4 conseils aux RH et aux recruteurs pour tirer profit de la RGPD
La RGPD a été mise en place le 25 mai 2018. L’arrivée de cette nouvelle législation sur la protection des données web oblige les entreprises à se conformer à de nouveaux standards. Toutefois cette législation impacte de nombreux métiers qui ne sont pas tous formés à la question du traitement des données, c’est le cas dans le secteur du recrutement et la fonction RH. Pour les RH et les recruteurs la RGPD a un impact important sur le manière de gérer leur recrutement.
Pour se mettre à jour avec la RGPD, voici des conseils pour tirer profit de cette nouvelle législation dans votre stratégie de recrutement et de gestion des candidatures.
La RGPD mise en place limite à 6 mois la conservation des données récoltées si le consentement n’est pas renouvelé.
Dans le recrutement cela signifie que le CV d’un candidat ayant postulé à votre offre ne pourra pas être conservé indéfiniment dans votre ATS. Au-delà les 6 mois, il faudra avoir un accord exprès du candidat pour conserver les informations plus longtemps.
Pour les entreprises possédant un ATS il sera possible de le configurer afin d’automatiser la tâche. Pour celles qui ne possède pas d’ATS leur permettant de faciliter la conformité à la RGPD, des alternatives existent (dans cet article nous vous livrons lesquelles)
Souvent dans les processus de recrutement, les CV sont transférés de mail en mail, enregistrés sur les différents postes de travail intervenant dans le recrutement.
Avec la RGPD cette pratique du recrutement devra être mise aux oubliettes. Effectivement, pour être certain de ne pas entrer en conflit avec le premier principe énoncé qui empêche la conservation des données plus de 6 mois, il faudra bien faire attention au traitement interne des données.
Les services RH devront former les collaborateurs afin que les CV ne s’échangent plus dans divers espaces de stockage pour ne pas risquer de conserver sans accord des candidatures sur certains ordinateurs. L’idéal si l’ATS ne le permet pas sera de mettre en place un espace de stockage unique consultable par les différents interlocuteurs concernés.
La mise en place de la RGPD dans le recrutement pourra permettre d’aborder différemment sa stratégie de recrutement. En effet, en étant obligé de renouveler les accords de conservation des données des candidats, cela pourra permettre d’avoir des mises à jour régulières sur la disponibilité des candidats et l’évolution de leur carrière.
En mettant en place un message adapté au renouvellement de l’accord de conservation des données, le service RH pourra alors bénéficier d’informations supplémentaires sur la disponibilité des candidats et les fonctions qui les intéressent.
Si en interne vous pouvez vous échanger les CV entre RH et opérationnels, il n’est pas rare aussi que des prestataires externes de recrutement ou des coopteurs vous fassent circuler des candidatures.
Dans ce cadre, la règle est la même et la vigilance est de mise. Vous ne devrez pas conserver la candidature dans votre boîte mail mais la transférer directement dans l’espace de stockage dédié que votre entreprise aura mis en place.
Votre partenaire de confiance de recrutement doit s’engager à avoir recueilli l’accord du candidat afin que vous soyez assuré de ne pas encourir de risque en utilisant les données transmises. Il sera plus difficile d’évaluer dans le cadre de candidatures poussées par email si le candidat est bien d’accord pour que ses données soient enregistrées dans votre société.
En plus de ces conseils, vous pouvez aussi travailler votre stratégie de marketing RH.
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