Comité de pilotage, qu’est-ce que c’est ?

Lorsqu’il s’agit de la gouvernance d’un grand projet, le terme “comité de pilotage ““CoPil” est souvent utilisé surtout dans le secteur des marchés publics. Il apparaît aussi très régulièrement dans les grandes entreprises, notamment dans les directions des systèmes informatiques “DSI”, le comité de pilotage est indispensable pour un projet de transformation dans un environnement de management transversal.

Définition : Comité de pilotage

C’est une équipe transversale au projet que l’on peut constituer afin de chapeauter le suivi d’un projet et définir les choix stratégiques. La constitution de celui-ci s’organise pour des projets complexes qui présentent des enjeux forts impliquant plusieurs acteurs et interlocuteurs avec un cahier des charges dense, le montage du comité de pilotage se fait dans le secteur privé ou public.

Un comité de pilotage, pour quoi faire ?

Ce comité de pilotage va assurer les choix stratégiques du projet : la communication autour du projet, le lien avec les institutionnels, la validation des étapes essentielles, la surveillance du bon déroulement du projet, le travail préparatoire et la remontée d’information à l’assemblée délibérante le cas échéant. Il va donc permettre l’identification des investissements nécessaires avec le budget et la définition des dates clés du projet, mais aussi il produira l’analyse des options proposées par le chef de projet et présentera la décision sur les orientations stratégiques. Il saura donner l’impulsion, et si nécessaire, allouer ou redéployer les moyens en terme de marketing (Inbound).

Quels sont les membres du comité de pilotage ?

Le comité de pilotage est souvent composé de directeurs de projet, de chefs de projet, le maitre d’ouvrage et les différents représentants des métiers intervenants dans le projet. Il faut noter que chaque membre a un rôle dans le comité de pilotage, le maitre d’ouvrage ou le sponsor est le décideur et les chefs de projet sont les exécuteurs. En réalité, le rôle des chefs de projet dans le comité de pilotage consiste à la conformité des résultats avec les besoins et les intérêts supérieurs de l’entreprise. Ce pendant, au-delà des enjeux et des objectifs du projet et les résultats, les membres du comité de pilotage sont choisis selon leurs expertises, tous les membres du comité sont désormais des décideurs. Quelles sont les missions du comité de pilotage ?

Le comité de pilotage est saisi pour assurer le bon déroulement du projet entre parties prenantes du projet, sa mission consiste à :

• Désigner le chef de projet et l’équipe,
• Définir les moyens,
• Définir / suivre les grandes étapes et échéances associées,
• S’assurer que le chef de projet reste en phase avec les objectifs initiaux,
• Trancher si certains points nécessitent d’être revus comme un décalage des livrables par exemple,
• Valider les étapes clés en donnant son feu vert pour passer à la suivante,
• Limiter les risques des échecs,
• Répondre aux enjeux du projet dans les délais prévus dans le planning.

Pour la réussite du projet, il est indispensable que cette instance possède un réel pouvoir de décision quant aux ressources mobilisées, au respect de la planification, à la mise en œuvre des choix retenus et des plans d’actions. Que ce soit au niveau des parties prenantes ou bien de l’équipe projet, sa crédibilité facilite grandement l’atteinte des objectifs fixés.

Quel est le déroulement des réunions du comité de pilotage ?

Dans la plupart des cas, les réunions des comités de pilotage sont mensuelles, mais elles peuvent être aussi trimestrielles avec une durée de 2h en moyenne. Maintenir des réunions ponctuelles est très important pour le bon déroulement du projet, l’objectif est d’échanger sur l’avancement des actions planifier et le maintien des échanges entre les équipes fonctionnelles et les équipes techniques. En s’appuyant sur le tableau de bord, le chef de projet doit être très synthétique. Il doit d’abord aborder les points critiques et les situations difficiles que rencontre le projet afin de les arbitrer avant la fin de la réunion. En revanche, le chef de projet doit aussi gérer les éventuels désaccords entre les membres du comité qui risque de freiner le déroulement de la réunion, il sera amener à utiliser la négociation, l’écoute et parfois la fermeté. Le sponsor est souvent un allié du chef de projet, il est au courant du déroulement du comité ainsi des décisions à prendre et des éventuels conflits susceptibles d’advenir entre membres du Comité. Il observe les débats et donne valide les décisions. Pour en savoir plus, nous vous invitons à découvrir notre méthodologie l’Acquisition Strategy Design et à télécharger notre livre blanc « Inbound Marketing : faire de sa marque un média et transformer son audience en clients »