Les événements professionnels ou de networking sont primordiaux pour une entreprise. Cela permet de créer et de renforcer le lien avec ses clients. Cependant, créer un évènement et faire venir du monde n’est pas facile et ne s’improvise pas. Il faut beaucoup de logistique et de préparation.
Je vais vous livrer notamment mon retour d’expérience sur l’organisation des Mardis du Marketing, un évènementiel hebdomadaire qui se tient au Marketing Space.
La logistique est la partie la plus compliquée lorsque vous organisez un évènement.
Tout doit être en place avant que les invités et intervenants arrivent, afin de limiter les réglages de dernière minute.
En effet, plus vous préparez en avance votre évènement et votre logistique, moins vous stresserez si quelque chose ne va pas.
Assurez-vous que les micros, télés, branchements… fonctionnent bien. Il sera trop tard, une heure avant que tout le monde arrive, pour régler ce genre d’ennui technique. Prenez le temps nécessaire pour cela.
Pour les Mardis du Marketing, la première fois que j’ai fait la mise en place, j’ai mis quatre heures à faire toute la logistique, entre savoir comment brancher la sono, trouver des micros et comprendre comment tout fonctionne.
La première fois que j’ai fait les branchements, j’ai eu des problèmes de connexion entre le hdmi et l’ordinateur de l’intervenant, un mac incompatible avec le hdmi.
Cela m’a appris à demander les slides à l’intervenant afin de les mettre sur l’ordinateur et m’assurer que tout fonctionne, bien avant son arrivée.
Le fait d’animer un évènement récurrent m’a appris à régler la logistique en 30 minutes, et à résoudre rapidement les problèmes rencontrés auparavant.
La deuxième grosse difficulté est de faire venir des participants à vos conférences.
Pour cela, il y a plusieurs moyens :
Ou encore les plateformes :
Facebook ads et Twitter ads sont de bons moyens de faire connaître vos évènements.
Donnez des titres attrayants et mettez des photos pour donner envie de s’inscrire.
Adressez aussi des mailings à vos bases de données et demandez aux intervenants d’inviter des prospects ou des personnes susceptibles d’être intéressés.
Plus il y a de monde qui envoie des invitations qualifiées, plus le nombre de présents sera élevé.
Créez des formulaires de contact, via Eventbrite ou Meetup, pour être renseigné sur vos invités et pouvoir les recontacter après l’évènement.
Donnez toutes les informations nécessaires dans votre mail de confirmation, pour que les personnes trouvent facilement le lieu de l’évènement.
Donnez le code d’accès à l’immeuble et un numéro de contact ou un mail, au cas où la personne aurait des difficultés à trouver le lieu.
Indiquez aussi les métros les plus proches.
Pour faire parler de votre évènement, mettez en place un hashtag afin que les personnes parlent de vous sur Twitter.
Incitez les gens à twitter durant l’évènement afin d’augmenter sa visibilité auprès d’un autre public.
Pour augmenter la visibilité de votre vidéo, vous pouvez aussi utiliser Périscope pour diffuser en direct l’évènement à votre communauté twitter.
Si votre évènement est récurrent, demandez des feedbacks à vos invités afin de l’améliorer.
Les retours des participants sont précieux. Pour les Mardis du Marketing, nous avons amélioré le concept au fil des semaines grâce aux feedbacks.
N’ayez pas peur d’en demander : cela mettre en valeur les invités et vous permettra d’améliorer vos prestations.
Vous pouvez facilement créer des formulaires de retour avec gravity form ou google form.
Si cet article vous a plu, nous vous invitons à découvrir notre agence évènementielle et à télécharger notre livre blanc « Placez les Relations Publics au cœur de votre Stratégie d’Acquisition »