM, il faut faire un reverse engineering rigoureux », précise Rémi.
Rémi recommande de classifier les workflows en fonction de leur durée de vie et de leur finalité. Certains workflows, comme ceux de nettoyage de données issues de partenaires, sont créés pour une tâche spécifique et sont supprimés dès leur achèvement. D’autres, orientés long terme, sont des rouages permanents des opérations CRM.
Le secret ? Attribuer des noms explicites incluant des indicateurs de durée (court, moyen, long terme) et d’unité de business (par exemple, “Boîte A”, “Boîte B”), afin que chaque utilisateur comprenne instantanément l’objectif et la temporalité de chaque workflow.
Pour les campagnes, la règle est similaire, mais avec une dimension supplémentaire : la segmentation des audiences et des objectifs. Rémi explique qu’il est crucial de différencier les campagnes d’acquisition, de rétention ou de fidélisation. Les événements ponctuels, comme des salons, requièrent également une convention distincte, car ils ne nécessitent pas de suivi à long terme.
Chaque campagne est également classée selon le canal utilisé (push, SMS, email, etc.) et le degré de complexité. Cette approche permet de retrouver facilement les éléments en fonction de leur nature et de leur cycle de vie.
Pour les rapports, une bonne convention de nommage aide à identifier rapidement s’il s’agit de rapports standards ou personnalisés, ces derniers étant souvent limités en nombre dans HubSpot. En catégorisant les rapports par leur temporalité (court, moyen, long terme) et en spécifiant l’équipe cible (ventes, marketing, support, etc.), les entreprises peuvent éviter les saturations et les confusions.
À noter que les conventions de nommage doivent être intégrées dans la description des rapports, sans encombrer le titre, pour préserver une interface visuelle claire dans le CRM.
Pour Rémi, la mise en place de ces conventions ne se fait pas du jour au lendemain. « La difficulté, c’est souvent de rééduquer l’équipe et d’intégrer ces bonnes pratiques, surtout lorsque l’on reprend un système déjà existant », explique-t-il. Une gouvernance stricte et une formation adaptée sont donc nécessaires pour éviter le retour au désordre initial.
Pour finir, Rémi nous rappelle que, bien que fastidieuses à première vue, ces conventions facilitent la gouvernance des données. « Une fois en place, c’est comme la comptabilité : ça devient une routine et ça améliore la gestion de l’entreprise », conclut-il.
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