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L’audit Qualiopi peut être un moment stressant pour les organismes de formation, mais avec une bonne préparation, il est tout à fait possible d’aborder cette étape avec sérénité. L’objectif de cet audit est de vérifier la conformité de l’organisme au référentiel Qualiopi, basé sur sept critères, afin de garantir la qualité des prestations de formation. Dans cet article, nous vous proposons des conseils pratiques pour préparer efficacement votre audit et ainsi maximiser vos chances de réussite.
L’audit Qualiopi évalue la capacité de votre organisme de formation à répondre aux critères du référentiel national qualité. Cet audit peut être initial, si c’est la première fois que vous postulez pour la certification, ou de suivi, pour les organismes déjà certifiés.
L’auditeur va examiner les aspects suivants :
Conseil expert : Pour vous préparer sereinement, il est crucial de bien connaître le calendrier de l’audit et de définir des étapes de préparation claires avec des échéances réalistes.
Pour vous préparer à l’audit Qualiopi, il est important de structurer votre démarche à travers un plan de préparation détaillé. Voici les étapes à suivre pour ne rien laisser au hasard :
Désignez des personnes clés dans votre équipe pour superviser les différents aspects de la préparation. Il est recommandé de former une équipe projet, avec un référent qualité qui centralise les actions et supervise le respect des délais. Impliquer plusieurs personnes permet de répartir les responsabilités et d’éviter la surcharge d’une seule personne.
Passez en revue chaque critère du référentiel et vérifiez votre conformité. Faites un état des lieux pour savoir ce qui est déjà en place et ce qui nécessite d’être ajusté. Par exemple, pour le Critère 3 (adaptation des prestations de formation), vous devrez démontrer que vous avez pris en compte les besoins des bénéficiaires avant la mise en place des formations.
L’une des principales étapes de préparation est la collecte des documents qui serviront à démontrer votre conformité aux critères du référentiel. Voici une liste non exhaustive des documents à préparer :
Créez des check-lists pour chaque critère afin de ne pas oublier les documents ou les preuves nécessaires. Cela permet aussi de vérifier que tout est à jour.
Organisez des réunions de suivi avec votre équipe projet pour évaluer l’avancement des actions en cours et ajuster la préparation si nécessaire. Ces revues permettent également de corriger rapidement les éventuelles lacunes identifiées.
Une des meilleures méthodes pour aborder un audit Qualiopi avec sérénité est de réaliser une simulation. Cette technique permet de repérer les éventuels points de blocage et de préparer les équipes à l’interaction avec l’auditeur.
Pour la simulation, vous pouvez désigner une personne en interne ou faire appel à un consultant externe pour jouer le rôle de l’auditeur. Le but est de recréer les conditions réelles de l’audit en posant des questions similaires à celles que l’auditeur pourrait poser et en demandant la présentation des documents demandés.
L’auditeur pourra interroger les formateurs et le personnel administratif pour vérifier leur compréhension des processus internes et leur application des critères du référentiel. Il est donc essentiel de former vos équipes à répondre de manière claire et précise aux questions. Par exemple, vos formateurs doivent pouvoir expliquer comment ils évaluent les compétences des apprenants et comment ils utilisent les feedbacks pour améliorer leurs pratiques.
Conseil expert : Effectuez plusieurs simulations à différents moments de la préparation pour affiner les réponses des équipes et ajuster les pratiques si nécessaire.
Le jour de l’audit, l’objectif est de montrer à l’auditeur que votre organisme est conforme au référentiel et que toutes les actions déclarées dans les documents sont effectivement mises en œuvre.
Assurez-vous d’accueillir l’auditeur dans de bonnes conditions. Prévoyez un espace calme et bien organisé, où les documents sont facilement accessibles. Présentez votre équipe et le référent qualité qui sera le principal interlocuteur pendant l’audit.
L’auditeur vous demandera de fournir les preuves documentaires pour chaque critère. Il est donc important de classer les documents selon les critères du référentiel et de les avoir à portée de main. Si vous utilisez des outils numériques pour gérer votre documentation, assurez-vous que tout fonctionne correctement et que vous avez un accès rapide à vos fichiers.
Si l’auditeur pose des questions sur les processus ou les documents, il est important de répondre directement et de fournir des exemples concrets. Si un point vous semble flou, n’hésitez pas à demander des précisions. L’auditeur appréciera la transparence et la collaboration.
Conseil expert : Encouragez vos équipes à ne pas sur-réagir en cas de remarque de l’auditeur. L’audit est un processus constructif et l’objectif est d’identifier les améliorations possibles, pas de sanctionner les erreurs.
Si l’auditeur relève des non-conformités, cela ne signifie pas nécessairement un échec de l’audit. Il est possible de corriger ces points après l’audit et de présenter des actions correctives. Prenez note des observations de l’auditeur et montrez que vous êtes prêt à améliorer les processus concernés.
Préparer un audit Qualiopi demande une organisation rigoureuse, mais avec une planification adéquate, des simulations d’audit et une communication claire avec vos équipes, vous pouvez aborder cette étape avec sérénité. En suivant ces conseils pratiques, vous maximiserez vos chances de réussite tout en renforçant la qualité des actions de formation au sein de votre organisme. N’oubliez pas que l’audit Qualiopi est avant tout un levier pour améliorer vos pratiques et offrir une formation de qualité à vos bénéficiaires.
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