Si le web est un formidable moyen de communication, il ne doit pas vous priver de rencontrer physiquement vos prospects et clients. Créer des passerelles entre webmarketing et « vie réelle » est un aspect important pour une entreprise, à plus d’un titre ! Je vous propose de voir pourquoi dans cet article, puis d’étudier comment promouvoir un évènement physique sur le web, de son organisation en amont aux actions de communication à mener en aval.
Vous avez tout à gagner à créer des passerelles entre le web et la « vie réelle ». Dans un sens comme dans l’autre, ça sera bénéfique pour votre entreprise car :
Un évènement physique relayé sur le web a plus de visibilité et améliore votre notoriété. En parlant de votre évènement sur le web, vous pourrez recruter un public plus important… et pourquoi pas des intervenants !
En invitant vos communautés web à assister à votre évènement, vous humanisez la relation et renforcez les liens avec vos prospects « virtuels »
En assumant une communication web autour de l’évènement (par exemple en prévenant les personnes présentes le jour J que des vidéos de l’évènement seront restransmise sur votre chaîne Youtube, etc), vous faites connaitre à vos prospects et clients « in real life » vos dispositifs webmarketing. Si ce n’est pas déjà fait, ça leur donnera sans doute envie de se rapprocher de vous sur le web. A partir de là, vous pourrez maintenir plus facilement le contact avec eux, et augmenter du même coup la taille de vos communautés.
Je vous recommande donc de toujours mener autour d’un évènement un certain nombre d’actions webmarketing, avant, pendant et après ! Voici la liste des 11 actions indispensables à réaliser :
Avant le jour J
1. Créez une landing page
2. Réalisez un emailing
3. Parlez de votre évènement sur les réseaux sociaux
4. Ajoutez des appels à l’action sur votre site
5. Trouvez des amabassadeurs
6. Publiez des contenus autour de l’évènement
7. Faites du teasing
Le jour J
8. Faites du live
Après l’évènement
9. Publiez la documentation utilisée lors de l’évènement
10. Proposez un résumé de l’évènement
11. Récoltez et diffusez des témoignages.
On va voir chacune de ces actions de façon détaillée !
La première chose à faire est de trouver un support web pour y promouvoir votre évènement. En fonction de votre budget, de la nature de l’évènement, du type de public convié, etc, plusieurs supports peuvent être envisagés. Par exemple :
Il s’agit tout simplement d’ajouter à votre site une page qui permettra d’accueillir les infos relatives à votre évènement, voire de s’y inscrire via un formulaire en ligne. Cette option est bien indiquée si vous êtes le seul ou le principal organisateur de l’évènement, qu’il est en lien direct avec votre activité professionnelle, et que ce sont principalement vos prospects ou clients qui sont susceptibles de s’y inscrire.
Dans le cas où vous projetez d’organiser des évènements de façon régulière, il peut être intéressant d’ajouter à votre menu de site web une entrée « Evènements » (ou « Conférences », « Séminaires », etc). Vous aurez alors :
Ex : le site Rimini propose une entrée « Events » qui permet d’accéder à un listing des évènements
Si vous organisez de très nombreux évènements, pensez en outre à proposer aux internautes un moteur de recherche pour qu’ils puissent trouver facilement ceux qui les intéressent. Idéalement, le moteur proposera une recherche par date, thème et lieu.
Ex : le moteur de recherche d’évènements de Rimini
Le site évènementiel est un site indépendant de celui de votre entreprise. Il est entièrement consacré à l’évènement que vous souhaitez promouvoir. Cette option est parfaite pour les évènements d’envergure pour lesquels :
Pensez à traduire le site en plusieurs langues si l’évènement en question s’adresse à un public international !
Ex : le site évènementiel créé autour de l’évènement « Human to human » qui aura lieu fin mars 2015
Grâce à ses nombreuses rubriques, un tel site offre des informations très creusées autour d’un évènement. Les bonnes pratiques sont de :
Pour les évènements récurrents, le même site peut être ré-utilisé et actualisé d’année en année (cf. rubrique « former editions » dans le visuel ci-dessus). Cette pratique permet :
Autre option : passer par un service en ligne spécialisé dans la création de « pages d’évènement ». Comment ça marche ? Le principe est simple : vous remplissez un formulaire qui vous questionne sur les éléments-clés de l’évènement (date, lieu, coût, etc) . Une page reprenant toutes ces informations est ensuite génèrée automatiquement sur une plateforme en ligne. Les internautes peuvent également s’inscrire directement en ligne à votre évènement depuis la plateforme.
De nombreux services de ce type existent sur le web : Eventbrite, Weezeevent…
Ex : une page évènement créé sur Eventbrite par Ulule, compagnie de Crowdfunding
Les principaux avantages de cette solution sont :
Les inconvénients majeurs :
Dans tous les cas, il vous faudra mettre en valeur votre évènement pour donner envie à vos cibles d’y participer. Pour n’oublier aucune info cruciale, je vous recommande de rédiger votre brief en suivant la méthodologie QQOQCCP, c’est-à-dire :
Qui ? Qui organise l’évènement, qui y est convié, qui va intervenir (citez le nom des speakers)
Quoi ? De quel évènement s’agit-il, que va-t-il s’y passer, quelles problématiques vont être abordées
Où ? Où l’évènement a-t-il lieu et comment s’y rendre (pensez à intégrer un plan Google Maps !)
Quand ? Quand l’évènement a-t-il lieu (dates et horaires de préférence)
Comment ? Comment participer à l’évènement (renvoyez idéalement vers un formulaire d’inscription en ligne) et comment les choses vont se dérouler (vous pouvez donner par exemple un programme de la journée)
Combien ? Combien de personnes sont attendues et combien ça coûte
Pourquoi ? Pourquoi venir et pourquoi vous organisez cet évènement.
Pour aider vos cibles à se projeter et leur donner envie de participer, vous pouvez inclure entre autres :
N’hésitez pas également à miser sur un design personnalisé et original, c’est toujours un atout !
Exemple : le site évènementiel très personnalisé de Michel & Augustin
Maintenant que vous avez une page web vers laquelle renvoyer, vous pouvez promouvoir votre évènement par le biais d’un emailing envoyé auprès de vos prospects et clients. Pour plus d’efficacité, votre base de contact devra bien entendu être segmentée afin de viser les personnes potentiellement intéressées par l’évènement (inutiles de spammer ceux dont vous savez pertinemment qu’ils ne viendront pas).
Quant aux achats de bases de contact pour emailing, il faut prendre le temps d’y réfléchir : elles sont parfois très chères, et le ROI n’est pas forcément au rendez-vous. Eh oui, aucune garantie ne prouve que la base vendue est toujours à jour. Par ailleurs, la plupart des mails non sollicités passent dans les spams…
Les réseaux sociaux vous permettront également de donner de la visibilité à votre évènement et de recruter des participants. Il vous faudra choisir ceux qui le sont le plus pertinents en fonction de la nature de l’évènement et du public convié (plutôt Linkedin et Viadeo pour des cibles B2B, principalement Facebook et Google+ pour des cibles B2C, Twitter pour les 2). On va voir comment faire connaître votre évènement sur chacun des réseaux sociaux que je viens de citer.
Si vous pouvez bien entendu vous contenter de publier un message sur vos profils de réseaux sociaux pour faire connaître votre évènement, des fonctionnalités spécifiques existent sur la plupart d’entre eux pour vous aider à le promouvoir.
Linkedin offrait auparavant une appli spécifique qui permettait de créer et gérer un évènement en ligne. Celle-ci n’existe plus, mais vous pouvez toujours :
Sur la page accueil de Linkedin, vous pouvez partager des infos concernant votre évènement
Contrairement à Linkedin, Viadeo a gardé des fonctionnalités dédiées à la promotion d’évènements (uniquement pour les comptes Premium). Pour y accéder, connectez-vous à votre profil, puis :
L’outil vous guidera ensuite jusqu’à la publication de votre évènement en ligne. Grâce à cette fonctionnalité :
Exemple d’évènement promu sur Viadeo
Vous pouvez soit créer une page Facebook dédiée à l’évènement (idéal pour les évènements récurrents), soit créer un évènement qui sera publié sur votre page Facebook d’entreprise. Pour la deuxième option, il vous faut suivre les étapes suivantes :
connectez-vous sur votre page d’entreprise
sélectionnez « Evènement »
renseignez les infos demandées et n’oubliez pas de préciser le ciblage souhaité.
Notez par ailleurs que depuis l’été 2014, Facebook offre la possibilité de faire de la pub en ligne (payante) autour d’un évènement. Si cette option vous intéresse, direction l’interface de pub de Facebook. Dans les objectifs proposés, cliquez sur « avoir plus de participants à votre évènement » et laissez-vous guider !
Interface de gestion des pub Facebook
Dernière chose à savoir : si vous avez décidé de passer par une plateforme en ligne pour votre évènement, une option permet généralement de relayer l’évènement créé sur Facebook. Pensez à consulter la FAQ pour savoir comment ! Voici par exemple les étapes à suivre sur Eventbrite.
Voyons maintenant comment ça se passe sur Twitter. Pour promouvoir votre évènement, il vous suffit de publier régulièrement des tweets renvoyant à la page web sur laquelle vous donnez les détails de l’évènement en question. Pour plus d’efficacité dans la démarche, pensez à :
inclure systématiquement des photos à vos tweets
ajouter le hashtag #event en plus de celui que vous aurez inventé, pour que la nature de votre tweet soit tout de suite identifiable.
Promotion d’un évènement sur Twitter
Le hashtag dédié à votre évènement pourra être repris par les internautes. Pour qu’ils le mémorisent bien, martelez-le sur tous vos supports de communication on et offline : site web, brochures, réseaux sociaux, emailing, tracts papier, tickets d’entrée, badges, banderoles, etc.
A noter : si l’évènement est d’envergure (beaucoup de participants potentiels et de communication autour de lui), il vaut mieux lui créer un compte Twitter spécifique pour éviter de spammer votre compte corporate.
Chaque jour, des internautes se rendent sur votre site web, mais ont-ils connaissance de votre prochain évènement pour autant ? Pas sûr ! Pour le leur faire découvrir, pensez à inclure des call to action (CTA) sur les pages les plus consultées de votre site (généralement la home et le blog). Vous pourrez ainsi renvoyer vos visiteurs vers la page web où l’évènement est présenté en détails. Une fois votre évènement terminé, il faut bien entendu actualiser les CTA de votre site, soit en les supprimant, soit en remplaçant le nom de l’évènement passé par celui à venir.
La notion de CTA est ici à prendre au sens large : ça peut être un traditionnel bouton d’actions, une bannière, un pop up qui propose de s’inscrire à l’évènement, etc.
Ex : A droite de ce blog d’entreprise, un encadré permet de promouvoir un évènement
Quand on clique sur l’image à droite (ci-dessus), on atterrit sur le site évènementiel dédié
C’est bien connu, les personnes influentes font vendre (George Clooney dans la pub Nespresso, ça vous dit quelque chose ?). Opter pour le marketing d’influence est donc tout indiqué pour faire connaître votre évènement au plus grand nombre et susciter des inscriptions… en tout cas s’il s’agit d’un « big event » (a priori, les influenceurs ne seront pas intéressés pour promouvoir votre petit-déj mensuel qui réunit dix personnes. Oui, même s’il y a des croissants chauds !)
Pour que ça marche, il faut prendre le temps de repérer sur internet des bloggueurs et internautes qui ont des communautés actives, de taille importante, et sont potentiellement intéressées par vos thématiques. Ensuite, il « suffit » de contacter ces personnes et :
Un conseil : prenez-vous y bien en amont, ces démarches peuvent prendre du temps !
Plus vous publiez de contenus autour de votre évènement, plus les internautes auront des chances d’entendre parler de lui. Les contenus vous permettront en plus d’animer vos réseaux sociaux ou le blog de votre site évènementiel si vous en avez un. Ils sont donc indispensables !
Pas la peine de chercher bien loin pour savoir quels contenus publier : vous pouvez reprendre le modèle QQOQCCP et rédiger des articles approfondis autour de ces thématiques. Par exemple :
Avec toutes ces idées, vous devriez facilement pouvoir faire de l’animation autour de votre évènement et éviter l’angoisse de la page blanche !
Une dernière bonne idée à tester avant l’évènement, c’est de faire du teasing, à diffuser un peu partout sur le web.
La clé d’un teasing réussi est de susciter la curiosité du public ainsi que des émotions positives. Vous pouvez vous inspirer des campagnes de pub des grandes marques, diffusées généralement avant le lancement d’un produit. Je vous rassure : vous n’avez pas forcément besoin de très gros moyens pour les « copier ». Voici quelques idées tout à fait accessibles en termes de budget :
Exemple de teasing proposé par Apple
Pendant l’évènement, votre principale mission est de faire du live ! La tache demande un peu d’organisation car il faut bien gérer votre timing et penser à mettre en place les éléments qui vous permettront de faire du live. Pensez notamment à :
Ca permet aux personnes qui n’ont pas pu assister physiquement à votre évènement de savoir ce qui s’y passe et de le suivre à distance.
Exemple de Tweet « live »
On pourrait croire qu’après l’évènement, le boulot est fini. Il n’en est rien ! Maintenant que l’évènement est passé, vous pouvez publier sur internet toute la documentation qui a été utilisée au cours de ce dernier :
Cette série d’actions permettra :
Il s’est sans doute passé plein de choses géniales au cours de votre évènement… Pour « donner à voir » aux absents ses temps forts, je vous recommande grandement d’en proposer un résumé « après-coup ». Ce peut être un simple article de blog, qui revient sur les meilleurs moments, remercie les participants, le tout émaillé de photos et vidéos sympas en complément.
Pour plus de modernité, vous pouvez sinon opter pour un résumé réalisé via Storify. Cette appli très simple à manier vous permet de collecter sur le web tout ce qui s’est dit autour de votre évènement et de le compiler quelle qu’en soit la forme (messages publiés sur les réseaux sociaux, images, vidéos, etc). Testé et approuvé !
Un aperçu de l’interface Storify
La dernière étape est de récolter des témoignages des participants à votre évènement et de les diffuser sur le web. Pour y parvenir, c’est très simple : vous pouvez tout simplement envoyer un mail à l’ensemble des participants à votre évènement en leur demandant s’ils accepteraient :
Ces témoignages auront une grande valeur, car :
Si vous avez suivi ces 11 étapes, bravo ! Votre évènement a certainement fait le buzz et accueilli plus de prospects que vous ne l’espériez. La douzième étape ? C’est de vous accorder un repos bien mérité… après avoir fait le point sur les choses à optimiser pour votre prochain évènement. Mais prenez le temps de respirer : le plus gros est derrière vous !
Et vous, organisez-vous des évènements physiques ? Avez-vous pensé à les promouvoir sur le web ? Comment vous y prenez-vous ? Toute l’équipe d’Alesiacom se tient à votre disposition pour vous aider à faire de votre évènement le lieu où tout le monde veut être ! Contactez-nous pour une demande de devis 🙂
Photo crédit : TECH cocktail San Diego 1
Si cet article vous a plu, nous vous invitons à découvrir notre agence évènementielle et à télécharger notre livre blanc « Placez les Relations Publics au cœur de votre Stratégie d’Acquisition »
Voir les commentaires
Merci de votre article bien utile dans cette tache difficile de promouvoir des événements sur le web.
Avec plaisir, Christine !
Merci pour votre aide. Moi j'utilise principalement Facebook pour créer mes événements. Une fois mes événements créés je les diffuse gratuitement sur World Eventz
Bon courage!
C'est une bonne idée. Merci Steff pour votre passage ici !
Merci pour ces informations. Un évènement doit refléter en avant première l'image de l'entreprise ou la marque concernée avant tout je pense.
J'aurais voulu avoir plus de détails sur la campagne de promotion de l'évènement sur LinkedIn qui me semble tout de même une plateforme à fort potentiel pour nouer des partenariats B2B. Ce qui est intéressant c'est que LinkedIn dispose d'un outil de recherche fabuleux : la recherche avancée, qui permet de trouver des membres d'après leur titre, leur société, leur situation géographique ou par mot-clé. Avec un compte payant, vous pourrez aussi indiquer l'effectif de la société, ainsi que le niveau d'ancienneté. En mélangeant astucieusement les différents filtres, vous pourrez vraiment approfondir vos recherches, et identifier rapidement et facilement les bons interlocuteurs.
En tout cas, je ne manquerais pas de revoir votre article pour un prochain evènement que je mettrais en place pour les autres médias sociaux.
Merci;
May
Merci May pour votre commentaire. Vous avez raison, la fonction "recherche" de Linkedin est très appréciable et peut permettre d'identifier des personnes à inviter. Bon courage pour l'organisation de votre prochain évènement !
Très bon article qui répond complètement à mes attentes et qui m'évite de longues heures de recherche sur le net.
Merci!
Merci Ludo pour votre commentaire, contente que l'article ait pu vous faire gagner du temps !
Bonne journée,
Pauline
Très bon article.
Je travaille sur un gros événement et il pourrait grandement m'aider!
Merci
Super Thomas, j'espère que ça vous permettra de promouvoir votre évènement plus facilement, et avec efficacité !