La recette d’un projet, c’est jouer à quitte ou double !

Je vous parlais récemment de la réunion de lancement d’un projet, le kick off meeting, comme une étape clé du projet et son gage de la réussite car il permet de fixer les règles du jeu. A contrario, lors de la recette, les dés sont déjà jetés, le projet est en voie d’achèvement. S’il s’est bien passé, c’est le moment de confirmer et de laisser une bonne impression ; s’il a été difficile c’est le moment d’éviter le crash.

La recette, un moment difficile du projet

La recette d’un site web, d’une application mobile, d’une vidéo est toujours un moment difficile. On arrive à la fin du projet, les deux parties prenantes, annonceurs et agences, lui ont déjà consacré beaucoup de temps. Le plus gros et le plus intéressant a été fait, tout le monde souhaite en finir, et pourtant, il reste la recette, avec son lot de petits détails, les derniers bugs laissés par le développeur et non vus par le chef de projet, les petites incompréhensions qui se révèlent alors que le projet est fonctionnel, les desiderata du N++ qui n’avait pas été consulté jusque-là, etc.

Et ce projet qui semblait sur les rails, respectant scrupuleusement son planning, devient petit à petit un projet non rentable, à force de petits allers-retours, de ces “ c’est pas grand chose mais ce serait mieux, etc.” La recette est le cauchemar des chefs de projet. Le moment où ça peut déraper, ou une relation sereine peut se tendre et, dans le pire des cas, le projet ne jamais finir alors qu’il l’est quasiment;-(

Trois conseils pour réussir sa recette de projet

Pour réussir sa recette,

1. Il faut tout d’abord la planifier en amont et bien lui réserver du temps dans le projet, et ce dès le kick-off.
2. Il faut aussi rester mobilisé ; le projet n’est pas fini tant que le client ne l’a pas validé. Il ne faut donc pas laisser filer sous prétexte qu’il n’y a quasiment plus rien à faire, ou qu’une toute petite validation à obtenir. Il faut donc être aussi vigilant qu’en début de projet, faire ce qu’il y a à faire et solliciter les retours du client. Le suivi de projet doit aussi rester actif tant que le projet n’est pas fini. C’est le moment où les statuts qui étaient au vert (planning, budget, satisfaction) risquent de passer à l’orange, voire au rouge.
3. Il faut outiller la recette pour la rendre plus facile. Faire la recette par mail est la pire façon de la suivre. Les mails s’accumulent avec leur lots de petits bugs et il est alors très difficile de suivre ce qui a été fait ou pas. Un tableur partagé tel que Google Sheet, ou un outil de check-list tel que Trello peuvent très bien faire l’affaire. Pour les plus gros projets, il faudra recourir à des outils de recette plus lourds tels que Jira, Wrike, Zoho ou Basecamp.

Un bonus: l’atelier de recette

Au sein de l’agence 1min30, nous sommes des adeptes de la co-création et d’une collaboration étroite avec nos clients. Nous concevons ensemble nos stratégie et conseils, nous phasons nos projets créatifs pour associer nos clients au maximum au processus créatif, et pour la fin des projets nous réalisons des ateliers de recette.

L’atelier de recette réunit les chefs de projet des deux parties et les autres acteurs qui doivent valider le projet, N+1, responsable technique, etc. Du côté de l’agence, y assisteront aussi un ou plusieurs développeurs pour un projet web ou SI, un motion designer ou un monteur pour un projet vidéo, etc. L’idée est de réunir tout le monde dans un dernier atelier pour finir le projet ensemble. Comme dans un conclave au Vatican, personne n’a le droit de sortir tant que la fumée blanche n’apparaît pas. C’est pizza à volonté jusqu’à épuisement des dernières corrections.

Cette méthode à de nombreux avantages :

• elle réduit le nombre d’aller-retours et les temps de finalisations (rendus vidéos, mise en prod, etc.)
• elle permet de respecter le planning et même parfois de rattraper du retard par un dernier coup de collier,
• et elle ressoude l’équipe projet agence/annonceur, ce qui est essentiel pour laisser une bonne impression et fidéliser le client.

Ainsi, au lieu d’être un moment pénible, la recette peut devenir un temps fort du projet pendant lequel les deux équipes peuvent vraiment fraterniser. Le projet est fini. Le resto plus chic que les pizzas n’est pas loin. Ce sera le moment d’obtenir un témoignage client enthousiaste ou de préparer la suite.

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