Lorsque vous êtes chef de projet, il est important de bien vous organiser. Cela s’apprend et n’est pas toujours facile. Faute de quoi, vous risquez d’être rapidement submergé. Dans cet article, je vous propose 5 outils (avec les stratégie & conseils à prendre en compte) pour vous organiser et gagner en efficacité dans votre gestion de projet.
Trello est l’outil de gestion de projet idéal. Il se base sur le principe du post-it et du mur de tâches. Son point fort est l’aspect collaboratif. Il peut servir à de nombreux usages :
Trello est un outil clair et intuitif pour mener à bien un projet à plusieurs. Tous les intervenants voient le même tableau (correspondant à un projet) et sont notifiés immédiatement chaque fois qu’une tâche est ajoutée ou effectuée. Chacun peut commenter l’avancement, et l’on peut créer des sous-projets pour plus de clarté.
Moins connue que Trello, Asana permet de gérer son équipe . L’outil reprend les fonctionnalités de Trello (gestion de tâches, de projets et vision directe du calendrier avec les événements à venir) en y ajoutant certaines fonctions comme la possibilité de partager des fichiers entre collaborateurs, ou d’organiser des conversations à propos des projets en cours, y compris avec des « j’aime » similaires au réseau Facebook d’où viennent les deux fondateurs d’Asana.
Mais ce n’est pas un concurrent de Trello. Il le complète, grâce notamment à la gestion d’une « to do list » commune. Il permet de travailler selon la méthode Get things done, c’est-à-dire se répartir des tâches et les réaliser les unes après les autres.
L’usage de l’outil est gratuit jusqu’à 15 utilisateurs, ce qui est un gros avantage pour de jeunes structures.
Faire des reportings est essentiel pour tout chef de projet, que ce soit en interne ou pour les clients. Swydo est un outil idéal pour du reporting de campagnes Google ou Facebook par exemple. Il suffit de plugger vos comptes Adwords ou Facebook ads pour générer un reporting simple et efficace de vos campagnes.
Souvent, chacun prend ses notes dans son coin, et pour regrouper l’ensemble des notes d’un meeting, c’est le parcours du combattant ! Evernote permet une prise de notes commune. Dans un seul et même endroit, tous les participants à une réunion peuvent regrouper l’ensemble de leur notes. Cela facilite notamment la rédaction de comptes rendus de réunions.
Classiquement, la gestion de projets dans les entreprises se fait par mail. Cependant, lorsque vous êtes nombreux sur un projet, très vite le nombre de mails envoyés est tel qu’il devient impossible de les suivre. La simple organisation d’une sortie entre collègues se traduit généralement par une dizaine de mails, que personne ne lit. Ce qui entraîne une perte de temps pour tous.
Slack se veut un outil complet pour interagir entre collègues. Son gros atout est qu’il permet de communiquer avec les personnes en interne sans envoyer des centaines de mails. Grâce aux « channels » de discussion, vous pouvez intégrer toutes les personnes concernées par le projet et les actualiser. Ainsi chaque service de l’entreprise possède son « channel » pour communiquer avec son équipe.
Avec Slack, vous pouvez contacter n’importe quel membre de l’entreprise, du PDG au stagiaire, juste en tapant son pseudonyme de manière simple et rapide. C’en est fini des règles strictes du mail ou du téléphone en interne lorsque l’on s’adresse à un supérieur hiérarchique. Dans un seul et même endroit, vous partagez et modifiez vos fichiers Excel, Google Drive, Dropbox. En plus de faciliter les échanges entre les équipes, cela augmente la productivité globale et donc améliore la gestion des projets. Au lieu d’échanger des milliers de mails pour un projet, Slack vous permet de gérer vos projets en interne grâce à des channels plus humains et moins stricts.
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