Réunion interne, réunion d’équipe, comité de pilotage, prospection, ou encore kick-off annuel, nombreuses sont les situations où nous aurons à présenter un sujet. Comment préparer ces présentations pour les rendre dynamiques ? Voici trois étapes pour dynamiser vos présentations et recueillir les « WoW » de l’auditoire.
Le format de présentation est important car il va notamment déterminer le temps passé à la préparation du support. De nombreux logiciels de présentation existent, tels que Powerpoint, Keynote, Prezi, Sozi, Slides, Canva, Bunkr, Google slides, Visme, Powtoon, etc. Il est important de choisir un format adapté au contexte de sa présentation.
Cet investissement peut être soit externe, en sollicitant une agence, soit en interne, en consacrant beaucoup de temps à sa préparation. Faites au plus simple : utilisez l’outil de présentation que vous maîtrisez le mieux ! Par exemple, si vous devez parler des évolutions législatives concernant votre métier lors de votre prochaine réunion d’équipe, ne perdez pas de temps et tenez-vous en à votre outil habituel.
Privilégiez alors les logiciels qui permettent de sauvegarder une version sur votre ordinateur, du type PowerPoint, Keynotes ou Prezi.
Privilégiez les outils de présentation créés spécifiquement pour le web, car ils mettront mieux en lumière vos contenus. Utilisez des logiciels tels que Bunkr ou Sway.
Privilégiez un outil permettant de naviguer dans une toile digitale, du type Prezi ou Sozi. Sachez toutefois que ces logiciels, pour donner toute leur mesure, requièrent certaines compétences créatives. Ils vous permettront d’afficher la « global picture » avant d’explorer le détail pour un rendu très pédagogique.
Privilégiez des outils permettant, à l’aide d’un code embed, d’insérer facilement la présentation. Si aujourd’hui presque tous les logiciels proposent cette fonction, il conviendra de réfléchir à l’utilisateur qui n’aura plus l’orateur que vous êtes en face de lui. Prezi et Sozi ont cet avantage que n’ont pas les logiciels proposant la création de pages. La navigation se fait par un déplacement de caméra, beaucoup plus immersif en termes d’expérience utilisateur.
Vous avez choisi votre format ? C’est le moment de vous demander ce que vous allez insérer dans votre présentation.
C’est là l’erreur (à mon sens) la plus courante en France. Nous pensons généralement qu’il vaut mieux en mettre trop que pas assez. Faites le test, échangez avec vos collègues et demandez-leur s’il leur arrive de voir des présentations où il y a trop d’écrit sur les slides ? Je parie que la réponse est positive, n’est-ce pas ?
Un support de présentation est là pour « supporter » au sens anglais* du terme, votre présentation. En aucun cas votre discours ne doit être visible de tous. Sinon, où est votre valeur ajoutée ? Et à quoi sert-il de réunir tous ces gens si tout ce que vous allez dire est déjà écrit dans un document ? Envoyez-le leur par e-mail et tout le monde gagnera du temps !
Cela veut donc dire qu’il vous faut bâtir votre discours avant de vous attaquer au support de présentation qui viendra le soutenir. Si vous avez besoin de l’écrire « numériquement », surtout ne l’écrivez pas dans le même logiciel que celui du support. Cela vous forcera ainsi à choisir l’information que vous souhaitez mettre dans le support. Si vous utilisez le même logiciel pour le discours et le support, alors vous ne ferez que réduire le premier pour obtenir le second. Et vous aurez des présentations où l’ensemble du discours est déjà présent sur les slides.
Ne gardez pas le message principal pour la fin. Votre auditoire doit comprendre, dès le début de la présentation, où vous souhaitez l’emmener. Il comprendra ainsi comment les éléments que vous présenterez ensuite, s’imbriquent les uns les autres.
Cela permettra à l’auditoire de s’identifier à votre discours (ou au contraire de ne pas y adhérer).
Votre discours est prêt ? Alors c’est que vous pouvez entamer sa modification. Relisez-le une première fois et, à partir de ses éléments clés, déterminez le PPCD (vous vous souvenez des cours de math ?) qu’il vous faudra retrouver dans le support de présentation. Il s’agit donc ici de déterminer le minimum que vous devrez également afficher dans le support pour que l’ensemble soit compréhensible et cohérent pour l’auditoire.
Dans la conception du support, considérez qu’un slide équivaut plus ou moins à deux minutes de discours.
Les contenus de votre discours et de votre support sont prêts, vous pouvez donc passer à l’animation du support.
*to support = soutenir
Si l’on prend PowerPoint, par exemple, peu d’entre-nous savent utiliser toutes ses possibilités. C’est d’ailleurs pourquoi c’est l’étape la plus externalisée auprès d’agences ou de filiales. Il faut savoir que l’animation, qu’il s’agisse des transitions entre slides ou des effets de fade-in, a une fonction pédagogique aussi importante que le contenu lui-même.
En effet ces animations permettent de respecter la structure de l’information et donc celle du discours ou de la démonstration. Comment convaincre sur l’étape 2 d’un process si votre auditoire est déjà en train de lire l’étape 6, car vous n’avez pas su l’animer ?
Pour les logiciels du type Prezi, c’est la disposition spatiale de l’information, et donc les mouvements de caméra, qui viendront souligner la structure de l’information (Cf article « Créer une présentation Prezi en 6 étapes« ).
Et bien sûr, n’oubliez pas de répéter, répéter et encore répéter, car en définitive votre support n’est là que pour renforcer votre crédibilité !
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