Il est difficile de définir ce qui fait un « bon » chef de projet. Chaque organisation définit le rôle et le titre différemment. Pourtant, des gestionnaires de projets sont nécessaires dans presque toutes les industries. En tant que chef de projet, vous pouvez travailler au sein de petites ou de grandes équipes dont les tâches vont du budget au calendrier ou aussi des tâches concernant la partie opérationnelle.
Vous n’êtes peut-être même pas un « chef de projet » par titre, ou vous travaillez seul, mais vous êtes responsable de la gestion des projets de travail. Peu importe où vous vous trouvez, il y a des choses dont vous aurez besoin et que vous voudrez apprendre au fur et à mesure que vous vous lancerez dans la gestion de toutes ces choses. Vous êtes au bon endroit.
Vous trouverez ci-dessous une série de compétences à la fois générales et spécialisées dont tous les gestionnaires de projet ont besoin. Dans ce guide, nous partagerons des stratégie & conseils sur la planification de projet, la gestion de la portée et des attentes, et plus encore.
Il est universellement accepté que les bons chefs de projet sont de bons communicants, faciles à vivre, qui ne reculent pas à l’idée de communiquer avec leurs équipes et leurs clients. Cela signifie parler aux gens en personne d’une variété de sujets – à la fois faciles et difficiles par nature. Les gestionnaires de projet ne peuvent pas non plus se montrer timides lorsqu’il s’agit de garder la communication ouverte en tout temps, et doivent reconnaître le fait qu’une équipe entière pourrait ne pas communiquer de la même façon. C’est un fait : tout projet échouera sans une ligne de communication solide. Il est essentiel d’être clair, concis et honnête dans la coordination des projets.
Apprendre à connaître les gens avec qui vous travaillez et comprendre comment ils travaillent et communiquent, est important lorsqu’il s’agit de motiver une équipe et d’atteindre des échéances ou même des objectifs simples. Souvent, un Premier ministre doit être un caméléon de projet pour que cela se produise.
Concevoir un plan de communication pour votre équipe peut être utile, mais forcer une structure de communication ne fonctionnera pas toujours pour tout le monde. En tant que chef de projet, vous devez trouver comment communiquer avec les différents types de personnalités de votre équipe. Vous pouvez établir des attentes appropriées, mais si vous ignorez les préférences de votre équipe et que vous faites les choses à votre façon, vous trouverez plus d’obstacles à la réussite.
N’oubliez pas qu’il ne s’agit pas seulement de vous et de votre processus en tant que chef de projet. Il s’agit de travailler avec l’équipe pour créer une structure qui fonctionne pour tout le monde.
Vous pouvez vous demander pourquoi changer votre stratégie de communication d’un projet à l’autre ? Cette approche pourrait devenir déroutante pour vous. Pensez-y : si vous consacrez du temps et des efforts à mieux connaître votre équipe et à créer un plan avec elle, tout le monde y adhérera. En effet, ils communiqueront d’une manière qui les rendra à l’aise et livreront vos projets avec moins d’efforts, de confusion et de peur.
En tant que chef de projet, les réunions et les rapports hebdomadaires sur l’état d’avancement vous sont d’une valeur inestimable. Ils vous aident à suivre les prochaines étapes, les mesures à prendre et les risques liés au projet. Utilisez un rapport d’étape hebdomadaire pour rester transparent au sujet du budget, du processus et pour éviter les conversations embarrassantes sur le besoin de plus de temps ou d’argent pour terminer un projet.
Il est utile de se réunir régulièrement pour parler de ce qui se passe et de ce dont l’équipe est responsable à tout moment. Si vous travaillez avec des clients, il est bon de communiquer les détails du projet et de planifier les mises à jour par écrit sur une base hebdomadaire. Même en sautant au téléphone pour parler d’un rapport d’état d’avancement, aidera à renforcer les échéances du projet et à établir des rapports. Rappelez-vous, ce n’est jamais une mauvaise chose de décrocher le téléphone !
Que votre style de communication soit par courriel, téléphone, messagerie instantanée, courrier, pigeon voyageur – il est crucial que vous trouviez un moyen de faire connaître votre point de vue.
L’établissement et la gestion des attentes est l’une des tâches les plus difficiles pour un gestionnaire de projet. Au début d’un projet, il y a beaucoup d’inconnues. Cependant, au fur et à mesure que vous élaborez les principaux éléments livrables de la gestion de projet, comme la portée, les échéanciers et le plan de projet, vous pouvez établir des attentes claires avec votre équipe et vos clients.
Les attentes de chaque projet doivent être définies par un cahier des charges bien écrit. Si votre entreprise n’a pas de documentation pour sauvegarder une demande de projet spécifique, créez-la. Ce ne sera pas forcément un document fantaisiste et formel ! Mais un semblant de portée aidera à vous fournir, à vous et à votre équipe, des lignes directrices et des attentes quant à ce que l’équipe livrera.
C’est aussi une bonne pratique de s’asseoir avec votre équipe et vos clients au début d’un projet, pour examiner sa portée en même temps que son calendrier. Cela signifie que vous devez expliquer les niveaux d’effort liés aux tâches.
En ayant ce genre de conversation dès le début, vous tiendrez vos clients informés du niveau d’effort que votre équipe consacrera à tous les aspects du projet. Cela les maintiendra également engagés dans votre processus.
Entre les dates limites, vérifiez les documents à venir ou les jalons de livraison. Prenez le temps de discuter avec l’équipe de ce que chaque tâche implique. Les produits livrables changent-ils en fonction des travaux antérieurs ? Cela aura-t-il une incidence sur la portée et l’échéancier ?
Les check-in vous permettent de donner à l’équipe une rétroaction opportune, constructive et utile pour renforcer les livrables finaux. Rappelez-vous que lorsqu’il s’agit d’établir des attentes, il n’y a rien de mal à se répéter tant que votre répétition a du sens et est bien chronométrée !
Inévitablement, il y aura des moments dans n’importe quel projet où surgissent des idées, de nouvelles exigences et des questions qui vous viendront à l’esprit. Soyez prudent, chef de projet ! Si un client, un partenaire ou un membre de l’équipe vous aborde à ce sujet, il vaut mieux s’assurer que les idées correspondent aux exigences du projet. La documentation n’est pas toujours la ligne du bas, il est donc préférable d’être ouvert à toute idée ou conversation.
Sachez quand faire participer l’équipe pour aider à guider la conversation et le processus de prise de décision. Par exemple : le client demande-t-il quelque chose qui est spécifique à la conception ou au développement ? Si oui, faites appel aux personnes appropriées. Ils peuvent vous aider à répondre à la question, et peut-être même mieux que vous.
Reconnaissez que vous êtes le chef de projet – et non le chef de projet, le directeur de la conception et le consultant à la fois. Il s’agit plutôt d’être propriétaire de votre rôle et d’être honnête au sujet de votre expertise.
Un gestionnaire de projet ne devrait jamais répondre seul aux questions du projet, à moins qu’elles ne soient spécifiques au budget, à la portée et aux lignes directrices prédéterminées. Après tout, votre équipe est composée d’experts qui sont chargés de répondre aux questions relevant de leur domaine.
Idéalement, si vous ne connaissez pas la réponse et ne pouvez pas amener quelqu’un dans la salle à ce moment-là, prenez de bonnes notes et faites un suivi. Il n’y a rien de mal à faire le suivi d’une conversation au bon moment. C’est à ce moment-là que vous devenez un chef de projet à succès !
Vous n’êtes peut-être pas une meneuse de claque par nature, mais chaque projet a besoin d’un leader qui possède et soutient le processus. Un bon gestionnaire de projet appliquera le processus et gardera tous les membres de l’équipe synchronisés. Jongler avec le calendrier, les échéances et les livrables est essentiel, mais un gestionnaire de projet qui appuie également le processus, l’équipe et le client apporte une véritable valeur ajoutée à un projet.
Soyez celui qui dit : « Ouah, c’est vraiment bien. Bon travail ». Célébrez les victoires et encouragez l’équipe à faire de même. En même temps, n’ayez pas peur d’être celui qui dit : « Avez-vous pensé à X ? pour chercher le meilleur du projet et de votre équipe.
Les gestionnaires de projet qui réussissent comprennent tous les aspects du projet et anticipent les questions ou les préoccupations du client. Ce type de comportement ne soutient pas seulement votre équipe et votre projet, mais montre à toutes les personnes impliquées que vous êtes vraiment engagé, et pas seulement préoccupé par les bases de la gestion de projet.
Il ne fait aucun doute que la gestion de projet est l’un des cheminements de carrière les plus stimulants et les plus gratifiants que l’on puisse suivre. Un bon gestionnaire de projet peut aider une entreprise à clarifier ses objectifs, à rationaliser ses processus et à augmenter ses revenus. Il n’est pas surprenant que les chefs de projet soient très recherchés dans de nombreuses industries.
Mais peu importe où vous mettez vos compétences en gestion de projet, vous devez vous accrocher aux compétences de base qui vous rendront « bon ». Au cœur de tout cela, vous devez être très organisé et axé sur les processus, mais être une personne facile à vivre et adaptable qui aime les défis. Continuez à lire pour en apprendre davantage sur les leçons, les pratiques exemplaires et les conseils sur la façon d’être un gestionnaire de projet efficace.
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